Od kilkunastu lat przedsiębiorcy z powodzeniem wykorzystują e-faktury do rozliczeń świadczonych usług. Korzystanie z faktur elektronicznych to duża wygoda i oszczędność czasu. W ich przygotowaniu i zarządzaniu nimi pomoże dobre oprogramowanie do fakturowania. Czym tak właściwie jest e-faktura, czym różni się od tradycyjnej faktury na papierze i jakie jeszcze korzyści daje przedsiębiorcom?
Czym jest e-faktura
E-faktura zwana również fakturą elektroniczną jest dokumentem równoprawnym wobec tradycyjnej faktury wystawianej na papierze. Oznacza to, że e-faktura powinna zawierać te same elementy co jej papierowy odpowiednik. Wiele przedsiębiorstw z powodzeniem korzysta z elektronicznego udogodnienia. Faktury możemy wysyłać, jak również otrzymywać drogą elektroniczną od 2005 roku.
A zatem e-faktura powinna zawierać najważniejsze dane dotyczące stron uczestniczących w procesie sprzedaży produktu bądź usługi. Powinny więc znaleźć się na takiej fakturze dane dotyczące liczby i wartości sprzedawanego produktu bądź usługi, lecz także dane osobowe nabywcy oraz odbiorcy, informacje dotyczące sposobu oraz wysokości uiszczonej płatności, a także dane niezbędne do identyfikacji podatkowej.
Kto może wystawić e-fakturę i jak to zrobić
Jeśli tylko kontrahent wyrazi zgodę, faktura może zostać przesłana mu drogą elektroniczną. Do wystawiania e-faktur uprawniony jest każdy przedsiębiorca. Dokument musi zaistnieć w dwóch egzemplarzach. Jeden egzemplarz zostaje udostępniony odbiorcy usługi, drugi zaś powinien zostać zachowany u wystawiającego. Kontrahent może także zrezygnować z otrzymywania e-faktur w dowolnym momencie.
Jak wystawić e-fakturę? To zadanie prostsze niż wystawienie faktury papierowej tym bardziej, że wersja elektroniczna daje możliwość szybszego nanoszenia korekt w przypadku popełnienia błędu. W wystawianiu faktur nieocenioną pomocą okaże się oprogramowanie do fakturowania, które automatycznie pobierze dane kontrahenta, umożliwi wystawianie dużej liczby faktur w krótkim czasie, jak również zagwarantuje bezpieczne przechowanie wygenerowanych już e-dokumentów.
Oprogramowanie do fakturowania jako nieoceniona pomoc
Korzystanie z oprogramowania do fakturowania pozwala przedsiębiorcom zaoszczędzić naprawdę sporo czasu. I to nie tylko z uwagi na automatyzację procesów, lecz również z powodu rzadziej popełnianych błędów podczas uzupełniania danych. Profesjonalne oprogramowanie do fakturowania umożliwi również wygenerowanie pliku w dogodnym dla nas formacie. Mowa tu o najpopularniejszym pliku PDF, choć nie zapominajmy również o sprawdzonym XML-u, HTML-u czy CSV.
W ostatnim czasie, kiedy wielu z nas pracuje zdalnie, oprogramowanie fakturujące staje się wręcz niezbędnym narzędziem w codziennej pracy przedsiębiorców. Okazuje się, że dzięki narzędziom online, możemy generować e-faktury z każdego miejsce na ziemi oraz na wybranych przez nas urządzeniach. Ponadto zyskujemy stały dostęp do już wystawionych faktur.
Dlaczego warto korzystać z e-faktur?
E-faktury to łatwy dostęp do wystawionych w przeszłości dokumentów. Dzięki oprogramowaniu do fakturowania mamy historię faktur elektronicznych na wyciągnięcie ręki. W przypadku kontroli skarbowej stanowi to duże udogodnienie.
Korzystanie z oprogramowania do fakturowania szybko zwraca się większości przedsiębiorców. Dzieje się tak z uwagi na dużą oszczędność czasu oraz większą precyzję w wypełnianiu dokumentów. Jeśli korzystamy z pewnego oprogramowania i przestrzegamy podstawowych zasad bezpiecznego korzystania z sieci, możemy mieć pewność, że przechowywane dokumenty są bezpieczne. Ponadto programy do e-faktur docenią także ci, którzy myślą o zintegrowaniu systemu fakturowania ze swoim sklepem online.
Grafika: materiały własne