Zalanie dużej ilości dokumentów to poważny problem, którego nie rozwiąże nawet najlepsza polisa ubezpieczeniowa. W niektórych przypadkach odzyskanie danych jest jednak możliwe dzięki wdrożeniu odpowiednich procedur. Ważne jest szybkie działanie, które pozwoli odtworzyć jak największą część informacji zawartych w dokumentach.
Zalane dokumenty – liczy się czas!
Podstawowym błędem popełnianym w przypadku zalania dokumentów jest odkładanie w czasie podjęcia jakichkolwiek działań ratunkowych. Jeśli w okolicy, w której składowane są dokumenty, doszło do powodzi, pęknięcia rury bądź innego zdarzenia generującego zalanie, należy jak najszybciej sprawdzić stan archiwum. Bardzo istotne jest zabezpieczenie dokumentów, a więc przeniesienie ich w miejsce o niskim poziomie wilgoci. Taki krok warto wykonać, jeśli nie mamy do czynienia z bardzo dużą ilością wody. W przeciwnym razie może dojść do uszkodzenia papieru podczas transportu dokumentacji.
Jak uratować zalane dokumenty?
Zalanie dokumentów powoduje, że odczytanie części, a czasami większości informacji w nich zawartych jest niemożliwe. Woda dodatkowo zmiękcza papier, dlatego należy obchodzić się z nim bardzo delikatnie. Samodzielne ratowanie zalanych dokumentów jest właściwie niemożliwe zwłaszcza, jeśli miały one kontakt z wodą przez dłuższy czas. Wymagają wtedy profesjonalnej obróbki, o której więcej można przeczytać tutaj: https://www.rhenus-office.pl/uslugi/pozostale-uslugi/osuszanie-dokumentow/. Kompleksowa usługa ratowania dokumentów obejmuje bowiem:
- bezpieczny transport,
- zamrażanie i osuszanie poprzez sublimację,
- dezynfekcję,
- ocenę mikrobiologiczną.
Warto pamiętać, że na dokumentach mogą znajdować się duże ilości bakterii i innych patogenów, dlatego praca z nimi po osuszeniu domowymi metodami może stanowić zagrożenie dla zdrowia. Ponadto istotne jest usunięcie przykrego zapachu, który może świadczyć o rozwoju pleśni i grzybów.
Jak nie doprowadzić do zalania dokumentów?
Zalanie dokumentów to bardzo poważny problem, który może generować wiele nieprzyjemnych sytuacji. Dokumentację trzeba bowiem przechowywać przez określony przepisami czas, a jej brak naraża firmy na kary finansowe. Bardzo istotne jest więc podjęcie odpowiednich działań prewencyjnych. Podstawą jest zabezpieczenie dokumentów i przechowywanie ich w miejscu, które nie jest narażone na zalanie. Archiwum nie może więc znajdować się w dowolnym pomieszczeniu. Jeśli firma nie dysponuje własnym lokum, może skorzystać z zewnętrznych usług archiwizacji. Rozwiązaniem pośrednim jest też digitalizacja dokumentów, czyli przejście z formy papierowej na cyfrową. Oczywiście, wymaga ono wdrożenia pewnych procedur zabezpieczających – dokumenty elektroniczne również narażone są na działanie czynników zewnętrznych, jednak kategorie ryzyka są tutaj zupełnie inne. Wiele firm posiada ubezpieczenie m.in. od zalania, ale trzeba pamiętać, że ubezpieczyciel nie odpowiada za utratę czy wyciek danych znajdujących się w dokumentacji. Nie można więc polegać wyłącznie na tej metodzie prewencyjnej.