Dzięki przeprowadzeniu automatyzacji firma może usprawnić prowadzenie powtarzalnych czynności. Na czym dokładnie polega automatyzacja procesów biznesowych? Jakie procesy można zautomatyzować?
Automatyzacja procesów biznesowych – co to jest?
Termin jak automatyzacja procesów biznesowych odnosi się do zmiany w zakresie ich prowadzenia. Na jej skutek procesy wymagające manualnych czynności ulegają automatyzacji, czyli odbywają się one automatycznie, samoczynnie według zaprogramowanych procedur. Celem jest zoptymalizowanie prowadzonych procesów, które mogą odbywać się efektywniej.
Dzięki automatyzacji procesów biznesowych pracownicy mogą przestać prowadzić żmudne, powtarzalne czynności, które obarczone są również wysokim ryzykiem popełnienia błędów. Zamiast nich czynności prowadzą wtedy systemy informatyczne, które potrafią wykonywać je automatycznie.
Automatyzacja procesów biznesowych, określana również jako BPA (Business Process Automation), zaliczana jest do działań w zakresie transformacji cyfrowej biznesu, które pomagają w jej wszechstronnym rozwoju.
Jakie procesy biznesowe można zautomatyzować?
Automatyzacja procesów biznesowych może dotyczyć różnych czynności, między innymi:
Przygotowywania dokumentacji, na przykład faktur, umów,
- Wprowadzania danych do baz,
- Tworzenia zamówień,
- Obsługi klientów,
- Prowadzenia rekrutacji pracowników,
- Kontroli czasu pracy,
- Analizy danych,
- Tworzenia backupów – kopii zapasowych.
Na czym polega automatyzacja procesów biznesowych?
Automatyzacja procesów biznesowych obejmuje szereg czynności, których celem jest uzyskanie ich jak najlepszej efektywności. W jej skład wchodzą poniższe etapy:
1. Przeprowadzenie analizy
Pierwszym krokiem jest wykonanie kompleksowej analizy obszarów oraz procesów, które zamierza się zautomatyzować.
Należy pamiętać o tym, że automatyzacja daje najlepsze efekty wtedy, gdy dotyczy ona czynności powtarzalnych, odbywających się według tego samego schematu.
2. Wybór odpowiednich rozwiązań
Dzięki wykonanej analizie można dobrać optymalne rozwiązania pozwalające na automatyzację procesów.
Obecnie stosowane są różne rozwiązania wspierające automatyzację, na przykład jak transformacja DevOps stosowana w firmach technologicznych, która polega na zmianach w zespołach prowadzących do usprawnienia ich komunikacji. Ważnym elementem DevOps jest również automatyzacja czynności polegająca na stworzeniu środowiska pracy, które nie wymaga ich powtarzania.
3. Wdrożenie automatyzacji
Trzecim krokiem jest przeprowadzenie wdrożenia rozwiązań wspomagających automatyzację.
Na tym etapie konieczne może być również wykonanie integracji wybranych rozwiązań z tymi obecnie stosowanymi w biznesie.
4. Niezbędne zmiany
Końcowym etapem jest przeanalizowanie wprowadzonej automatyzacji i jej efektów. Na podstawie zebranych danych można następnie określić, czy konieczne jest wprowadzenie poprawek, aby ją zoptymalizować.
Automatyzacja procesów biznesowych to zatem skuteczny sposób, by wykonywać je efektywnie, zredukować koszty i podwyższyć zyski.