Optymalizacja przebiegu procesów, zachodzących w przedsiębiorstwie, jest niezbędnym warunkiem redukcji kosztów. Jednym ze sposobów, pozwalających na poprawę efektywności w tej dziedzinie, jest wdrożenie odpowiedniego oprogramowania. Najczęściej wymienia się w tym kontekście SAP i ERP. Czym różnią się te terminy?
ERP — co oznacza ten skrót?
ERP to skrót od angielskiego Enterprise Resource Planning (Planowanie Zasobów Przedsiębiorstwa). Pod nazwą tą kryje się grupa zaawansowanych systemów informatycznych, których głównym zadaniem jest usprawnianie przebiegu procesów biznesowych poprzez optymalizację wykorzystania środków firmy. Osoby zainteresowane tym tematem odsyłamy do strony producenta systemów ERP – ODL: „System ERP – czym jest, jak wybrać i ile kosztuje wdrożenie?”, który szczegółowo go omawia. Warto zaznaczyć, że systemy ERP są kolejną już generacją oprogramowania, wykorzystywanego w tym właśnie celu.
Systemy ERP — historia i teraźniejszość
Systemy ERP stanowią bezpośrednie rozwinięcie oprogramowania wspomagającego zarządzanie procesami wytwórczymi (MRP II). Wbrew nazwie, nie służyło ono jedynie do usprawniania przebiegu produkcji – zawierało też zwykle moduły finansowe, usprawniające na przykład kontroling, rachunkowość zarządczą czy rachunek kosztów.
Systemy ERP poszły jeszcze dalej, pozwalając na integrację informacji na temat wszystkich w zasadzie procesów, zachodzących w przedsiębiorstwie, w jednej bazie danych. Umożliwiło to osiągnięcie wielu korzyści. Omówiono je szczegółowo na stronie https://odl.com.pl/system-erp#kiedy-warto-wdrozyc-system-erp, my nadmienimy tylko, że w większości wypadków systemy tej klasy pozwalają na automatyzację szeregu działań powtarzalnych. Daje to zwykle znaczące oszczędności i przyczynia się do znaczącej poprawy wyników finansowych, uzyskiwanych przez firmę.
ERP II – integracja z CRM i SCM
Najnowsze oprogramowanie z omawianej grupy (ERP II) zawiera również często zintegrowane moduły, które do niedawna stanowiły odrębne klasy systemów informatycznych. Mowa tu przede wszystkim o:
- CRM (ang. Customer Relationship Management, czyli Zarządzanie Relacjami z Klientami);
- SCM (ang. Supply Chain Management, czyli Zarządzanie Łańcuchem Dostaw).
Systemy ERP podlegają przy tym ciągłym zmianom, ewoluując tak, by dostosować się do sytuacji na rynku oraz wymagań przedsiębiorców.
Jakie korzyści może uzyskać dzięki ERP kadra zarządzająca?
Gromadzenie danych w oparciu o jedną, zintegrowaną bazę, ułatwia podejmowanie decyzji zarządczych. Wprowadzone do systemu ERP informacje mogą być bowiem:
- natychmiast widoczne dla innych użytkowników, co przyspiesza podejmowanie decyzji;
- przetwarzane w sposób automatyczny, co pozwala odciążyć kadrę zarządzającą.
Wszystko to zapewnia firmie dużą elastyczność.
Jak wdrożenie ERP wpływa na zyski przedsiębiorstwa?
Jak wspomniano, do najważniejszych korzyści, jakie można uzyskać dzięki wdrożeniu ERP, należy redukcja kosztów. Jest ona efektem:
- wspomnianej wcześniej automatyzacji części działań;
- efektywnej kontroli przepływów finansowych;
- eliminacji marnotrawstwa i niegospodarności;
- skutecznego monitoringu wydajności w poszczególnych obszarach.
ERP pozwala zwykle również przyspieszyć przebieg procesów biznesowych, co z kolei rzutuje na możliwość osiągnięcia wyższych zysków.
Jakie funkcje pełni system ERP?
Zadaniem systemu ERP jest przede wszystkim usprawnianie działania przedsiębiorstwa. Cel ten jest realizowany poprzez wspomaganie funkcji administracyjnych, planistycznych, kontrolnych, zaopatrzeniowych oraz finansowych. Oprogramowanie tej klasy jest też cennym wsparciem procesu tworzenia analiz i raportowania. Oczywiście nie są to jedyne jego możliwości – w praktyce trudno wymienić obszar funkcjonowania firmy, który nie mógłby być usprawniony dzięki systemom ERP.
Jakie moduły wchodzą w skład systemu ERP?
W skład systemu ERP wchodzić mogą moduły o różnym przeznaczeniu. Najczęściej spotyka się te, które wspomagają zarządzanie:
- produkcją,
- logistyką,
- finansami,
- sprzedażą i obsługą klienta,
- zasobami ludzkimi.
Oczywiście skład systemu o budowie modułowej może być różny, powinien on być jednak jak najlepiej dostosowany do rzeczywistych potrzeb przedsiębiorstwa.
Czym SAP różni się od ERP?
SAP SE (Systems Applications and Products in Data Processing) to wielki niemiecki koncern informatyczny, zajmujący się produkcją i wdrażaniem oprogramowania do zarządzania przedsiębiorstwem. Ważną część jego oferty stanowią właśnie systemy ERP. Trzeba jednak jasno zaznaczyć, że nie można postawić znaku równości miedzy SAP a ERP. W praktyce bowiem koncern SAP:
- wytwarza również inne rodzaje oprogramowania;
- jest jedynie jednym z wielu podmiotów, działających na rynku systemów Enterprise Resource Planning.
Pomimo tego w środowisku biznesowym – szczególnie wśród przedstawicieli dużych koncernów międzynarodowych – można niekiedy spotkać się z wymiennym stosowaniem pojęć SAP i ERP. Jest to jednak duże uproszczenie i może w wielu wypadkach prowadzić do błędów i nieporozumień.