Czy wiesz, że odpowiednie zarządzanie tym obszarem może przynieść wiele korzyści, w tym minimalizację ryzyka prawno-finansowego i skuteczną kontrolę nad kosztami? Jeśli chcesz poznać najlepsze praktyki dotyczące dokumentacji płacowej, zachęcamy Cię do przeczytania naszego artykułu. Omówimy w nim m.in. czym to jest dokumentacja płacowa oraz jak prawidłowo ją przechowywać.
Kodeks pracy nakłada na pracodawcę obowiązek prowadzenia oraz przechowywania wszelkich dokumentów związanych z zatrudnionymi pracownikami. Ich akta osobowe, a także wszelka dokumentacja płacowa muszą być odpowiednio zabezpieczone, a także znajdować się w firmowym archiwum przez konkretny czas.
Kiedy zaczyna się gromadzenie dokumentacji płacowej pracownika?
Gromadzenie dokumentów dotyczący pracowników rozpoczyna się już na etapie prowadzenia rekrutacji. W dokumentach aplikacyjnych, czyli w CV przekazywane są już bowiem pierwsze dane, które muszą być właściwie zabezpieczone i nie powinny wpaść w niepowołane ręce.
Po zatrudnieniu pracownika dokumentacja na jego temat będzie systematycznie rósł. Każdy z nich powinien mieć swoje miejsce – pracownik powinien mieć swoją teczkę, w której znajdować się będą akta osobowe, a także wszystkie dokumenty związane z jego zatrudnieniem w konkretnej firmie.
Czym jest dokumentacja płacowa?
Dokumentacja płacowa to między innymi dokumenty, które określają zasady ustalania i obliczania wynagrodzenia w danej firmie. Jednym z najważniejszych jest umowa o pracę, w której znajdują się wszelkie informacji dotyczące rodzaju umowy, sposobu zatrudnienia, wymiaru czasu pracy, praw o obowiązkach pracownika, a także zadań, jakie będzie miał do wykonania po zatrudnieniu na konkretnym stanowisku.
W firmowej dokumentacji płacowej znajduje się również lista płac wszystkich pracowników. Powinny być w niej umieszczone takie informacje jak dane pracowników, wynagrodzenia składkowe i nieskładkowe, zasiłki z ubezpieczenia chorobowego, suma przychodów, wysokość składek, koszty uzyskania przychodów, wynagrodzenie netto, a także pokwitowanie wypłaty. W niektórych firmach lista płac nadal jest jeszcze wypełniana ręcznie, jednak większość księgowych i specjalistów od płac korzysta oprogramowania księgowego, który szybko i bezbłędnie liczy sam to, co kiedyś księgowi musieli policzyć ręcznie.
Jak prawidłowo przechowywać dokumentację płacową?
Wszystkie dokumenty płacowe, jakie dotyczą pracowników, powinny być przechowywane w firmie przez 50 lat. Nawet jeśli dany pracownik już dawno zakończył pracę w zakładzie, jego dokumentacja nadal powinna znajdować się w firmowym archiwum. Obowiązek ten nakładają na pracodawcę przepisy emerytalno-rentowe. Lista płac, karty wynagrodzeń oraz szereg dodatkowych dokumentów są bowiem niezbędne do ustalenia prawa do emerytury lub renty w przyszłości.
Przed pierwszych 5 lat akta osobowe mogą znajdować się w składnicy akt księgowych, jednak później powinny trafić albo do firmowego archiwum, albo do zewnętrznego, prowadzonego przez wyspecjalizowany podmiot. Każde archiwum musi być bezpieczne, strzeżone, chronione nie tylko przed kradzieżą, ale również przed zalaniem czy innymi zdarzeniami losowymi. Choć wiele dokumentów znajduje się dziś w wirtualnym obiegu i w bazach danych na komputerowych nośnikach, nadal niezbędne jest prowadzenie papierowej dokumentacji i zapewnienie jej bezpiecznych warunków przechowywania.
Kadry i płace powierz biuru księgowemu
Podczas gdy duże firmy mają możliwość posiadania rozbudowanych działów kadr i księgowości lub zatrudnionych na etacie specjalistów w tym zakresie, mniejsi przedsiębiorcy zwykle muszą radzić sobie samodzielnie. Zarówno firmy, które dopiero rozpoczynają działalność, jak i te, które prosperują już od dłuższego czasu, ale na niewielką skalę, nie mają możliwości finansowych, aby stworzyć etat dla księgowego czy kadrowca.
Jeśli prowadzisz małą firmę, już na starcie warto pomyśleć, kto i w jakim zakresie zajmie się księgowością. Dobra informacja to taka, że nie musisz samodzielnie zajmować się dokumentacją płacową i sprawami kadrowymi. Może powierzyć to profesjonalistom, dla których kadry i płace nie stanowią żadnego wyzwania. Jeszcze lepsza wiadomość – niekoniecznie trzeba szukać biura księgowego w najbliższej okolicy. Wirtualna księgowość pozwala na korzystanie z usług najlepszych specjalistów, nawet takich, którzy fizycznie znajdują się na drugim końcu kraju.
Zalety korzystania z biura księgowego online
Biuro księgowe online to doskonały sposób na delegowanie wszelkich kwestii związanych z kadrami i płacami na zewnątrz firmy, do profesjonalistów z wiedzą, doświadczeniem, umiejętnościami, a także odpowiednim zapleczem technologicznym. Wirtualne biura księgowe mają do dyspozycji specjalistyczne oprogramowanie, która pozwala na zachowanie porządku w dokumentach, a także na szybki dostęp do konkretnych informacji.
Zlecenie księgowości i spraw kadrowych zewnętrznej firmie księgowej to dla przedsiębiorcy spora oszczędność czasu – nie musisz zajmować się kwestiami, na których nie do końca się znasz, a możesz skupić się na tych działaniach, które prowadzą do rozwoju firmy, zwiększając jej dochody i sukces na rynku.
Masz dodatkowe pytania? Potrzebujesz wsparcia w tym zakresie?
Skontaktuj się z nami już teraz! Doświadczeni eksperci z nowoczesnego biura rachunkowego Warido z pomocą dla Twojej firmy.
- Zadzwoń do nas: 537 726 726
- Napisz do nas e-mail: sekretariat@warido.com