W dobie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) program do wystawiania faktur przestaje być jedynie narzędziem do wygodnego tworzenia dokumentów sprzedaży. Staje się kluczowym elementem zapewnienia zgodności z rygorystycznymi wymogami formalnymi i technicznymi systemu. Wprowadzenie KSeF centralizuje i standaryzuje proces fakturowania, co ma zwiększyć transparentność i efektywność zarówno w firmach, jak i w administracji skarbowej. Jedną z większych konsekwencji wprowadzenia KSeF, będą zmiany w sposobie wystawiania przez przedsiębiorców korekt dokumentów sprzedaży.
Koniec z edycją wystawionych faktur
Dotychczas przedsiębiorcy mogli poprawiać lub usuwać faktury przed przekazaniem ich kontrahentowi, a czasem nawet po, jeśli nie zostały zaksięgowane. W KSeF nie ma takiej możliwości — po wysłaniu faktury do systemu jest ona uznawana za dostarczoną i nie można jej edytować ani anulować. W razie błędu lub rezygnacji z transakcji trzeba wystawić fakturę korygującą „do zera” lub inną korektę odzwierciedlającą faktyczny stan. Dlatego przed wysyłką do KSeF należy dokładnie sprawdzać dane.
Koniec not korygujących – faktury korygujące zyskują na znaczeniu
Do tej pory nabywcy mogli poprawiać błędy w fakturach za pomocą not korygujących, często także na prośbę sprzedawcy. Po pełnym wdrożeniu KSeF noty korygujące znikną z obrotu. Każdą korektę – niezależnie od rodzaju błędu – będzie mógł wystawić wyłącznie sprzedawca w formie faktury korygującej.
Rezygnacja z dotychczasowych metod korekty błędów spowoduje częstsze stosowanie faktur korygujących, zwłaszcza tych poprawiających dane formalne, a nie wartości faktury. Przepisy KSeF nie ograniczają liczby możliwych korekt. Do jednej faktury można wystawić dowolną liczbę faktur korygujących, o ile spełniają one wymogi określone w KSeF.
W KSeF każda faktura korygująca musi mieć formę ustrukturyzowaną zgodną z aktualnym wzorem i zawierać numer KSeF faktury korygowanej (nadawany po jej wysłaniu i przyjęciu do systemu). Numer ten pozwala automatycznie powiązać korektę z oryginałem, dlatego należy go przechowywać w programie do fakturowania lub (w przypadku jego braku) w osobnej ewidencji.
Jak prawidłowo korygować poszczególne dane na fakturze korygującej?
KSeF precyzyjnie określa zasady korygowania poszczególnych danych na fakturze, które można podzielić na kilka istotnych kategorii:
- Korekta numeru identyfikacyjnego
W sytuacji, gdy na fakturze pierwotnej zostanie wpisany błędny numer NIP sprzedawcy lub nabywcy – dotyczy to również dodatkowego nabywcy – Krajowy System e-Faktur nie umożliwia bezpośredniej korekty takiego błędu w ramach tej samej faktury. Wynika to z faktu, że faktura z nieprawidłowym numerem trafia do niewłaściwego odbiorcy, co może prowadzić do poważnych komplikacji zarówno w księgowości, jak i w rozliczeniach podatkowych. Aby uniknąć takich problemów, obowiązuje procedura polegająca na wystawieniu tzw. faktury korygującej „do zera”. Wartość sprzedaży oraz kwoty podatków zostają wyzerowane, a dokument formalnie anuluje błędną transakcję. Dopiero po tym kroku sprzedawca powinien wygenerować i przesłać do KSeF nową fakturę pierwotną, tym razem zawierającą poprawny numer NIP.
- Korekta danych sprzedawcy lub nabywcy (inne niż numery identyfikacyjne)
W przypadku korygowania takich danych jak nazwa firmy, adres siedziby czy inne elementy identyfikacyjne, faktura korygująca musi jednoznacznie wykazać stan danych przed korektą oraz stan po korekcie. - Zmiana wartości sprzedaży lub wysokości podatku
Jeśli korekta wpływa na wartość sprzedaży lub podatek VAT, faktura korygująca powinna zawierać szczegółowe informacje o zakresie tych zmian. Należy wskazać, o ile zmieniła się każda z tych wartości w rozbiciu na poszczególne kategorie ujęte w KSeF, takie jak stawki VAT, zwolnienia, ryczałty czy procedury. - Korekta pozycji faktury
W przypadku korekty pozycji faktury lub kontraktu/zamówienia (w fakturach zaliczkowych), faktura korygująca powinna prezentować dane dotyczące tych pozycji zarówno w wersji przed korektą, jak i po korekcie. Alternatywnie, możliwe jest wykazanie wyłącznie różnic wynikających z korekt poszczególnych pozycji. - Korekta danych, które nie wpływają na podstawę opodatkowania ani kwotę podatku
W przypadku konieczności korekty informacji niezwiązanych bezpośrednio z wartościami finansowymi, takich jak np. data sprzedaży czy termin płatności, faktura korygująca powinna zawierać prawidłowe dane zastępujące błędne.
Podsumowanie
Procedura korygowania faktur w KSeF jest bardzo precyzyjnie uregulowana, a przestrzeganie tych zasad pozwala na bezproblemowe i zgodne z prawem rozliczenia. Pełne zrozumienie zasad działania Krajowego Systemu e-Faktur oraz odpowiednie dostosowanie wewnętrznych procesów firmy do nowych wymagań jest niezbędne, by zapewnić sprawne i niezakłócone funkcjonowanie przedsiębiorstwa w nadchodzących latach.
Kluczowym elementem tej adaptacji jest to, aby wybrać i wdrożyć odpowiedni program do fakturowania, taki jak CONTsup, który będzie kompatybilny z KSeF oraz pozwoli na generowanie faktur korygujących zgodnie z obowiązującymi przepisami.
Aplikacja CONTsup została kompleksowo dostosowana do KSeF w zakresie wystawiania faktur korygujących. Dzięki rozbudowanemu zapisowi szczegółowych informacji w bazie danych, program umożliwia tworzenie korekt każdej faktury w sposób całkowicie zgodny ze strukturą logiczną e-faktury. Ponadto intuicyjny i czytelny interfejs formularza znacząco ułatwia i przyspiesza cały proces wystawiania dokumentów.