Skuteczna komunikacja w firmie to podstawa prawidłowej współpracy, która pozwala na realizację celów biznesowych. Często jednak w organizacjach powstają bariery komunikacyjne, znacząco utrudniające pracownikom codzienne, efektywne funkcjonowanie. Jak w związku z tym przedsiębiorstwo może poradzić sobie z problemami w komunikacji interpersonalnej?
Po pierwsze, zbadaj przyczyny
Bariery w komunikacji mogą powstawać z wielu przyczyn. Podstawową kwestią jest nadmiar komunikatów, które są przekazywane pracownikom, a także sama ich “pojemność”. Innymi słowy, komunikaty nie mogą być przeładowane danymi (lub nie wnosić zupełnie niczego), a ich przekazywanie powinno być logiczne.
Jednocześnie odpowiedzialni za informowanie pracowników muszą dopilnować, aby każda osoba otrzymała identyczny komunikat, bez względu na to, czy jest obecna w biurze, czy pracuje zdalnie. Pomijanie pracowników przyczynia się do powstawania plotek, podobnie jak np. przekazywanie informacji pojedynczemu zatrudnionemu w obecności większej grupy, której sprawa nie dotyczy.
Warto także zwrócić uwagę na styl komunikatów. Język, który obowiązuje w organizacji, musi być zrozumiały dla wszystkich, czyli powinien być jasny, pozbawiony skomplikowanej terminologii czy np. patetycznego tonu lub nadmiaru emocji. Jednocześnie warto zwrócić uwagę na to, aby dobór słownictwa w żaden sposób nie podkopywał (lub wręcz stał w sprzeczności) z intencją komunikatu. Tego typu błędy wprowadzają zamieszanie wśród pracowników i rodzą pytania, czy zdarzenie, o którym mowa, jest np. faktycznie tak poważne i istotne.
Przeczytaj również: https://extended.tools/bariery-w-komunikacji-interpersonalnej-skad-sie-biora-i-jak-ich-uniknac/
Po drugie, wdrażaj zmiany
Wśród metod, które pozwalają niwelować bariery komunikacyjne w firmie, warto wymienić prosty język. To zbiór zasad opracowanych przez Pracownię Prostej Polszczyzny, działającą przy Uniwersytecie Wrocławskim. Zasady te odnoszą się metod uproszczania komunikatów firmowych, zarówno wewnętrznych, jak i zewnętrznych. Prosty język to jednocześnie apel o eliminowanie skomplikowanych słów, zbyt długich i złożonych zdań.
Inną kwestią jest postawa w trakcie rozmowy, czyli najczęstszego aktu komunikacyjnego w firmach. Tu szczególnie istotne jest aktywne słuchanie (np. poprzez zadawanie pytań czy parafrazę) oraz dbanie o intencję i unikanie założeń. W tym drugim przypadku nadawca musi dostosowywać język do odbiorcy i przekazywać informację bez uprzedzeń. Warto także zwrócić uwagę na emocje. Tu należy zadbać o to, aby przekazywane informacje nie były zniekształcone przez aktualne uczucia, np. złość czy euforię. Z tego względu przed rozmową czy stworzeniem komunikatu warto zatrzymać się i spróbować zachować spokój.
Po trzecie, wykorzystaj narzędzia
Liderzy czy pracownicy HR powinni korzystać z narzędzi, które pomagają w poprawie komunikacji w zespołach. Jednym z nich jest Extended DISC®. To badanie, którego celem jest między innymi lepsze zrozumienie stylu komunikacji pracowników. Metoda Extended DISC® umożliwia lepsze zrozumienie, czego w zespole brakuje (np. z powodu przewagi osób, które rzadziej się komunikują bezpośrednio czy kulejącej współpracy) i na jakie elementy menedżerowie muszą zwrócić szczególną uwagę.