Przyszedł czas na uporządkowanie archiwum? Lepiej podejść do tego poważnie, bo błędy mogą nas sporo kosztować. Sprawdź, jakie kwestie powinny cię szczególnie zainteresować, jeśli chcesz dokładnie przeprowadzić ten proces i nie mieć problemów z prawem.
Archiwizacja dokumentacji firmowej – co jest istotne podczas porządkowania akt?
Zanim przejdziemy do konkretnych etapów, o których należy pamiętać, przystępując do takiego zadania jak archiwizacja dokumentacji, skupmy się na tym, co powinno wyróżniać osobę, zajmującą się tym obowiązkiem. Taki człowiek powinien wykazać się dużą cierpliwością i dokładnością. Porządkowanie akt często oznacza pracę z bardzo obszernymi zbiorami. Precyzja i perfekcjonizm pomagają uniknąć pomyłek. Oprócz tego liczy się też doświadczenie. Początkowo archiwizacja dokumentów może powodować sporo wątpliwości. Z czasem jednak, gdy przychodzi doświadczenie, a archiwizująca osoba staje się specjalistą w tych działaniach, wszystko staje się klarowne. Jeśli więc chcemy, by nasze akta były fachowo uporządkowane, warto będzie wybrać przedsiębiorstwo zatrudniające prawdziwych ekspertów. Tak działa m.in. firma archiwizująca dokumenty Rhenus.
Z jakich etapów składa się profesjonalna archiwizacja akt?
Takie zadanie musi być realizowane według jasno określonych zasad i procedur. W przeciwnym razie archiwizacja dokumentacji będzie mijała się z celem. W końcu archiwum jest funkcjonalne, tylko jeśli:
- ułatwi nam wykonywanie codziennych czynności;
- odszukiwanie poszczególnych dokumentów będzie przebiegało w intuicyjny sposób
- będziemy mogli z łatwością przestrzegać obowiązujących przepisów, dotyczących okresu przechowywania dokumentów.
Archiwizacja dokumentacji firmowej jest złożonym zadaniem. Nie obędzie się tutaj bez fachowego przygotowania i wiedzy na temat odpowiedniej kwalifikacji akt do poszczególnych kategorii, grup rzeczowych, oznaczeń czy formowania tematycznego i chronologicznego.
O tym, czy będziemy w stanie przestrzegać w przyszłości obowiązujących przepisów w największym stopniu decyduje prawidłowe nadanie terminu przechowywania. Pod uwagę trzeba wziąć różnice między tym, jak długo przechowuje się dokumenty pracownicze, medyczne, księgowe, podatkowe itp. Archiwizacja akt firmowych jest krokiem, którego absolutnie nie możemy więc pominąć. Obowiązek dotyczy każdej firmy, niezależnie od tego, jakiej jest ona wielkości i w jakiej branży działa.