Zarządzanie dokumentami to codzienność każdej firmy, niezależnie od jej wielkości czy branży. Chaos w przepływie informacji, zagubione dokumenty czy niejasne procedury potrafią skutecznie spowolnić pracę i generować niepotrzebne koszty. W dobie cyfryzacji coraz więcej organizacji decyduje się na wdrożenie systemu elektronicznego obiegu dokumentów (EOD), który pozwala uporządkować i usprawnić procesy biznesowe.
Elektroniczny obieg dokumentów to nie tylko nowoczesne narzędzie, ale także klucz do lepszej organizacji pracy, szybszego podejmowania decyzji i większej przejrzystości działań. Jak jednak podejść do wdrożenia takiego systemu, by przyniósł on realne korzyści? W tym artykule przedstawimy najważniejsze kroki i wskazówki, które pomogą Ci przeprowadzić proces implementacji skutecznie i bez zbędnych problemów.
Dlaczego warto wdrożyć elektroniczny obieg dokumentów w firmie?
Powodów jest oczywiście wiele i w różnych organizacjach będą mieć różną wagę. Poniżej wymieniamy kilka, które są uniwersalne.
- Optymalizacja procesów – a dokładniej zmniejszenie czasu zużywanego przez pracowników, eliminacja niepotrzebnych i brak zagubionych dokumentów, mniej opóźnień oraz stresu zwłaszcza w okresie kontroli, etc.
- Lepsza kontrola – o każdej porze dnia i nocy, z dowolnego miejsca, bez angażowania innych osób będziemy w stanie monitorować na jakim etapie znajdują się interesujące nas sprawy.
- Praca zdalna i rozproszona struktura organizacyjna – taki model pracy to wyzwania, a jednym z nich jest przepływ dokumentów i zadań. System workflow rozwiązuje te problemy.
- Elastyczność – w dobrym systemie workflow implementacja nowej procedury lub zmiana istniejącej to dość proste działania. Łatwiejsze będzie też wdrażanie nowych pracowników.
- Złożony proces akceptacji – jeżeli pracownikom czasem trudno jest stwierdzić kto powinien opisywać czy akceptować dane dokumenty, to czas zaszyć te informacje w definicji procesów, aby przepływ do właściwych osób był automatyczny.
- Duża liczba dokumentów – chcąc nie chcąc wraz z rozwojem organizacji zwiększa się też liczba dokumentów i spraw. Coś co wcześnie dawało się ogarnąć umysłem, w pewnej chwili zaczyna wymagać wsparcia systemu informatycznego.
- Wizerunek- w jakiej firmie lepiej się pracuje – nowoczesnej, czy zacofanej? Z jaką firmą woleliby współpracować Wasi obecni i potencjalni klienci?
O czym pamiętać przed wprowadzeniem systemu EOD?
Wdrożenie systemu elektronicznego obiegu dokumentów wymaga odpowiedniego przygotowania. Oto kluczowe pytania, które warto sobie zadać przed rozpoczęciem projektu:
- Dlaczego chcemy wdrożyć EOD? Określenie celu to podstawa udanego wdrożenia. Czy chcemy usprawnić pracę, zwiększyć kontrolę, czy może zredukować koszty?
- Czy potrafimy sami określić wymagania? Czasem potrzebna będzie pomoc zewnętrznego konsultanta lub analityka.
- Jakim budżetem dysponujemy? Nawet bezpłatne narzędzia mogą wymagać inwestycji w szkolenia, integracje czy modyfikacje.
- Które procesy chcemy zautomatyzować? Zaleca się zaczynać od jednego do trzech kluczowych procesów, które przyniosą największą wartość.
- Gdzie będą przechowywane dane? Wybór między serwerem lokalnym a chmurą powinien uwzględniać aspekty bezpieczeństwa i regulacje prawne.
Jak wybrać odpowiedni system elektronicznego obiegu dokumentów?
To bardzo trudne pytanie, a odpowiedź na nie zależy w znacznym stopniu od odpowiedzi na pytania szczegółowe, o których była mowa powyżej.
Generalizując, należy zwrócić uwagę na następujące elementy:
- Funkcjonalności – upewnij się, że system spełnia Twoje oczekiwania i pozwala realizować postawione cele.
- Licencjonowanie – sprawdź, czy model licencji (abonament, jednorazowy zakup) odpowiada możliwościom Twojej firmy.
- Integracja – system powinien współpracować z innymi używanymi narzędziami.
- Bezpieczeństwo – ochrona danych to priorytet, zwłaszcza w firmach przetwarzających wrażliwe informacje.
- Koszty – uwzględnij nie tylko cenę zakupu, ale także koszty wdrożenia, utrzymania i ewentualnych szkoleń.
Pięć etapów wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów
- Znajdź analityka, najlepiej zewnętrznego, niezwiązanego z konkretnym dostawcą oprogramowania, który pomoże Twojej organizacji określić jakie procesy powinny być objęte zakresem wdrożenia, a następnie je zdefiniować.
- Wybierz system i dostawcę oprogramowania. Kieruj się kryterium szansy na sukces wdrożenia.
- Podpisz umowę, dzięki której Twoje interesy będą chronione.
- Zadbaj o zagadnienia związane z integracjami z zewnętrznymi systemami. Pamiętaj, że ten ważny obszar będzie prawdopodobnie wymagał zaangażowania wielu stron (różnych dostawców), sprawdzenia możliwości technicznych i formalnych.
- Wdróż system workflow i ciesz się efektami. Monitoruj, modyfikuj, usprawniaj i poszerzaj zakres o kolejne obszary biznesowe.
Uczciwie trzeba przyznać, że na tę drogę stać niewielu przedsiębiorców. Budżet takiego działania należy liczyć w dziesiątkach lub setkach tysięcy złotych.
Czy pozostali są na przegranej pozycji? Na szczęście nie!
Można spróbować wewnętrznymi siłami lub z niewielką pomocą. Ta droga ma wielu entuzjastów, ale i liczną grupę przeciwników.
Na rynku są dostępne systemy obiegu dokumentów, których wdrożenie jest szybkie i proste, co może ale nie musi wiązać się z koniecznością pójścia na wiele kompromisów. Dostawcy niektórych z nich nie pozwolą np. na instalację na Twoim serwerze, modyfikacje, integracje itd.
Znajdziesz jednak też takie, które nie różnią się specjalnie od tzw. tradycyjnych, a pozwolą zacząć od prostszych i tańszych implementacji, jednocześnie dając możliwość późniejszej migracji na wersje bardziej złożone o szerokich możliwościach.
Wyzwania i najczęstsze błędy przy wdrażaniu
Wdrażając system workflow postawisz sobie cele. Pamiętaj o tym, że nie wszystkie problemy da się rozwiązać nowym systemem informatycznym. Wiele firm wpada w tę pułapkę zapominając lub nie wiedząc o tym.
Nie wdrażaj wszystkiego na raz. Często pojawia się pokusa aby od razu zautomatyzować wszystko co przyjdzie nam do głowy. To błąd. Zacznij od jednego – trzech procesów, które dadzą największą wartość Twojej organizacji lub od czegoś prostszego, na próbę.
Zaangażuj kilka osób z wewnątrz firmy i z rożnych działów. Będą ambasadorami wdrożenia i gdy pojawi się opór pomogą go złagodzić.
Twój informatyk w organizacji to zazwyczaj nie to samo co konsultant, czy analityk. Nie powierzaj wyboru narzędzia i wdrożenia tylko jej/jemu. Zaangażuj biznes lub zewnętrznego specjalistę.
Zabezpiecz budżet. Nawet bezpłatne aplikacje mogą wymagać pewnych kosztów.
Aplikacja Dew-X – bezpłatne narzędzie do zastosowań komercyjnych
Jeśli szukasz łatwego w obsłudze systemu workflow, rozważ aplikację Dew-X. To platforma Low-code/No-code, która umożliwia konfigurację bez potrzeby programowania. W zależności od potrzeb możesz skorzystać z w pełni wystarczającego bezpłatnego systemu workflow lub zainstalować profesjonalne narzędzie na swoim serwerze.
Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów to inwestycja, która może znacznie podnieść efektywność pracy w firmie. Dzięki odpowiedniemu przygotowaniu i wyborowi narzędzi możesz maksymalnie wykorzystać potencjał tego rozwiązania.
Chcesz wiedzieć więcej? Skontaktuj się z firmą BlueDew (operatorem systemu Dew-X) i poznaj możliwości, które Dew-X otworzy przed Twoja firmą.
E-mail: hello@dew-x.com
Strona WWW: https://dew-x.com/pl/