Odpowiednio przeprowadzona archiwizacja dokumentów to gwarancja bezpieczeństwa przechowywanych w firmie informacji. Dodatkowo zapewnia każdemu przedsiębiorstwu sprawną pracę, bez tracenia czasu na szukanie wśród bałaganu. Prawidłowo wdrożona i zorganizowana archiwizacja musi być jednym z priorytetów dla każdej firmy. Dotyczy to zwłaszcza większych przedsiębiorstw, które borykają się w problemem nadmiaru przechowywanych dokumentów i danych. Jak powinien wyglądać proces archiwizacji dokumentów?
Czym jest archiwizacja dokumentów?
Archiwizacja dokumentów to przechowywanie papierowych i cyfrowych dokumentów w specjalnie przeznaczonej do tego przestrzeni. Jest to bardzo ważny element funkcjonowania każdej firmy, ponieważ bez dokumentów i zawartych w nich informacji procesy wewnątrz firmy nie mogą mieć miejsca. Godną uwagi informacją jest, że przechowywanie niektórych dokumentów przez określony czas wynika z przepisów prawa.
Źródło: Pika.pl
Na czym polega archiwizacja?
Archiwizacja dokumentacji firmowej to magazynowanie dokumentów, które nie są już potrzebne do pracy, lecz muszą być przechowywane jeszcze przez określony czas. Mogą mieć formę tradycyjną lub cyfrową. Powodów archiwizacji jest wiele, jednak jest to głównie konieczność reorganizacji przestrzeni w biurze, wynikające z rejestrów podatkowych, a także przepisów prawnych. W dzisiejszych czasach o wiele większą popularnością cieszy się archiwizacja cyfrowa, czyli digitalizacja. Jest to forma dużo bardziej wygodna, nie zajmująca żadnej przestrzeni biurowej, a co więcej – łatwo dostępna, szczególnie w czasach pracy zdalnej.
Jak archiwizować dokumenty?
Sposobów na archiwizację firmowych dokumentów jest kilka, a każda z nich ma swoje własne zalety i wady. Pierwszą z metod jest papierowe archiwum. Ten rodzaj archiwum jest najstarszą znaną formą archiwizowania dokumentów. Kojarzy się z mnóstwem papierowych akt, trzymanych w segregatorach na regałach archiwizacyjnych. Z racji przywiązania do klasycznych form prowadzenia działalności, wielu przedsiębiorców właśnie ten rodzaj archiwum uznaje za najbezpieczniejsze. Z powodu rosnącego tempa rozwoju technologii, archiwum cyfrowe zyskuje coraz większą popularność. Użytkownik ma do dyspozycji zdigitalizowane wersje wszelkich dokumentów, które może przechowywać na serwerach lokalnych, dyskach twardych lub w chmurze. Takie archiwum nie tylko gwarantuje bezpieczeństwo danych, ale także pozwala zaoszczędzić przestrzeń biurową, a do tego znacznie usprawnia procesy komunikacyjne w przedsiębiorstwie.