Zwykłe wykonywanie i odbieranie połączeń możliwe za pomocą telefonu z przyciskami. A telefonia wirtualna to nie tylko niezawodna komunikacja, ale także potężne narzędzie z dziesiątkami przydatnych funkcji biznesowych, które pomagają firmom przenieść sprzedaż i obsługę klienta na wyższy poziom. Ringostat od wielu lat łączy wirtualną telefonię dla setek firm z różnych nisz. Wszystkie porady oparte są na doświadczeniu zawodowym i case studies zadowolonych klientów.
Czym jest wirtualna centrala telefoniczna PBX oraz jakie są jej zalety?
Mówiąc najprościej, bez wchodzenia w szczegóły techniczne, telefonia wirtualna to komunikacja przez Internet.
Wirtualna telefonia jest znacznie łatwiejsza i wygodniejsza w użyciu niż tradycyjna telefonia analogowa. Usługa znajduje się na serwerach w chmurze, a konfiguracja odbywa się w przeglądarce.
Zalety telefonii wirtualnej
- Żadnych wydatków na sprzęt ani konfigurację. Nie ma potrzeby inwestowania w sprzęt, zatrudniania techników i układania przewodów. Wszystko, czego potrzebujesz, aby wykonywać i odbierać połączenia, to komputer i zestaw słuchawkowy z mikrofonem. No i oczywiście Internet.
- Praca z połączeniami w dowolnym miejscu na świecie. Telefonia wirtualna nie wiąże Cię z przestrzenią biurową jak telefon przewodowy. Pracuj tam, gdzie jest internet. A wirtualne numery dowolnego kraju i operatora rozwiążą problem połączeń międzynarodowych.
- Szeroka funkcjonalność. Oprócz połączeń, użytkownicy telefonii wirtualnej mają do dyspozycji wiele funkcji: menu głosowe, kolejkę połączeń, statystyki rozmów, różne schematy przekierowywania połączeń i wiele innych.
- Bardzo elastyczne ustawienia. Możesz dostosować usługę telefoniczną tak, aby pasowała do Twojej firmy.
- Telefonia rośnie wraz z firmą. W miarę rozwoju działalności, możliwości telefonii skalują się, aby spełnić bieżące potrzeby.
Przykład schematu komunikacji dopasowanego do potrzeb konkretnej firmy
Unikalne funkcje telefonii wirtualnej, które sprawiają, że zarządzanie połączeniami jest wydajne i łatwe
Przekazywanie połączeń do odpowiedzialnego menedżera
Jeśli dana osoba dzwoniła już do firmy i rozmawiała z konkretnym menedżerem, funkcjonalność telefonii wirtualnej umożliwia ustawienie „magii”. Wszystkie kolejne połączenia od tego klienta będą automatycznie przekierowywane do menedżera, którego dana osoba już zna.
To nie tylko przyjemność dla klienta, co zwiększa jego lojalność, ale także wygoda dla zespołu, ponieważ pozwala uniknąć chaosu i błędów w pracy.
Kolejka połączeń
Jeśli firma korzysta ze zwykłego połączenia telefonicznego, w tym samym czasie może się do niej dodzwonić tylko jedna osoba. Inni usłyszą sygnał zajętości. Ale użytkownicy telefonii wirtualnej nie mają tego problemu ― mają funkcję Kolejki połączeń. Wszyscy dzwoniący mogą pozostać na linii i czekać na połączenie z operatorem. W międzyczasie słychać przyjemną muzykę lub markowe powitanie.
IVR (menu głosowe)
Menu głosowe przydziela połączenia przychodzące do działów lub pracowników. Dzwoniący może wybrać żądany kierunek połączenia, naciskając odpowiedni numer na klawiaturze telefonu. Oszczędza to sekretarce niepotrzebnej pracy i sprawia, że klienci mogą wygodniej się kontaktować z firmą.
Nagrywanie rozmów
Wirtualna telefonia nagrywa audio wszystkie rozmowy pracowników działu z klientami. Są one zapisywane na koncie usługi, a kierownik działu lub menedżerowie mogą je odsłuchać w dowolnym momencie.
Jak firma może wykorzystać tę funkcję?
- kierownik może łatwo kontrolować jakość pracy swoich podwładnych: przestrzeganie scenariusza, znajomość produktów, uprzejmość, poziom obsługi;
- możliwe jest szkolenie nowych pracowników na podstawie nienagannych dialogów doświadczonych menedżerów.
- łatwo jest przypomnieć sobie szczegóły umów, co jest szczególnie pomocne w przypadku sporu, niezgody klienta lub błędu.
Dziennik połączeń, w tym raport połączeń nieodebranych
Najlepsza usługa telefoniczna to taka, która gromadzi jak najwięcej informacji o połączeniach. Status połączenia, z jakiego numeru dzwoniono, kto odebrał połączenie i czy w ogóle zostało ono odebrane, czas trwania rozmowy i czas oczekiwania. Im bardziej szczegółowe statystyki, tym skuteczniej można śledzić, w jaki sposób menedżerowie obsługują połączenia od klientów.
Na przykład wielu kierowników nawet nie zdaje sobie sprawy z tego, ile połączeń ich podwładni przegapili, dopóki nie zobaczą na własne oczy raportu z nieodebranych połączeń. Taki raport pomaga zapewnić, że ani jedno połączenie nie zostanie utracone, ponieważ koszt przyciągnięcia klienta, jak konkurencja, jest bardzo wysoki.
Jak wybrać telefonię dla biznesu
Wybierając usługę telefoniczną, która spełnia wymagania biznesowe oraz jest wystarczająco elastyczna, by dostosować się do Twoich potrzeb, porównaj kilka najlepszych usług. Przeczytaj też opinie użytkowników, takich jak zadarma opinie.
Jeszcze lepiej, jeśli dostawca usług telefonicznych może zaoferować nie tylko wymienione powyżej, ale także dodatkowe opcje przyjazne dla biznesu. Na przykład Ringostat, oprócz funkcji PBX, zapewnia również usługę śledzenia połączeń i widżet callback dla Twojej strony internetowej.