Portal biznesowy – Wiadomości / Informacje / Porady
Firma

Jaki system DMS do zarządzania workflow wybrać?

workflow

Na funkcjonowanie każdej firmy składa się szereg procesów powtarzanych cyklicznie i następujących po sobie w określonej kolejności. Każde przedsiębiorstwo, by móc działać sprawnie i się rozwijać, musi dbać o tzw. workflow, czyli przepływ pracy – efektywność w nowoczesnym biznesie opiera się bowiem na zarządzaniu procesami. Ulepszenie tego przepływu można osiągnąć, m.in. wdrażając obieg dokumentów i wprowadzając odpowiedni system zarządzania dokumentacją – czym on jest i na co zwrócić uwagę przy jego wyborze?

Czym jest system DMS?

Sprawne zarządzanie i przekazywanie dokumentacji to cel, który chce osiągnąć wiele firm. W tej kwestii pomocny okazuje się rozwój cyfryzacji, a szczególnie elektroniczny obieg dokumentów. System DMS (z ang. Document Management System) jest narzędziem służącym do  zastąpienia tradycyjnego, papierowego obiegu dokumentacji na elektroniczny. Daje on możliwość agregowania, przechowywania, ewidencjonowania i archiwizowania dokumentów oraz wyszukiwania ich według ustalonych kryteriów, a także udostępniania dokumentacji osobom, które powinny się z nią zapoznać. Odpowiednio dobrany system gwarantuje wiele korzyści, zwiększa efektywność obsługi ważnych procesów związanych z obiegiem m.in. faktur, umów, korespondencji, czy wniosków pracowniczych.  Dzięki temu eliminujemy wąskie gardła, przyspieszamy realizację istotnych zadań. Monitorowanie, na jakim etapie znajduje się dany dokument lub ile zadań pozostało jeszcze do wykonania, sprzyja przestrzeganiu terminów. Osiągnięcie sprawnego przepływu informacji i uzyskanie pełnej efektywności jest możliwe, o ile wybór padnie na rzetelnego dostawcę usług i system wyposażony w funkcje istotne z punktu widzenia konkretnego przedsiębiorstwa – jednak na co zwrócić uwagę, by zapewnić firmie odpowiedni system zarządzania dokumentacją?

worflow-2

System zarządzania dokumentacją – na co zwrócić uwagę?

Na rynku istnieje wiele systemów zarządzania dokumentacją. By dobrać system DMS w pełni dopasowany do potrzeb firmy, należy zwrócić uwagę na kilka ważnych kwestii. Przede wszystkim warto zastanowić się nad tym, czego oczekuje się od tego rozwiązania, jakie problemy ma ono rozwiązać, jakie są oczekiwania poszczególnych działów oraz, jakie mogą być potrzeby firmy. Dokonując wyboru, należy pamiętać, że system zarządzania dokumentacją powinien być intuicyjny, ma usprawniać procesy, a nie być źródłem dodatkowych komplikacji. Bardzo istotne jest także dopasowanie do funkcjonującej już w ramach firmy infrastruktury – dobry system powinien być w pełni zintegrowany z innymi narzędziami. Dobrą praktyką jest również zwrócenie uwagi na funkcjonalność kolejnych modułów, skalowalność oprogramowania, możliwość rozbudowy o kolejne elementy lub wprowadzenia modyfikacji w ramach rosnących potrzeb firmy. Nie można także zapominać o bezpieczeństwie – to, w jaki sposób dostawca usług zapewnia ochronę informacji, ma ogromne znaczenie. Bardzo istotną rolę odgrywa np. system ról i uprawnień, umożliwiający wgląd w dane dokumenty tylko osobom do tego upoważnionym.

workflow-3-

Lista podstawowych funkcjonalności przydatnych w systemie DMS:

  • obsługa OCR,
  • podgląd dokumentu PDF,
  • możliwość podziału dokumentów na kategorie dokumentów (np. rejestry, teczki),
  • system ról oraz uprawnień,
  • możliwość samodzielnej modyfikacji (w zależności od funkcji systemu DMS),
  • możliwość ustawiania powiadomień, m.in. e-mail, 
  • możliwość korzystania na urządzeniach mobilnych – poprzez aplikację lub dostosowaną stronę,
  • integracje z GUS, tabelą kursów NBP,
  • projektowanie własnego workflow (obiegu dokumentów) oraz jego samodzielna konfiguracja.

Elektroniczny system zarządzania dokumentacją – zalety

Odpowiednio dobrany system DMS gwarantuje liczne korzyści, sprawne zarządzanie dokumentacją jest bowiem podstawą funkcjonowania firmy. Warto jednocześnie podkreślić, że obecnie dążenie do bycia paperless to podstawa funkcjonowania wielu firm. Wśród licznych zalet rozwiązania, jakim jest DMS warto wymienić m.in.:

  • wzrost efektywności,
  • redukcję kosztów,
  • niezakłócony dostęp do informacji,
  • przyspieszenie przetwarzania i przekazywania dokumentów, 
  • możliwość zaprojektowania własnego workflow (obiegu) dla danego dokumentu,
  • bezpieczeństwo dokumentów,
  • redukcję błędów.

workflow-4

Systemy DMS i workflow stają się coraz bardziej popularne, a przedstawione powyżej zalety są dowodem na to, że nie jest to bezpodstawne. Oszczędności czasowe i finansowe wynikające z digitalizacji procesów firmowych umożliwiają osiągnięcie przewagi konkurencyjnej. Właściciele firm powinni pamiętać również o jeszcze jednej kwestii – cyfryzacja wkracza coraz bardziej w kolejne obszary funkcjonowania przedsiębiorstw. Wystarczyło kilka lat, by z poziomu, jaki można byłoby określić mianem umiarkowanego, zanotowała gwałtowne przyspieszenie. Tak silny rozwój technologii i digitalizacji przedsiębiorstw sprawia, że prędzej czy później zmiany czekają każdą firmę.