Zarządzanie finansami w małych firmach to spore wyzwanie, a obsługa i wystawianie faktur są jednym z kluczowych elementów tego zadania. Sprawny i efektywny przebieg procesu zapewniają odpowiednie oprogramowanie do fakturowania.
W tym artykule omówimy kluczowe cechy, które posiada dobry program do faktur dla małych firm:
- Intuicyjna obsługa
- Automatyzacja
- Sprawna integracja z innymi programami
- Mobilność
- Bezpieczeństwo
- Wsparcie techniczne i serwisowe
Intuicyjna obsługa
W małych firmach rzadko zatrudnia się specjalistów od fakturowania. Dlatego oprogramowanie do tego przeznaczone powinno być proste w obsłudze, również dla osób bez specjalistycznej wiedzy w tej dziedzinie. Intuicyjne, a przy tym wyposażone w zaawansowane funkcje narzędzie przyspiesza wiele procesów. Zwiększa efektywność pracy i minimalizuje ryzyko występowania błędów. Przydatna jest też możliwość personalizacji szablonów faktur, która pozwala na szybkie i sprawne dostosowanie wyglądu dokumentu do wymagań wizualnych przedsiębiorstwa.
Automatyzacja kluczowych czynności
Kolejną istotną cechą jest wysoki poziom automatyzacji w zakresie kluczowych czynności. Przed zakupem warto więc sprawdzić, czy program automatycznie generuje faktury cykliczne i wysyła przypomnienia o płatnościach oraz wezwania do zapłaty. Takie funkcje zmniejszają ilość ręcznej pracy i pozwalają skupić się na innych strategicznych zadaniach, jednocześnie gwarantując, że żadna płatność nie zostanie pominięta.
Sprawna integracja z innymi narzędziami
Dobry program do faktur współpracuje z innymi narzędziami stosowanymi w firmie, takimi jak systemy płatności, oprogramowanie księgowe czy narzędzia przeznaczone do zarządzania relacjami z klientem (CRM).
Integracja oznacza, że informacje wprowadzone w bazie jednego programu są automatycznie przekazywane do innych narzędziach, które z nim współpracują. Zapewnia to spójną komunikację i eliminuje konieczność ręcznego wprowadzania tych samych danych w kilku różnych bazach.
Warto podkreślić, że nowoczesne programy do fakturowania posiadają wbudowane moduły rozszerzające (np. Księgowość, Magazyn, CRM). Dzięki temu łączą w jednym narzędziu nie tylko dane, ale również wiele funkcji potrzebnych do zarządzania kluczowymi obszarami firmy.
Mobilność – czyli możliwość fakturowanie w każdym miejscu
W dzisiejszych czasach mobilność jest dla przedsiębiorców kluczowa. Transakcje zagraniczne i liczne wyjazdy z tym związane wiążą się coraz częściej z potrzebą tworzenia faktur w trasie – czasami nawet bezpośrednio u klienta. Dlatego skuteczny program do faktur działa zarówno na komputerze, jak i na smartfonie czy tablecie. Dzięki temu przedsiębiorca ma dostęp do faktur i danych kontrahentów, niezależnie od aktualnej lokalizacji.
Wybierając program, warto więc sprawdzić, czy posiada on aplikację mobilną z przyjaznym interfejsem, która zapewnia intuicyjny podgląd i możliwość edycji faktur. Dobrze też, kiedy apka pozwala na wysyłkę dokumentów sprzedażowych bezpośrednio z aplikacji.
Gwarancja bezpieczeństwa
Dane finansowe firmy są niezwykle cenne, dlatego program do faktur powinien zapewniać solidne zabezpieczenia. W tym ochronę przed ich utratą i nieautoryzowanym dostępem. Istotne, aby był zgodny z aktualnymi przepisami RODO w zakresie cyberbezpieczeństwa. Tak więc jedną z kluczowych cech skutecznego programu do faktur są silne zabezpieczenia, takie jak dwuetapowe uwierzytelnianie, szyfrowanie danych i funkcja tworzenie regularnych kopii zapasowych.
Wsparcie techniczne i serwisowe
Fakturowanie to dziedzina złożona z wielu zagadnień. W związku z tym obsługa nawet najbardziej intuicyjnego programu do faktur może czasami wymagać poszerzenia wiedzy nt. niektórych jego funkcji. Doświadczony producent powinien więc udostępniać użytkownikom bogatą bazę wiedzy, w której wyjaśnia szczegółowo wszelkie wątpliwości i przeznaczenie poszczególnych funkcji.
Poza tym niektórzy klienci oczekują wsparcia np. podczas aktualizacji programu. Dobrze więc, kiedy producent zapewnia również pomoc doświadczonych konsultantów (np. telefoniczną czy mailową). W ramach konsultacji specjaliści krok po kroku prowadzą użytkowników przez ten proces, gwarantując płynną pracę z narzędziem.
Streamsoft Firmino – skuteczny program do faktur dla małych firm
Streamsoft Firmino posiada wszystkie kluczowe cechy skutecznego programu do faktur. Oprogramowanie zostało stworzone z myślą o małych firmach i oferuje szereg rozbudowanych funkcjonalności, w tym:
- Wysoki poziom automatyzacji: autouzupełnienie danych kontrahenta, parowanie wpłat z fakturami, wysyłka faktur cyklicznych.
- Możliwość obsługi wielu kluczowych funkcji w jednym narzędziu dzięki wbudowanym modułom: CRM, Magazyn i Księgowość Online (żadne dodatkowe integracje nie są potrzebne).
- Bezpieczeństwo danych dzięki wykorzystaniu zaawansowanych technologii, np. szyfrowanie SSL, tworzenie zapasowych kopii danych.
- Szerokie możliwość personalizacji faktur: wybór koloru i szablonu, dodanie loga, podpisu i pieczątki.
- Kompleksowe wsparcie techniczne: zarówno w formie FAQ, bazy wiedzy, jak i konsultacji z działem serwisu.
- Aplikacja mobilna na smartfon z systemem IOS/Android : pozwala tworzyć i wysyłać faktury w 3 prostych krokach.
Aby poznać więcej funkcjonalności i zalet programu, zaloguj się na stronie i skorzystaj z bezpłatnego 30 – dniowego okresu próbnego.