Kontrola biznesowa to sposób na zapewnienie autentyczności, integralności i czytelności faktur. W przypadku faktur elektronicznych – nie jedyny.
Pojęcie autentyczności, integralności i czytelności faktur elektronicznych
Do podstawowych obowiązków podatnika wystawiającego faktury, w tym faktury elektroniczne, należy określenie sposobu:
- autentyczności pochodzenia,
- integralności treści,
- czytelności faktury.
Autentyczność pochodzenia faktury rozumiana jest jako pewność co do tożsamości podmiotu dokonującego dostawy towaru lub usługi albo wystawcy dokumentu – czy to w wersji tradycyjnej, czy jako faktury online. Przez integralność rozumie się zaś fakt, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna ona zawierać. Pojęcie czytelności faktury nie zostało zdefiniowane przez ustawodawcę wprost. Przyjmuje się jednak, że oznacza ona możliwość odczytania wszystkich danych zawartych w dokumencie w sposób zrozumiały przez człowieka.
Co istotne, zgodnie z wyjaśnieniem Ministerstwa Finansów z 2019 roku, dotyczącym zasad wystawiania faktur, wymogi te powinny być zapewnione fakturze tradycyjnej oraz efakturze od momentu wystawienia dokumentu do końca jego przechowywania. Sposób zapewnienia tych wymogów jest zaś dowolny i uzależniony wyłącznie od wyboru podatnika.
Kontrola biznesowa a efaktura
Jak wskazał ustawodawca autentyczność, integralność i czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych. Dotyczy to zarówno dokumentów wystawionych w wersji papierowej, jak i faktur elektronicznych. Kontrole, w myśl art. 106 m § 4 ustawy o podatku od towarów i usług, ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczonych usług.
Co to oznacza w praktyce? Kontrola biznesowa to szerokie pojęcie. Rozumieć należy przez nie cały proces, który jest tworzony, wdrażany i aktualizowany przez zarząd, pracowników, właścicieli, czyli osoby odpowiedzialne za uzyskanie pewności w kwestii zgodności faktur z prawem i w zakresie sprawozdawczości finansowej, rachunkowej i nadzorczej. W odniesieniu do faktury, w tym faktury elektronicznej, oznacza to, że tworzone i wdrażane są procedury, które dają pewność m.in.:
- kto wystawił dokument,
- o tym, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT,
- o tym, że prawidłowo odczytano dane z dokumentu.
Jak wskazało Ministerstwo Finansów, kontrola biznesowa nie podlega obowiązkowi dokumentowania. Nie jest konieczne tworzenie odrębnych regulaminów, czy pisemnych wytycznych. Ważne jedynie, aby dzięki niej móc powiązać fakturę, także fakturę online, z usługą lub dostawą, która jest źródłem jej wystawienia.
Szczególny sposób zachowania autentyczności i integralności faktury elektronicznej
Faktury elektroniczne uznane zostaną za wystawione z zachowaniem autentyczności i integralności także w razie wykorzystania:
- kwalifikowanego podpisu elektronicznego,
- elektronicznej wymiany danych (EDI).
Jest to dodatkowy sposób, poza kontrolą biznesową, zachowania wymogów określonych przez ustawodawcę względem faktury.
Kwalifikowany podpis elektroniczny to podpis elektroniczny, który posiada moc prawną taką, jak podpis własnoręczny. Jest on poświadczony specjalnym certyfikatem kwalifikowanym, który daje jednocześnie możliwość zweryfikowania osoby składającej podpis. Lista korzyści, a zatem dokumentów, które tak, jak w przypadku faktury online, można podpisać za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego jest coraz dłuższa.
Elektroniczna wymiana danych tzw. EDI to system elektronicznego przesyłania ustrukturyzowanych danych handlowych oraz innych dokumentów z programu komputerowego lub bazy jednej firmy do programu lub bazy innej firmy. Jego celem jest przyspieszenie przepływu informacji oraz zwiększenie dokładności przesyłanych danych, przy jednoczesnym zminimalizowaniu wystąpienia błędów. Wdrożenie EDI, a tym samym wystawianie, wysyłanie i przechowywanie efaktur z zachowaniem zapewnienia ich autentyczności i integralności, możliwe jest dzięki bogatej ofercie operatorów tego systemu na polskim rynku.