Ministerstwo Finansów zapowiedziało istotne zmiany w zakresie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (KPiR). Od 1 stycznia 2026 roku wejdą w życie nowe przepisy, które całkowicie zmienią sposób prowadzenia tej ewidencji. Najważniejszą z nich jest obowiązek prowadzenia KPiR wyłącznie w formie elektronicznej i jej regularnego przesyłania do urzędu skarbowego.
Tylko elektroniczna forma KPiR – koniec z papierem
Zgodnie z projektem nowego rozporządzenia, przedsiębiorcy prowadzący księgę przychodów i rozchodów będą zobowiązani do jej prowadzenia w formie cyfrowej. Co więcej, co miesiąc – podobnie jak w przypadku plików JPK – trzeba będzie wysyłać ją do właściwego urzędu skarbowego.
Z obowiązku tego zostaną wyłączone niektóre grupy podatników, m.in. osoby działające w ramach działalności wykonywanej osobiście, takie jak agenci, oraz wybrane osoby duchowne. Minister finansów będzie mógł rozszerzyć listę wyjątków.
Szukasz biura rachunkowego, które zawsze jest na bieżąco i pomoże Ci prowadzić firmę zgodnie z nowymi przepisami? Wybierz księgowość w EFEKTA!
Co dokładnie się zmieni?
Projekt przepisów przewiduje szereg zmian, które wykraczają poza samą formę ewidencji. Oto najważniejsze z nich:
- Rezygnacja z uproszczonego wzoru KPiR dla rolników – nowa wersja rozporządzenia nie przewiduje już osobnego formularza dla tej grupy.
- Brak powielania definicji z ustaw podatkowych – wyeliminowano powtórzenia dotyczące m.in. pojęcia przychodu czy środków trwałych, koncentrując się na tym, co nie zostało już uregulowane w ustawach.
- Brak możliwości zwolnienia na wniosek podatnika – dotychczas możliwe było wystąpienie o zgodę na niestosowanie rozporządzenia. Od 2026 roku taka ścieżka zniknie.
- Nieuregulowana kwestia ewidencji sprzedaży przez podatników zwolnionych z VAT – w projekcie nie znalazły się zapisy wyjaśniające, jak mają postępować przedsiębiorcy dokumentujący sprzedaż bez VAT.
- Zniesienie obowiązku wskazania miejsca przechowywania ksiąg – nowe przepisy nie wymagają już określania, gdzie znajdują się księgi i dokumenty źródłowe.
- Brak konieczności prowadzenia odrębnych ksiąg dla każdego oddziału – przedsiębiorcy wielozakładowi nie będą musieli już oddzielnie ewidencjonować działalności każdego zakładu.
- Likwidacja dziennych zestawień faktur sprzedażowych – każda faktura będzie księgowana oddzielnie, co ma przygotować grunt pod integrację z KSeF i plikami JPK_PKPiR.
- Ograniczenie możliwości dokumentowania kosztów paragonem bez NIP – np. przy zakupach materiałów biurowych konieczna będzie faktura uproszczona. Wyjątek przewidziano dla zagranicznych zakupów paliw.
- Ujednolicenie terminu księgowań – wszelkie zapisy muszą być wprowadzone do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym miało miejsce zdarzenie gospodarcze.
- Spis z natury – tylko wartość, bez podpisów pracowników – dokument inwentaryzacyjny podpisywać będzie jedynie właściciel lub wspólnicy, a w księdze ujmowana będzie wyłącznie wartość.
- Brak obowiązku przechowywania paragonów do faktur z kasy – zasady przechowywania tych dokumentów wynikają teraz z przepisów VAT, nie rozporządzenia o KPiR.
- Nowe reguły dotyczące korekt raportów z kas fiskalnych – będą one wprowadzane w oparciu o osobny dokument wewnętrzny, a nie – jak dotychczas – adnotację na samym raporcie.
- Nowy wzór księgi z dodatkowymi kolumnami – m.in. numer faktury z KSeF oraz identyfikator podatkowy kontrahenta (np. NIP).
Co to oznacza dla przedsiębiorców i biur rachunkowych?
Zmiany te wpisują się w szerszy trend cyfryzacji administracji skarbowej. Celem nowych regulacji jest poprawa przejrzystości danych i zwiększenie możliwości ich automatycznego przetwarzania. Choć dla wielu przedsiębiorców oznacza to konieczność dostosowania procedur i oprogramowania, nowe przepisy mogą również uprościć komunikację z urzędami i ograniczyć błędy w ewidencji.
Jak się przygotować?
Przedsiębiorcy, którzy nadal prowadzą KPiR w formie papierowej lub przy pomocy prostych narzędzi, powinni rozpocząć przygotowania do pełnego przejścia na formę cyfrową. Warto już teraz zasięgnąć porady księgowego lub biura rachunkowego , aby upewnić się, że wszystkie procesy będą zgodne z nowymi wymogami.
W Biurze Rachunkowym EFEKTA specjaliści są na bieżąco ze wszystkimi zmianami w przepisach. Jeśli prowadzisz działalność gospodarczą i nie wiesz, jak przygotować się do obowiązkowej e-księgowości w 2026 roku – skontaktuj się z nimi. Przeprowadzą Cię przez zmiany krok po kroku i zadbają o pełną zgodność z nowym prawem.