Wiele polskich i zagranicznych przedsiębiorstw często zderza się z problemem chaosu w papierowych fakturach. Dokumenty nie tylko trafiają do niewłaściwych osób ale także często gubią się lub niszczą. W Twojej firmie też tak jest?
W dzisiejszych czasach, gdy wiele procesów biznesowych odbywa się online, elektroniczny obieg faktur staje się coraz bardziej popularny w firmach różnych branż. Dzięki temu rozwiązaniu wymiana dokumentów wewnątrz firmy oraz między przedsiębiorstwami jest szybsza, bardziej efektywna i bezpieczniejsza.
W artykule tym przedstawimy, jak dokładnie działa e-obieg faktur i jakie korzyści przynosi dla firm, które go wdrożą. Dowiesz się, że elektroniczne faktury to nie tylko oszczędność czasu i pieniędzy, ale także rozwiązanie przyjazne dla środowiska. Poznasz również najnowsze trendy w dziedzinie obiegu faktur elektronicznych, regulacje prawne, które wyzwania stoją przed firmami w zakresie ich stosowania. Zapraszamy do lektury!
Co to jest elektroniczny obieg faktur?
Elektroniczny obieg faktur to proces wewnętrznego dekretowania i zarządzania e-fakturami, a także przesyłania faktur pomiędzy firmami przy użyciu komputera lub innych urządzeń elektronicznych. W odróżnieniu od tradycyjnego sposobu wymiany dokumentów kosztowych na papierze, e-obieg faktur odbywa się za pośrednictwem Internetu lub innych sieci komputerowych. Dokumenty są generowane i przetwarzane w formacie cyfrowym, co pozwala na pełną automatyzację tego procesu. Elektroniczny obieg faktur zapewnia firmom szybszą i bardziej efektywną wymianę dokumentów, co z kolei prowadzi do oszczędności czasu i kosztów. Ponadto, dzięki zastosowaniu cyfrowych faktur, firmy mogą łatwiej kontrolować i zarządzać swoimi dokumentami, co wpływa na poprawę ich bezpieczeństwa oraz zgodności z obowiązującymi przepisami.
Jakie rodzaje dokumentów można wprowadzić do e-obiegu?
Do elektronicznego obiegu można wprowadzić różnego rodzaju faktury, dokumenty i formularze, w zależności od potrzeb danej firmy lub instytucji. Poniżej przedstawiamy kilka przykładów:
- faktury sprzedaży oraz zakupu,
- faktury proforma, korygujące i zaliczkowe,
- FVAT marża,
- Faktura VAT RR,
- rachunki i paragony,
- umowy i kontrakty,
- zamówienia i oferty,
- protokoły i raporty,
- dokumenty związane z kadrą i płacami, takie jak listy płac czy deklaracje podatkowe,
- dokumenty związane z obrotem dokumentów papierowych, takie jak zgłoszenia, wnioski i deklaracje,
- dokumenty związane z logistyką, takie jak przewozy, magazynowanie czy zamówienia dostaw.
W zależności od specyfiki działalności danej firmy lub instytucji, lista ta może być inna. Ważne, aby każdy rodzaj dokumentu był wprowadzany zgodnie z obowiązującymi przepisami i procedurami, a przede wszystkim – aby zapewnić bezpieczeństwo przesyłanych danych.
Chcesz dowiedzieć się więcej na temat tego czym jest i jak działa oprogramowanie do elektronicznego obiegu faktur w firmach oraz administracji publicznej? Odwiedź już teraz stronę:
https://primesoft.pl/elektroniczny-obieg-faktur/
Co różni elektroniczny obieg faktur w firmie i urzędzie?
Elektroniczny obieg faktur w firmie i w urzędzie może się nieco różnić. W przypadku firm, zastosowanie faktur elektronicznych polega na ich wewnętrznym przepływie lub wymianie dokumentów pomiędzy przedsiębiorstwami w celu rozliczenia transakcji handlowych. Z kolei w urzędzie, e-obieg faktur służy do zarządzania finansami publicznymi. Administracja publiczna, instytucje publiczne oraz jednostki samorządu terytorialnego (JST) są obowiązane do stosowania faktur elektronicznych zgodnie z obowiązującymi przepisami. Elektroniczny obieg faktur w urzędzie jest często bardziej skomplikowany niż w firmie, ze względu na potrzebę przestrzegania procedur administracyjnych i prawnych. Jednocześnie, dzięki zastosowaniu dokumentów elektronicznych, urzędy mogą łatwiej i szybciej realizować zamówienia publiczne, rozliczać środki finansowe oraz ograniczyć koszty administracyjne. Faktury elektroniczne w urzędzie są także bardziej przyjazne dla środowiska, ponieważ eliminują potrzebę drukowania, wysyłania i przechowywania papierowych dokumentów. Wdrożenie elektronicznego obiegu faktur w urzędzie wymaga jednak odpowiedniego przygotowania technicznego oraz przeszkolenia personelu. Istotne znaczenie ma również zapewnienie bezpieczeństwa przesyłanych danych, co wymaga stosowania odpowiednich środków ochrony i szyfrowania. Faktury elektroniczne mają coraz większe zastosowanie nie tylko w firmach, ale także w urzędach i instytucjach publicznych, co przyczynia się do modernizacji i usprawnienia procesów administracyjnych.
Elektroniczny obieg faktur w księgowości i biurach rachunkowych
Elektroniczny obieg faktur to nie tylko udogodnienie dla firm i instytucji, ale również wygodne rozwiązanie dla biur rachunkowych i księgowych. Pozwala na szybsze przetwarzanie dokumentów i automatyzację procesów, co z kolei przekłada się na oszczędność czasu i redukcję kosztów pracy. Dzięki wprowadzeniu faktur do systemu informatycznego możliwe jest zautomatyzowanie procesów związanych z ich przetwarzaniem, takich jak weryfikacja poprawności wprowadzanych danych, automatyczne rozliczanie VAT, czy też monitorowanie terminów płatności.
Księgowi i biura rachunkowe mogą korzystać z różnych programów do obsługi elektronicznego obiegu faktur, które umożliwiają łatwe i szybkie przetwarzanie dokumentów, ich kategoryzację, a także archiwizację. Wprowadzenie e-obiegu faktur pozwala na wygodną integrację z innymi systemami, takimi jak systemy płatnicze czy systemy magazynowe. Warto w całym procesie uwzględnić także skuteczne aplikacje do skanowania i rozpoznawania tekstu OCR. Pozwolą nam efektywnie przekształcić dane z dokumentu papierowego do wersji elektronicznej.
Jednym z kluczowych elementów elektronicznego obiegu dokumentów w księgowości i biurach rachunkowych jest również bezpieczeństwo. Dzięki zastosowaniu odpowiednich rozwiązań technologicznych, takich jak szyfrowanie danych, podpis elektroniczny czy certyfikaty bezpieczeństwa, możliwe jest zapewnienie pełnej poufności i integralności przesyłanych dokumentów.
Wprowadzenie e-obiegu faktur w księgowości pozwala na oszczędność czasu, zwiększenie efektywności pracy i poprawę jakości przetwarzanych dokumentów. Dodatkowo, automatyzacja procesów umożliwia lepsze zarządzanie czasem pracy pracowników, co przekłada się na poprawę jakości i zwiększenie konkurencyjności na rynku usług księgowych.
Ważnym elementem wprowadzenia elektronicznego obiegu faktur jest również dostosowanie się do przepisów prawa, takich jak np. obowiązek stosowania podpisu elektronicznego. Księgowi i biura rachunkowe muszą być zatem dobrze poinformowane o aktualnych przepisach, aby uniknąć problemów związanych z naruszeniem prawa.
W jakich jeszcze branżach ma zastosowanie e-obieg faktur?
Elektroniczny obieg faktur ma zastosowanie nie tylko w księgowości i biurach rachunkowych, ale także w innych branżach oraz sektorach gospodarki. Wszędzie tam, gdzie występują procesy obrotu towarowego lub usługowego i wymagane są dokumenty finansowe, e-obieg faktur może przynieść wiele korzyści. Przykładowo, w sektorze handlu elektronicznego, e-obieg faktur umożliwia automatyzację procesów sprzedażowych, ułatwiając i przyspieszając przetwarzanie dokumentów, a także poprawiając efektywność pracy. W sektorze usługowym, dzięki e-fakturze, możliwe jest szybkie i sprawnie wystawianie faktur, co usprawnia proces rozliczeń z kontrahentami. Elektroniczny obieg faktur może być także wykorzystywany w sektorze transportowym, gdzie dokumenty kosztowe są generowane na podstawie przesyłek, a ich automatyczne przetwarzanie umożliwia śledzenie kosztów związanych z przewozami. Ponadto, e-faktury są coraz powszechniej stosowane w sektorze budowlanym, usprawniając procesy związane z rozliczaniem kontraktów i płatnościami. Elektroniczny obieg faktur może być również wykorzystywany w sektorze publicznym, gdzie umożliwia bardziej efektywne zarządzanie finansami i poprawę relacji z kontrahentami. W podsumowaniu, e-obieg dokumentów może być stosowany w wielu różnych branżach, w których istnieje potrzeba wymiany dokumentów finansowych optymalizując procesy i przyspieszając ich realizację.
Co to jest KSeF?
Krajowy system e-faktur, czyli KSeF, to rozwiązanie Ministerstwa Finansów mające na celu wysyłanie i odbieranie e-faktur ustrukturyzowanych XML. System ten umożliwia Krajowej Administracji Skarbowej na przechowywanie, analizę i kontrolę faktur przedsiębiorców. Jednym z jego celów i zalet jest usprawnienie procesu wystawiania, przesyłania i przechowywania faktur elektronicznych. Od 1 lipca 2024 roku e-faktury w KSeF będą obowiązkowe dla wszystkich przedsiębiorców. KSeF będzie funkcjonował jako centralny punkt wymiany faktur elektronicznych między przedsiębiorcami i ułatwi ich raportowanie do organów administracji publicznej.
Dostęp do systemu będzie miał każdy przedsiębiorca, a przesyłanie i odbieranie faktur elektronicznych w ramach KSEF będzie bezpłatne. W systemie KSeF będą dostępne różne funkcjonalności, które ułatwią i usprawnią procesy związane z e-fakturami, takie jak np. kreator e-faktur, wyszukiwarka faktur, czy narzędzia umożliwiające monitorowanie statusu faktury. Wdrażanie KSeF odbywa się stopniowo. Od 1 stycznia 2022 roku przedsiębiorcy mają możliwość dobrowolnego korzystania z systemu, natomiast od 1 lipca 2024 roku e-faktury będą musiały być wystawiane i przesyłane wyłącznie za pośrednictwem KSeF. Wprowadzenie KSeF ma na celu zwiększenie efektywności i poprawę jakości procesu wymiany faktur elektronicznych, a także zredukowanie kosztów i eliminację błędów związanych z przetwarzaniem faktur. System ten usprawnienia i uszczelnienia system podatkowy.
Podsumowanie
Chcąc uporządkować i przyśpieszyć pracę w firmie warto zacząć od poprawy obiegu faktur kosztowych. Wprowadzenie elektronicznego obiegu nie tylko oszczędza czas ale również pieniądze związane z obsługą papierowych faktur. Poznaj najlepsze rozwiązania wspierające ten proces na rynku polskim. Odwiedź już teraz stronę firmy Primesoft i umów się na bezpłatne konsultacje lub prezentację dedykowaną dla Twojej firmy. Więcej informacji znajdziesz na stronie primesoft.pl