Każda, nawet niewielka firma, ma do czynienia codziennie z wieloma różnego rodzaju dokumentami. Są one związane z normalnym funkcjonowaniem danego przedsiębiorstwa i dostęp do nich nierzadko musi mieć wielu pracowników. Jak zatem sprawić, aby obieg dokumentów był sprawny? Czy istnieje alternatywa dla tradycyjnego (papierowego) obiegu?
Rodzaje obiegu dokumentów
W większości przedsiębiorstw funkcjonuje tradycyjny obieg dokumentów. Polega on na przechowywaniu umów, faktur oraz innych dokumentów w formie papierowej w firmowym sekretariacie bądź archiwum. Rozwiązanie to najlepiej sprawdza się w przypadku małych przedsiębiorstw, które nie mają swoich filii w innych miastach, a także nie zatrudniają zbyt wielu osób. Zresztą coraz częściej odchodzi się od tradycyjnego obiegu dokumentów, ze względu na pewne trudności z nim związane.
Alternatywą dla rozwiązania, o którym mowa powyżej, jest elektroniczny obieg dokumentów w firmie. Polega on na przechowywaniu firmowych dokumentów w formie zapisów w pamięci komputera, do której dostęp mają uprawnieni pracownicy. Taka możliwość zdecydowanie ułatwia pracę szczególnie w przypadku dużych przedsiębiorstw, które posiadają rozbudowane struktury.
Tradycyjny obieg dokumentów i jego problematyczność
Z tradycyjnym obiegiem dokumentów w firmie wiąże się wiele problemów. Otóż łączą się z nim takie czynności jak: rejestrowanie, porządkowanie, klasyfikowanie i archiwizowanie. Konieczność ich dokonywania może rodzić trudności, które w wielu przypadkach są naprawdę poważne. Mianowicie konieczne jest wygospodarowanie odpowiedniego pomieszczenia, w którym można by przechowywać dokumenty. To jednak nie wszystko, albowiem niezbędni są także właściwie przeszkoleni pracownicy. Muszą oni na przykład mieć wiedzę z zakresu ochrony danych osobowych, aby nie narazić przedsiębiorstwa na poważne kłopoty związane z naruszeniami obowiązujących przepisów.
Elektroniczny obieg dokumentów w firmie
Coraz więcej przedsiębiorców wdraża w swoich firmach elektroniczny obieg dokumentów. Wynika to z faktu, iż pragną oni zwiększyć wydajność pracy, a także zrezygnować z dokumentów w formie papierowej. Rozwiązanie to ma swoje uzasadnienie nie tylko organizacyjne, ale także ekologiczne.
Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów wiąże się z koniecznością zastosowania odpowiedniego oprogramowania. Aplikacje te umożliwiają ponadto korzystanie z wielu przydatnych funkcji. Otóż można między innymi udostępniać dokumenty poszczególnym pracownikom, a ponadto tworzyć ankiety oraz różnego rodzaju ogłoszenia. Co więcej, system do zarządzania obiegiem dokumentów można modyfikować w zależności od potrzeb danej firmy.
Elektroniczny obieg dokumentów jest więc znakomitym rozwiązaniem dla przedsiębiorstw o rozbudowanych strukturach, czyli takich, w których funkcjonuje wiele działów bądź też filii rozsianych w różnych częściach kraju, a nawet za granicą. Dzięki niemu wszystkie osoby, które są do tego uprawnione, mogą szybko uzyskać dostęp do potrzebnych im dokumentów.
Informatyzacja oraz cyfryzacja to już nie przyszłość biznesu, lecz jego teraźniejszość. Coraz większa konkurencja na rynku wymaga, aby firmy funkcjonowały sprawnie na wszystkich płaszczyznach swej działalności. Żeby jednak było to możliwe, konieczny jest między innymi sprawny obieg dokumentów. Rozwiązaniem tego problemu jest wdrożenie w firmie elektronicznego obiegu.