Umiejętne zarządzanie hotelem może być nie lada wyzwaniem zwłaszcza dla osób, które stawiają pierwsze kroki w tym biznesie. Okazuje się jednak, że na rynku oprogramowania można znaleźć przydatne aplikacje, które wspomagają cały ten proces. Na co zwrócić uwagę przy ich zakupie?
Oprogramowanie przydatne niezależnie od wielkości biznesu
Współcześnie oprogramowanie do obsługi hotelu przydaje się niezależnie od skali prowadzonego biznesu. Trudno sobie wyobrazić klasyczną książkę gości, nawet w postaci niewielkich miejsc noclegowych. Cały proces związany z zakwaterowaniem osób wiąże się z szeregiem różnych czynności co do których konieczna jest współpraca całej ekipy do obsługi hotelu. Muszą oni na przykład dysponować informacją o tym, że jeden z gości już się wymeldował, kolejny oczekuje na wolny pokój, a jeszcze inny właśnie dokonał płatności. Szybki obieg informacji jest niezbędny, aby zapewnić niezakłóconą obsługę. Nawet dysponując zaledwie kilkoma pokojami można w prosty sposób wywołać chaos w momencie w którym ktoś przypadkowo przeoczy jeden z istotnych elementów obsługi gości. Aby temu zaradzić powstało oprogramowanie, którego celem jest komfortowa obsługa i praktycznie uniknięcie jakichkolwiek pomyłek i nieścisłości. System taki dba o integralność zapisanych danych, więc można mieć pewność, że wszystko działa jak w szwajcarskim zegarku.
Na jakie elementy oprogramowania warto zwrócić uwagę?
Dobrym przykładem oprogramowania, które spełnia potrzeby zarówno małych i większych biznesów jest KWHotel. Dzięki budowie modułowej można zlecić obsługę poszczególnych elementów aplikacji poszczególnym pracownikom hotelu. Co przydaje się głównie w przypadku większych placówek. Niezaprzeczalną zaletą jest jednak prostota i łatwość zaznajomienia się z jego obsługą. Co w przypadku małych biznesów jest wręcz na wagę złota.
Wręcz niezbędnym elementem musi być funkcja generowania oraz drukowania raportów. W takim przypadku nie trzeba za każdym razem logować się do aplikacji, aby przeglądać historyczne dane. Moduł statystyk to także przydatna rzecz, która pozwala ocenić, a nawet przewidzieć płynność finansową biznesu w nadchodzącym sezonie.
Kluczowe znaczenie ma jednak to, że taki system powinien pomóc zautomatyzować wielu powtarzalnych czynności. Dzięki temu otrzymujemy bardzo konkretne informacje o tym kiedy zostaną zwolnione konkretne pokoje, gdzie warto umieścić gości i jakie usługi dodatkowe należy zamówić, aby spełnić oczekiwania klientów. Możliwości jest całe multum, a dzięki integralności wszystkich modułów ułatwiona jest współpraca między innymi sekcjami hotelu, na przykład z jadłodajnią.