Outsourcing usług księgowych to produkt polegający na przekazaniu zewnętrznej firmie zadań z zakresu księgowości, podatków, finansów, czy doradztwa podatkowego, która się w tym specjalizuje. Zakres usług ustalany jest każdorazowo przy zawieraniu umowy o świadczenie usług księgowych. Skorzystanie z outsourcingu usług księgowych zapewnia wiele korzyści. W niniejszym artykule przedstawimy najważniejsze informacje w tym zakresie.
Na czym polega outsourcing usług księgowych?
Outsourcing usług księgowych to sytuacja, w której dane przedsiębiorstwo powierza obsługę księgową innemu wyspecjalizowanemu podmiotowi gospodarczemu. Nie ma wówczas potrzeby zatrudniania księgowego do firmy na etat, organizowania stanowiska pracy oraz zakupu specjalistycznego oprogramowania. W przypadku outsourcingu usług księgowych wszystko odbywa się poza siedzibą firmy, dokumenty księgowe przechowywane są co do zasady przez podmiot świadczący usługi księgowe, a więc również poza jej siedzibą.
Kiedy warto skorzystać z outsourcingu usług księgowych?
Outsourcing usług księgowych sprawdzi się w szczególności w firmach, w których nie zachodzi konieczność księgowania dokumentów na bieżąco, tj. w dniu ich wystawienia. Będzie to również dobre rozwiązanie dla małych i średnich przedsiębiorstw niegenerujących setek dokumentów księgowych, a także firm w których nie jest konieczny natychmiastowy wgląd w dokumentację księgową, raporty, czy ewidencje. Z uwagi bowiem na specyfikę funkcjonowania firm świadczących usługi księgowe, niezbędne dane przesyłane są przedsiębiorcy co do zasady do 24h.
Jakie są zalety outsourcingu usług księgowych?
Outsourcing usług księgowych to przede wszystkim oszczędność czasu i pieniędzy. Przedsiębiorca nie musi zatrudniać specjalistów z zakresu księgowości, podatków, czy finansów. Podmioty specjalizujące się w świadczeniu usług księgowych przeważnie posiadają bardzo szeroką kadrę, wyspecjalizowaną w w/w dziedzinach i są gotowe oprócz usług księgowych przeprowadzić audyt w firmie, sporządzić wniosek o indywidualną interpretację podatkową, czy udzielić profesjonalnych konsultacji podatkowych. Dzięki temu przedsiębiorca ma pewność, że obsługa jest na najwyższym poziomie.
Ponadto przedsiębiorca nie ponosi wielu kosztów pracowniczych, w tym np. w zakresie szkoleń na które musiałby wysyłać własnych pracowników. Podmiot świadczący usługi księgowe pobiera jedynie określoną opłatę uzależnioną od zakresu świadczonych usług, co jest zdecydowanie bardziej opłacalne od tradycyjnego zatrudnienia.
Jak wybrać firmę oferującą outsourcing usług księgowych?
Dokonując wyboru firmy świadczącej usługi księgowe należy zwrócić uwagę na kilka istotnych kwestii.
Doświadczenie
Jedną z najważniejszych będzie doświadczenie i kwalifikacje jej pracowników. Kadra firmy księgowej powinna posiadać wykształcenie kierunkowe lub certyfikaty zawodowe potwierdzające jej wysokie kompetencje. Najistotniejsze wymagania, to bardzo dobra znajomość przepisów ustawy o rachunkowości oraz przepisów podatkowych.
Zakres świadczonych usług
Bardzo ważny jest też zakres świadczonych usług. Niektóre podmioty oferują bowiem wyłącznie podstawowe usługi takie jak prowadzenie księgowości, czy rozliczanie podatków. Są też jednak takie, które oferują szerszy wachlarz usług jak np.:
- audyty,
- konsultacje i doradztwo podatkowe, czy
- analizy finansowe.
Ochrona danych firmowych
Kolejną istotą kwestią jest ochrona przekazywanych firmie księgowej danych oraz ich przetwarzanie i przechowywanie. Podmiot świadczący usługi księgowe powinien dochować należytej staranności w zakresie przetwarzania danych osobowych, posiadać politykę przetwarzania danych osobowych oraz wyznaczonego inspektora ochrony danych osobowych. Dane finansowe powinny być przechowywane na serwerze z dodatkową ochroną w postaci zewnętrznego backupu (kopii bezpieczeństwa), a dostęp do wewnętrznej sieci firmy księgowej oraz jej serwerów powinien być zabezpieczony kilkustopniowym hasłem.
Jeśli zwrócimy uwagę na powyższe kwestie, to z pewnością wybierzemy podmiot świadczący usługi księgowe na wysokim poziomie.