Na początku nikt nie myśli, że to będzie problem. Klient przecież odbiera telefon, tłumaczy, że ma mały poślizg i prosi o kilka dni więcej na opłacenie faktury. Jednak mijają kolejne dni. Wysyłasz przypomnienie, czasem dzwonisz jeszcze raz. Niby kontakt jest, niby coś się dzieje, więc łatwo uznać, że sprawa jest pod kontrolą. Tylko pieniędzy nadal nie ma.
I właśnie w tym momencie wielu przedsiębiorców wpada w swego rodzaju pułapkę, bo zaczynają finansować klienta z własnej kieszeni. Jeśli wystawiona faktura opiewa na 25 tys. zł i przez dwa albo trzy miesiące nie wpływa na konto, to tę lukę ktoś musi pokryć. Najczęściej właściciel firmy z bieżących środków, oszczędności albo limitu na rachunku bankowym.
– Wielu przedsiębiorców długo nie patrzy na brak płatności w kontekście zysków i strat. Zwykle chcą jeszcze trochę poczekać, bo przecież się znają z klientem od lat. A skoro druga strona wie, że może sobie pozwolić na opóźnienie płatności o kilka miesięcy, to firma, która wystawiła fakturę staje się swego rodzaju bankiem dla swojego kredytobiorcy, czyli klienta – mówi Piotr Brzostowiecki, prezes firmy skupującej faktury Regis sp. z o.o.
Ile tak naprawdę kosztuje niezapłacona faktura?
Na papierze wszystko się zgadza, bo przecież firma sprzedała usługę albo towar, wystawiła fakturę i czeka na przelew. Niestety dosyć często jest tak, że pieniądze istnieją tylko w Excelu albo programie do faktur.
Jeśli firma czeka na 25 tys. zł przez dwa albo trzy miesiące, to zwykle trzeba przesunąć inne płatności. Czasem zakup materiału, zaplanowaną inwestycję, a innym razem nawet własną wypłatę. Bywa też tak, że przedsiębiorca zaczyna korzystać z debetu albo kredytu obrotowego.
Jeśli firma wystawiła fakturę, to musi także zapłacić podatek i VAT. Przy kwocie 25 tys. zł VAT wynosi 4600 zł. Oczywiście istnieje coś takiego jak ulga na złe długi, ale i tak najpierw trzeba wyłożyć własną gotówkę.
Czy to już wszystkie koszty?
Nie. Poza tym dochodzi jeszcze koszt czekania. Dochodzi czas poświęcony firmie dłużnika – przypomnienia, telefony, ustalenia i ciągłe pilnowanie sprawy. Do tego stres, bo trudno spokojnie planować kolejne miesiące, kiedy nie wiadomo, czy i kiedy wpłynie zaległa płatność.
Jak pokazują dane rynkowe, firmy czekają średnio około 62 dni na zapłatę faktury od innego podmiotu gospodarczego[i].
– Okazuje się, że największym kosztem niekonieczne jest sama zaległa faktura, ale miesiące funkcjonowania w niepewności. Właściciel firmy zamiast zajmować się rozwojem biznesu, zaczyna pilnować, kto i kiedy w końcu zapłaci – wyjaśnia problemy polskich przedsiębiorców Piotr Brzostowiecki, prezes firmy skupującej faktury Regis sp. z o.o.
Dlaczego przedsiębiorcy czekają za długo ze sprzedażą faktury lub windykacją?
Najczęściej dlatego, że liczą, iż klient jeszcze zapłaci. Dochodzi do tego wieloletnia współpraca, obawa przed popsuciem relacji i zwykła nadzieja, że problem jakoś sam się rozwiąże. Jednak, im dłużej trwa czekanie, w tym większym stopniu firma finansuje kontrahenta z własnych pieniędzy.
Teoretycznie rozliczenia pomiędzy podmiotami gospodarczymi są bardzo proste. Na fakturze widnieje termin płatności i jeśli klient nie płaci, to trzeba podjąć konkretne działania (np. sprzedaż faktury albo windykacja). Jednak w praktyce biznes rzadko wygląda tak zero-jedynkowo.
Zwykle przecież nie chodzi o anonimową firmę znalezioną w internecie, ale klienta, którego zna się od miesięcy albo lat. Współpraca wcześniej układała się dobrze, płacił regularnie, do tego wracał z kolejnymi zamówieniami. Nic więc dziwnego, że wielu przedsiębiorców zakłada, że to chwilowy problem i za moment wszystko wróci do normy.
Ten scenariusz powtarza się w wielu takich przypadkach. Zaczyna się niewinnie, bo można usłyszeć, że „zapłacimy po weekendzie”, „księgowa puści przelew jutro” czy „czekamy jeszcze na jedną płatność”. Potem pojawia się kolejny termin i kolejna obietnica. W pewnym momencie trudno już ocenić, czy to jeszcze chwilowy poślizg, czy firma po drugiej stronie zwyczajnie przestała traktować płatność poważnie.
Nie pomaga też zwykła ludzka obawa przed popsuciem relacji. Wielu właścicieli firm nie chce mocniej naciskać klienta, bo liczy na dalszą współpracę albo nie chce wyjść na konfliktowego partnera biznesowego.
– Paradoks polega na tym, że przedsiębiorcy często bardziej boją się stracić klienta niż własną płynność finansową. A przecież brak reakcji też jest decyzją i to zwykle taką, która działa na korzyść dłużnika – mówi Piotr Brzostowiecki, prezes Regis sp. z o.o.
Warto dodać, że takie sytuacje nie stanowią wcale marginesu rynku. Według danych BIK aż 84% firm w Polsce doświadcza opóźnień płatności od kontrahentów, a co trzecia czeka na pieniądze ponad 60 dni[ii]. Dlatego decyzja o windykacji albo rozwiązaniu takim jak skup faktur często zapada dopiero wtedy, gdy problem trwa już zdecydowanie za długo.
Jak długo warto czekać na płatność od dłużnika?
Należy zacząć działać wtedy, kiedy zamiast konkretów zaczynają pojawiać się kolejne wymówki, a obietnice nie są spełnianie. Jeśli mijają kolejne tygodnie, a pieniędzy nadal nie ma na koncie, warto przestać traktować sprawę jako chwilowe opóźnienie w płatności.
Kiedy przestać czekać na płatność i zacząć działać? Nie istnieje jedna konkretna data, po której można powiedzieć, że to już. Każda branża działa trochę inaczej, podobnie jak różne są relacje pomiędzy firmami. Istnieją jednak sytuacje, które zwykle powinny zapalić lampkę ostrzegawczą.
- Pierwszy sygnał pojawia się wtedy, gdy konkretne terminy zaczynają zamieniać się w ogólne deklaracje. Zamiast jasnej daty przelewu można usłyszeć, że „w przyszłym tygodniu”, „po weekendzie” albo „jak tylko klient nam zapłaci”.
- Druga kwestia to czas, który firma (szef albo/i pracownicy) poświęcają jednej zaległej fakturze. Kolejne telefony, przypomnienia i ustalanie nowych terminów. Sprawa, która miała zamknąć się w kilka dni, zaczyna regularnie wracać i zajmować głowę bardziej, niż powinna.
- Poza tym bardzo często firma klient normalnie funkcjonuje, bierze kolejne zlecenia, rozwija się, ale z płatnością nadal jest problem. Tym samym zaczynasz kredytować działalność klienta.
- Im dłużej sprawa się przeciąga, tym częściej druga strona przyzwyczaja się do tego, że jeszcze trochę może poczekać z płatnością. Z jednej strony przeciąganie płatności może doprowadzić do przedawnienia roszczeń wynikających z faktury. Z drugiej strony szybka reakcja daje po prostu większe możliwości działania i odzyskania pieniędzy.
Dlatego, jeśli dostrzegasz wyżej niepokojące sygnały, to przynajmniej warto zacząć rozważać różne scenariusze. Dla części firm będzie to windykacja, dla innych takie rozwiązanie jak skup wierzytelności.
Co bardziej opłaca się firmie – dalej czekać, windykować czy sprzedać fakturę?
To zależy głównie od tego, czy firmie bardziej zależy na czasie, czy na odzyskaniu całej należności.
Pierwsza sytuacja jest taka, że klient odbiera telefony, pozostaje w kontakcie i deklaruje spłatę w określonym terminie. Często wystarczy przypilnować sprawy, ustalić nowy harmonogram płatności i pozostać w kontakcie, żeby druga strona zapłaciła zaległość.
Jednak bywają i takie przypadki, że żadne kontakty i rozmowy nic nie dają, bo wszelkie deklaracje i obietnice nie są spełniane. Wtedy warto zadać sobie pytanie, ile będzie firmę kosztować dalsze czekanie na płatność?
Jeśli przez brak płatności kontrahenta powstaje konieczność przesuwania na później własnych zobowiązań albo ograniczenia zakupów, to taka sytuacja szkoda biznesowi.
Prosty przykład, hurtownia czeka na płatność 50 tys. zł od stałego odbiorcy. Klient zwykle płacił, jednak kolejne tygodnie mijają bez wpłaty, przez co zaczyna brakować środków na kolejne zatowarowanie. Może okazać się, jedna niezapłacona faktura blokuje następne zamówienia i kolejną sprzedaż.
Jeśli firma potrzebuje gotówki już teraz, to doskonałym rozwiązaniem może okazać się sprzedaż faktury. Trzeba wówczas się liczyć z prowizją, jaką pobiera firma skupująca faktury. Dostajesz gotówkę teraz, ale pomniejszoną o wynagrodzenie ze skupu długów.
W innych sprawach może się jednak okazać, że lepszym rozwiązanie będzie windykacja należności. Szczególnie wtedy, kiedy firma dłużnika ciągle funkcjonuje na rynku, kupuje i sprzedaje, a do tego posiada jakiś majątek. Wtedy warto poczekać, żeby odzyskać całą kwotę z faktury dzięki windykacji polubownej bądź na kolejnych etapach sprawy – w sądzie i podczas egzekucji komorniczej.
Czy firma musi być bankiem dla swoich klientów?
Wielu przedsiębiorców nie ma problemu ze zleceniami. Kłopot zaczyna się wtedy, kiedy pieniądze za towar lub usługę miesiącami nie trafiają na konto.
Oczywiście, że czasem warto poczekać. W biznesie zdarzają się poślizgi, ktoś ma chwilowy problem z płynnością bądź przelew wychodzi później niż powinien. Jednak dobrze w pewnym momencie zadać sobie pytanie o to, czy ja właśnie finansuję czyjąś firmę?
Właściciele firm dosyć często orientują się dopiero po czasie, że problemem nie była sama niezapłacona faktura. Bardziej to, ile energii, czasu i pieniędzy kosztowało późniejsze czekanie na płatność, bez żadnego planu na sytuację, kiedy dłużnik jednak nie zapłacił.
Czasem najlepszym rozwiązaniem będzie samodzielna windykacja, która zwykle polega na rozmowie, przypominaniu i ugodowym zakończeniu sprawy. Innym razem warto zlecić windykację zewnętrznej firmie. A czasem najlepsze może okazać się skorzystanie z usług skupu faktur – na przykład w modelu oferowanym przez Regis sp. z o.o. – jeśli ważniejsze od wielomiesięcznego czekania staje się szybkie odzyskanie gotówki i spokojne zajęcie się własnym biznesem.
Przypisy:
[i] https://mycompanypolska.pl/artykul/zatory-platnicze-sporym-problemem-malych-firm-srednio-traca-przez-nie-64-dni-rocznie/18741
[ii] https://media.bik.pl/informacje-prasowe/863321/84-firm-w-polsce-doswiadcza-opoznien-w-platnosciach-czas-odwrocic-ten-trend