Każda osoba prowadząca dużą firmę czy jednoosobowy biznes chce, by jego biuro przynosiło zyski. Odpowiednie warunki pracy sprzyjają większej efektywności, lecz jak je uzyskać? To nie musi być mozolna praca. Wystarczy wdrożyć kilka zasad, by w biurze pracowało się jak lepiej. Przyjrzyjmy się im bliżej.
Kilka zasad efektywnego biura
Podstawą są oczywiście wykwalifikowani, kompetentni pracownicy, którzy znają się na tym, co robią. Kolejną ważną kwestią jest organizacja pracy i delegowanie zadań. Dobry plan oraz dobra komunikacja usprawni działanie biura. Każdy będzie znał zakres swoich obowiązków, dzięki czemu unikniemy chaosu i niepotrzebnego stresu. Dobrze mieć w biurze osoby odpowiedzialne za konkretne zadania np. zaopatrzenie. Ciągły brak niezbędnych artykułów biurowych opóźnia pracę, a czasem wręcz ją uniemożliwia i powoduje frustrację. Kluczowy jest także porządek. Gdy wszystko ma swoje miejsce, nie marnujemy czasu i nerwów na szukanie przedmiotów. Zmniejszając wysiłek pracowników, jednocześnie zwiększamy ich wydajność. Usuwając bałagan z biurek, zwiększamy ich koncentrację na sprawach istotnych. Oprócz porządku i potrzebnego asortymentu ważny jest także sprawny sprzęt. Dobra drukarka w pracy, wygodne krzesło czy sprawny komputer to podstawa. Ergonomia pracy, czyli dbałość o pracowników i ich potrzeby oraz komfort w pracy sprawi, że pracownicy chętniej będą wykonywać swoje obowiązki, a ich praca będzie bardziej efektywna. Ważne jest także zaplecze socjalne. Często nie zdajemy sobie sprawy, jak dużo dają niepozornie małe rzeczy. Nowa żelowa podkładka pod nadgarstek czy przekąski w lodówce. To nie musi być nic wielkiego. Nie musi nam to wcale zajmować dużo czasu ani pochłaniać dużego budżetu. Możemy zamówić zakupy spożywcze online z dowozem. Bardzo ciekawą opcję uruchomił niedawno InPost. W swojej ofercie mają już nie tylko paczkomaty i standardowe przesyłki kurierskie, ale także dostawy świeżych produktów ze sklepów spożywczych. Dzięki temu świeże produkty w swoim biurze możemy mieć nawet tego samego dnia. Szybko, bez wysiłku, za pomocą aplikacji. Produkty dostarczane są ciężarówkami wyposażonymi w lodówko-zamrażarki, dlatego nie musimy się obawiać o to, że zepsują się w transporcie. Możemy zamówić nawet lody. Pracownicy na pewno docenią taki gest. Możemy także przygotować szybki poczęstunek w razie szkolenia czy wizyty gości. Nie marnujemy czasu na kolejki, szukanie produktów na półkach czy dźwiganie siatek. W aplikacji możemy wybrać datę i godzinę dostawy, dlatego nie musimy się martwić, że nie będziemy mieć czasu na zakupy. To zdecydowanie przydatna opcja. Zaoszczędzony czas możemy wykorzystać na inną aktywność lub po prostu na odpoczynek.
Mała rzecz a cieszy
Sprawna organizacja biura to podstawa jego efektywnego działania. Wdrożenie zasad, planowanie, dobra komunikacja i dbałość o asortyment i pracownika przynosi korzyści. Pamiętajmy, że to przede wszystkim ludzie. Dbając o nich, ich komfort pracy oraz dobre relacje i atmosferę w firmie stworzymy zespół, który wspólnie chce osiągać cele.