Choć prowadzenie sklepu internetowego wiąże się z koniecznością dopełnienia wielu formalności, ewidencja sprzedaży na kasie fiskalnej nie musi być jedną z nich. Wszystko dzięki zapisom zawartym w Rozporządzeniu Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 20 grudnia 2017 roku, zgodnie z którymi paragony można zastępować fakturami dla klientów indywidualnych. Takie rozwiązanie nie jest jednak dostępne dla wszystkich. Co trzeba zatem wiedzieć?
Zwolnienie z obowiązku posiadania kasy fiskalnej to przywilej niektórych przedsiębiorców prowadzących sprzedaż wysyłkową. Aby móc zastąpić paragony fakturami imiennymi, musisz spełniać następujące warunki:
- Prowadzić wyłącznie handel wysyłkowy (za pośrednictwem Poczty Polskiej lub firm kurierskich).
- Oferować towary, których sprzedaż nie jest objęta obowiązkiem ewidencji na kasie fiskalnej.
- Przyjmować zapłatę wyłącznie metodami bezgotówkowymi.
Co ciekawe, w niektórych przypadkach zwolnieni z konieczności posiadania kasy fiskalnej są także sprzedawcy stacjonarni. Ich obrót za poprzedni rok nie może jednak przekroczyć 20 tysięcy złotych.
Sklep internetowy a kasa fiskalna – utrata przywileju
Zwolnienie z obowiązku ewidencjonowania sprzedaży na kasie fiskalnej nie jest dane raz na zawsze. Przywilej ten utracisz, jeżeli:
- Sprzedaż produktów wymagających wystawienia paragonu przekroczy 20% Twojego całego obrotu.
- Umożliwisz klientowi osobisty odbiór sprzedanego towaru (nie jest to sprzedaż wysyłkowa).
- Klient dokona płatności gotówkowej.
Ze zwolnienia wykluczone są też naturalnie wszystkie produkty, których sprzedaż wymaga wystawienia paragonu. Jeśli chcesz więc uniknąć tego obowiązku, dobrze zastanów się nad doborem asortymentu.
Kasa fiskalna a sprzedaż internetowa. Metody płatności i wysyłki
Jak widzisz, oferowane w Twoim sklepie metody płatności i dostawy mają ogromne znaczenie dla zwolnienia z obowiązku posiadania kasy fiskalnej. Zakładając własny e-commerce, wybierz więc oprogramowanie, które zapewni Ci dostęp do odpowiednich integracji. Ciekawym przykładem tego typu platformy jest Sky-Shop, który pozwala na połączenie sklepu z funkcjonalnymi bramkami płatności i usługami kurierskimi.
Wybierając metody płatności dla swoich przyszłych klientów, postaw przede wszystkim na:
- szybkie przelewy,
- karty płatnicze,
- płatności mobilne (np. BLIK).
To rozwiązania, których najczęściej oczekują konsumenci, a które pozwolą Ci przy okazji uniknąć konieczności rejestrowania sprzedaży na kasie fiskalnej.
Wybierając metody dostawy dla swojego sklepu internetowego, możesz mieć z kolei wrażenie, że unikać trzeba przesyłek pobraniowych. Faktycznie, jeżeli klient opłaciłby towar gotówką przy odbiorze, Twój sklep utraciłby prawo do zwolnienia z obowiązku posiadania kasy fiskalnej. Na szczęście w takich sytuacjach zapłatę od kupującego przyjmuje firma kurierska, która przekazuje Ci właściwą kwotę zbiorczym przelewem.
Sklep internetowy a kasa fiskalna – produkty wyłączone ze zwolnienia
Jak już wspominaliśmy, niektóre produkty objęte są obowiązkiem ewidencji na kasie fiskalnej. To konkretne grupy towarów, których sprzedaż wymaga wystawienia paragonu. Zaliczają się do nich:
- perfumy i wody toaletowe,
- nośniki danych (cyfrowe i analogowe),
- tytoń i alkohol,
- sprzęt fotograficzny (z wyjątkiem części i akcesoriów),
- urządzenia telekomunikacyjne i RTV (z wyjątkiem
- części i anten),
- przyczepy, naczepy i inne pojazdy bez napędu,
- silniki i nadwozia do pojazdów silnikowych,
- produkty zawierające metale szlachetne,
- paliwa i gaz.
Powyższa lista jest względnie stała, lecz każdego roku może ulegać drobnym modyfikacjom. Jeśli chcesz mieć pewność, że przysługuje Ci zwolnienie z obowiązku posiadania kasy fiskalnej, staraj się więc trzymać rękę na pulsie.
Sprzedaż internetowa a kasa fiskalna – faktura zamiast paragonu
Zwolnienie z ewidencji sprzedaży na kasie fiskalnej wcale nie oznacza, że nie musisz udostępnić klientowi dowodu zakupu. W tym charakterze wykorzystuje się wspominaną już fakturę imienną. To standardowa forma rozliczeń między firmami, która znajduje również zastosowanie w handlu B2C (business to client).
Z oczywistych względów faktura dla klienta indywidualnego będzie różniła się od tradycyjnej faktury B2B (business to business) paroma detalami. Nie zawrzesz w niej przede wszystkim NIP-u, ponieważ osoby fizyczne po prostu go nie posiadają. Warto odnotować, że numeru tego nie trzeba zastępować także PESEL-em. W dokumencie wystarczy zamieścić imię i nazwisko kupującego, dane Twojej firmy oraz listę sprzedanych przez Ciebie produktów wraz z ich cenami.
Fakturę możesz dostarczyć albo w formie papierowej razem z przesyłką, albo później – na przykład za pośrednictwem wiadomości e-mail. Co ciekawe, nie jest to jednak obowiązek. Dokument musisz doręczyć kupującemu jedynie wtedy, gdy sam o to poprosi w terminie do 3 miesięcy od zawarcia transakcji. W pozostałych przypadkach zależy to wyłącznie od Twojej woli. Niemniej, większość sprzedawców automatycznie dołącza faktury do zamówień, aby zachować porządek w dokumentacji i uniknąć ewentualnych przykrych niespodzianek.
Musisz także pamiętać, że korzystając z możliwości niewystawiania paragonów, zobowiązujesz się udostępnić rachunek bankowy do dyspozycji Urzędu Skarbowego. W razie jakichkolwiek wątpliwości dotyczących sprzedaży, organ ten będzie miał prawo do analizy wyciągów z Twojego konta.
Sprzedaż przez Internet a kasa fiskalna – podsumowanie
Chcąc korzystać ze zwolnienia z obowiązku posiadania kasy fiskalnej, musisz wziąć pod uwagę zarówno oferowany klientom asortyment, jak i udostępniane im metody płatności i dostaw. Pamiętaj przy tym o wyborze odpowiedniego oprogramowania sklepowego, które pozwoli Ci na szybkie i wygodne wystawianie faktur imiennych. W intuicyjny minisystem księgowy wyposażona jest na przykład platforma Sky-Shop, cechująca się łatwością i szybkością obsługi. Skorzystaj więc z jej darmowego okresu próbnego i poznaj wszystkie zalety tego narzędzia!
Więcej informacji na temat sprzedaży i kasy fiskalnej znajdziesz pod adresem: https://blog.sky-shop.pl/sklep-internetowy-kasa-fiskalna/