Skuteczne prowadzenie działalności gospodarczej w obecnym czasie wymaga zwiększenia przewagi nad konkurencją. Zastosowanie odpowiednich działań i narzędzi wiązać się będzie ze zwiększeniem wyniku finansowego firmy.
Skutecznym narzędziem mogącym dać przewagę nad konkurencją jest System ERP. Ten zintegrowany system informatyczny wspierający zarządzanie przedsiębiorstwem pomaga monitorować działalność firmy, optymalizować koszty jej prowadzenia, a także zwiększać wydajność.
Czym jest system ERP
System ERP to rozwiązanie mające na celu ułatwić organizację poszczególnym działom w firmie. Dzięki jednemu, autorskiemu oprogramowaniu, osoby zatrudnione na różnych stanowiskach – obsługa klienta, sprzedaż, produkcja, logistyka i magazyny, finanse i księgowość – korzystają z jednej bazy danych, co przyczynia się do bardziej efektywnego działania. Każdy pracownik może mieć różny poziom dostępu do poszczególnych funkcji i danych oprogramowania, co nie zmienia faktu, że są one ze sobą zintegrowane i aktualne. Wiele procesów wykonywanych jest automatycznie, co pozwala wykorzystać zaoszczędzony czas na inne formy rozwoju firmy.
System ERP rozwiązuje takie problemy jak:
- Brak jednolitych danych w poszczególnych działach firmy
- Występowanie błędów spowodowane różnymi danymi
- Utrudniona, lub niewygodna współpraca między działami firmy
- Bark synchronizacji danych pomiędzy różnymi programami
- Dane przesłane z opóźnieniem, lub niezaktualizowane na czas
System ERP wykorzystywany jest w większości branż. Do najpopularniejszych z nich należą:
- Finanse
- Logistyka
- Produkcja
- Magazyn
- Sprzedaż
- Obsługa Klienta
- Zarządzanie zasobami ludzkimi
- Raportowanie
- Środki trwałe
- Kadry i płace
- Serwis
Korzyść z wykorzystania systemu ERP w produkcji
Firmy produkcyjne w szczególności potrzebują optymalizacji działań, dzięki czemu praca może być jeszcze bardziej wydajniejsza. W jaki sposób system ERP może pomóc w skutecznym zarządzaniu zasobami i materiałami w takiej firmie? Przedsiębiorstwa ponoszą niepotrzebne koszty związane z magazynowaniem nadwyżek towarów, które nie zostały zużyte w tracie produkcji, lub została zamówiona ich nadmierna ilość. Sztuczna inteligencja zastosowana w programie, może pomóc ograniczyć takie koszty, na przykład poprzez monitorowaniu stanów magazynowych oraz prognozowaniu przyszłego zapotrzebowania.
Od czego zależy koszt systemu ERP?
Koszt wdrożenia systemu ERP w firmie uzależniony jest od wielu czynników. Każde przedsiębiorstwo jest inne i wymaga mniejszej, lub większej bazy danych. Małe przedsiębiorstwa zatrudniające kilku pracowników nie potrzebują takich funkcjonalności, jak na przykład duża firma produkcyjna. Od czego zatem zależy koszt systemu ERP?
- Licencja – może to być licencja ograniczona czasowa, lub dożywotnia. Jej cena zaleźć może od ilości pracowników w firmie, którzy będą z takiego rozwiązania korzystać. W wypadku licencji dożywotniej, początkowe koszty wdrożenia programu mogą być wysokie, jednak firma nie ponosi już comiesięcznych kosztów.
- Wdrożenie systemu ERP w firmie – To kolejny krok tuż po zakupie licencji. Dostawca systemu dokładnie analizuje procesy biznesowe w firmie, tak aby dopasować funkcjonalność do indywidualnych potrzeb każdego pracownika (działu). Do tego dochodzi przeszkolenie pracowników, a także migracja bazy danych z wcześniej używanych programów. Nie można zapominać także o aktualizacji oprogramowania, a także wdrażania nowych funkcjonalności wraz z rozwojem firmy.
- Funkcjonalność systemu – Systemy ERP występują w różnych wersjach i mogą być różne dla niektórych branż. Inne moduły systemowe otrzyma firma produkcyjna, a jeszcze inne działalność oparta na finansach.
- Serwery – Kolejnym kosztem składającym się na całokształt systemu ERP jest wybór miejsca na którym znajduje się całe oprogramowanie. Klient do wyboru ma lokalny serwer, lub działanie systemu w chmurze. Oba rozwiązania wymagają poniesienia kosztów (budowa infrastruktury IT wraz z konfiguracją pod kątem użycia ERP, lub opłata miesięczna związana z utrzymanie systemu w chmurze).
Zastosowanie systemu ERP może być na początku kosztowne, jednak biorąc pod uwagę korzyści jakie przyniesie na przestrzeni miesięcy, warto przemyśleć nad wdrożeniem takiego rozwiązania w firmie.