System kadrowo płacowy – 7 funkcji, które powinien mieć
Firmy, które samodzielnie prowadzą kadry i płace, powinny zaopatrzyć się w profesjonalne narzędzia. Jednak specjalistyczne oprogramowania mogą się bardzo między sobą różnić. Na co zwrócić uwagę?
W dobie dzisiejszych technologii coraz mniej firm posługuje się tradycyjnymi metodami. Nowoczesne programy kadrowo-płacowe są wygodne, pozwalają zachować porządek i znacznie ułatwiają wykonywanie codziennych obowiązków. Zastanówmy się, jakie funkcje w tym przypadku są najważniejsze.
- Zgodność z przepisami
Co jakiś czas zmieniają się przepisy, wprowadzane są nowe rozporządzenia, inne przestają obowiązywać. Aby uniknąć nieprzyjemności, musimy się upewnić, że system kadrowo-płacowy działa na podstawie bieżących przepisów. Ważne jest również to, że producent systemu kadrowo-płacowego na bieżąco dostosowuje go do nowych wymogów prawnych i udostępnia aktualizacje oprogramowania, dzięki czemu nie musimy poświęcać dodatkowej energii na śledzenie zmian w przepisach. - Możliwość pracy mobilnej
Praca zdalna jest znana od lat, ale w ostatnich miesiącach nabrała dodatkowego znaczenia. Warto więc zadbać o oprogramowanie, które umożliwia wykonywanie swoich obowiązków także poza siedzibą firmy. Jeżeli postawimy na taki program kadrowo płacowy, nawet kiedy fizycznie pracujemy poza biurem, to i tak będziemy w stanie rozliczać wynagrodzenia, być na bieżąco z zobowiązaniami do ZUS i US, czy zatwierdzać urlopy. - Możliwość integracji z innymi programami
W firmie korzysta się najczęściej z innych specjalistycznych programów. Są sytuacje, kiedy przydałoby się ich zintegrowanie, aby przesyłanie, czy wyszukiwanie dokumentów było prostsze. Taka funkcja bezsprzecznie usprawni pracę. Oprogramowanie kadrowo płacowe może być zintegrowane zarówno z systemami wewnętrznymi firmy jak i zewnętrznymi. - Generacja raportów
Bardzo istotną funkcją jest szybkie generowanie raportów. Specjalistyczne oprogramowanie pozwoli na tworzenie tradycyjnych wydruków, wysyłanie formularzy w mailu albo generowanie plików Excela. Bardzo szybko będziemy mieć listy płac, cenniki i wszystkie inne dokumenty związane z obsługą kadrowo płacową. - Samoobsługa pracownicza
Jedną w bardziej wygodnych funkcji jest samoobsługa pracownicza. Polega to na tym, że udostępnia się pracownikom firmy pulpity pracownicze. Za ich pośrednictwem mogą samodzielnie wypełniać wnioski o urlop lub inne prostsze dokumenty. Dzięki takiej funkcjonalności obieg wniosków o nieobecności i ich akceptacja przebiega sprawnie, a proces można monitorować na każdym etapie. Taka automatyzacja wiąże się z oszczędnością czasu. - Wsparcie w rekrutacji pracowników
Przeglądając oferty na programy, warto spojrzeć na te, które będą wspierać nas w codziennych obowiązkach, jak chociażby, rekrutacje pracowników. Specjalistyczny program pozwoli szybko zarejestrować kandydata w bazie, będziemy mogli przeanalizować jego dokumenty aplikacyjne, a kiedy zdecydujemy się na jego zatrudnienie, to szybko skonstruujemy dowolną umowę. - Kartoteki pracowników
To kolejna funkcja, która powinna być obowiązkowo w każdym programie kadrowo płacowym. Będziemy mieć dostęp do historii zatrudnienia, zaświadczeń, wymaganej dokumentacji, aneksów do umowy i wielu innych. Wszystko będzie w jednym miejscu i uporządkowane, a my szybko znajdziemy to, co w danej chwili będzie nam potrzebne.
- Zgodność z przepisami