Archiveo od lat świadczy dla swoich klientów szeroko pojęte usługi archiwistyczne. Jakie usługi polecamy w szczególności i dlaczego mogą być one nieocenionym wsparciem dla firm?
Archiwum, w którym wszystko jest na swoim miejscu
Usługi archiwistyczne oferowane przez Archiveo mają charakter kompleksowy– dlatego zachęcamy do skontaktowania się z naszymi specjalistami, którzy będą w stanie dopasować najlepsze rozwiązanie do posiadanego problemu. W praktyce, odciążamy firmy zarówno w przypadku konieczności gromadzenia i składowania dokumentów w formie papierowej, jak i wspieramy przedsiębiorstwa chcące przeprowadzić digitalizację swoich dokumentów. Niejednokrotnie firmowe archiwa potrzebują nowego systemu organizacyjnego, intuicyjnej klasyfikacji czy też odpowiednio przygotowanego miejsca, w którym będą mogły gromadzić się akta. Zdarza się, że problemem firmy jest brak miejsca na archiwum, w innym przypadku chodzi o segregację dokumentów i ich intuicyjną klasyfikację. Na czym w praktyce polega bezpieczna i profesjonalna archiwizacja?
- Punktem wyjścia jest zebranie wszystkich dokumentów, a następnie ich ułożenie zgodnie z normami metodyki archiwalnej.
- Każdy dokument, który będzie miał trafić do archiwum musi mieć w nim swoje miejsce- przeprowadzana jest więc ich klasyfikacja.
- Dokumenty są przydzielane do dwóch kategorii. W kategorii A mają znaleźć się dokumenty, które muszą być przechowywane wieczyście. Kategorią B oznacza się dokumenty, których czas archiwizacji jest określony.
Warto polegać na pracy doświadczonych archiwistów.
Kiedy konieczne jest uporządkowanie dokumentów
Służymy także pomocą w sytuacji, kiedy w firmie już istnieje działające archiwum, ale z różnych przyczyn jego organizacja nie jest najlepsza. Porządkowanie takiego archiwum najczęściej oznacza wielogodzinną, żmudną pracę z dokumentami. Dlatego też wspieramy w tym przedsiębiorstwa, które chciałyby w swoich archiwach wykonać selekcję ważnych dokumentów, a także które chciałyby posegregować posiadane akta, dokonać ich intuicyjnej klasyfikacji, wprowadzić ewidencjonowanie czy też brakowanie.
Outsourcing, który doskonale sprawdza się w praktyce
Warto, aby archiwum posiadało swojego stałego pracownika lub opiekuna, który na bieżąco będzie nad nim czuwał.
Praca nad bieżącym stanem faktycznym archiwum to jedno. Jednakże warto mieć świadomość, że praca nad archiwum tak naprawdę się nie kończy. W firmie bowiem tak naprawdę każdego dnia pojawiają się nowe dokumenty, które powinny trafić do archiwum w odpowiednie miejsce. Tym samym proponujemy usługę sprawowania pieczy nad archiwum- w takiej sytuacji to my zajmujemy się nie tylko uporządkowaniem sytuacji zastanej, ale też na bieżąco pracujemy w archiwum w celu utrzymania przyjętego porządku. Równie istotne jest regularne, przyjęte co jakiś okres czasu kontrolowanie stanu teczek oraz ich zawartości. Jest to o tyle wygodne, że firma nie musi się o nic martwić- kompleksowo zajmujemy się wszystkim, co związane z dokumentami oraz ich przechowywaniem.
Ważne dane nie tylko w formie papierowej
Digitalizacja jest obecnie procesem coraz częściej przeprowadzanym w wielu firmach
Digitalizacja to ważny proces sprzyjający jeszcze lepszej organizacji przedsiębiorstwa. Polega on na skanowaniu dokumentów z archiwum po to, aby zawsze mieć dostęp do ich cyfrowej kopii, a także po to, aby móc mieć łatwiejszy dostęp do akt w poziomu komputera, telefonu czy tabletu. Dzięki procesowi digitalizacji znacznie trudniej o zgubienie akt czy ich zniszczenie w sytuacji, kiedy posiadają one swoje cyfrowe kopie. Proces wykonywania skanów oraz organizacji wirtualnego archiwum jest jednak bardzo czasochłonny i doskonale zdajemy sobie sprawę z tego, że wiele firm nie będzie chciało przeprowadzać go na własną rękę. Stąd też oferujemy wsparcie przy procesie digitalizacji zajmując się kompleksowo każdym jego etapem.
Przechowywanie, depozyt oraz niszczenie dokumentów
Wszystkie te czynności są tak naprawdę podstawowymi operacjami, które można wykonywać z posiadanymi aktami. Nie każda firma ma do dyspozycji odpowiednie miejsce do organizacji nawet niewielkiego archiwum. W takiej sytuacji można zdecydować się na wykupienie przestrzeni magazynowej pod archiwum. Takie rozwiązanie oszczędza czas, ale też daje pewność, że dokumenty są bezpieczne i składowane w odpowiedni sposób.
Depozyt odrobinę różni się od przechowywania. W takim przypadku to klient ustala, na jak długi okres czasu dokumenty mają być przechowywane w naszej firmie. W końcu, czasem niezbędne jest też niszczenie niepotrzebnych już akt, które zabierają cenną przestrzeń w archiwum. Oczywiście, podczas niszczenia trzeba w wyjątkowy sposób zadbać o bezpieczeństwo danych i informacji, jakie znajdują się na dokumentach.
Jak więc widać, prowadzenie archiwum bywa zadaniem wymagającym, zarówno pod względem organizacji odpowiedniego miejsca pod archiwum, klasyfikacji dokumentów oraz czuwania nad tym, aby w archiwum zawsze panował porządek. Dlatego też zawsze staramy się wspierać naszych klientów w każdej z tych czynności sprawiając, że nie muszą oni wszystkich tych prac wykonywać na własną rękę. Zachęcamy do zapoznania się z ofertą naszej firmy oraz do kontaktu z naszymi specjalistami, którzy podpowiedzą, jakie kroki podjąć i jakie przyjąć rozwiązania, które najlepiej sprawdzą się w praktyce.
Archiveo
ul. Okrzei 31-33
68-200 Żary
tel.: +48 730 251 081