Portal biznesowy – Wiadomości / Informacje / Porady
Firma

Jakie zmiany niesie wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów w przedsiębiorstwie

wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów

Elektroniczny obieg dokumentów może wiązać się z wieloma korzyściami dla przedsiębiorstw, które zdecydowały się na to rozwiązanie. Korzystasz z tradycyjnego archiwum, a część pracowników zmuszona jest przebywać w biurze, kiedy reszta pracuje zdanie? Zobacz, czy warto wprowadzać zmiany w procesach związanych z przechowywaniem i przekazywaniem dokumentów.

Zapewnienie sprawnego i prawidłowego obiegu dokumentów wewnątrz przedsiębiorstwa jest kluczową kwestią, mającą istotny wpływ na prawidłowe funkcjonowanie firmy. Proces musi zostać zaplanowany w przemyślany sposób, również przewidując możliwe problemy i określając działania minimalizujące szkody.

Ryzyko błędu w tradycyjnym procesie

Tradycyjna forma, organizacji obiegu dokumentów w firmie, realizowana była poprzez ustalenie jednolitych procedur dotyczących np. sposobu przechowywania określonych dokumentów. Stosowanie przyjętego klucza oraz stosowanie się do wytycznych dotyczących miejsca, przechowywania pozwalała na zachowanie ładu w dokumentacji oraz umożliwiała sprawne dotarcie do nich, kiedy są potrzebne.

Takie rozwiązanie wymaga stałej opieki przez pracownika, jednocześnie mimo zachowania szczególnej dbałości, w przestrzeganiu przyjętych procedur, może dojść do zagubienia dokumentu. Co może nieść za sobą nieprzyjemne konsekwencje.

Ryzyko popełnienia błędu wzrasta, szczególnie jeśli wpływa bardzo duża liczba dokumentów lub dostęp do nich niedawna ma nowa osoba lub jest wiele osób uprawnionych do wglądu. Jeżeli w przedsiębiorstwie zachodzą wspomniane okoliczności, warto jest rozważyć działania, które zminimalizują możliwe ryzyko.

Takim rozwiązaniem może okazać się wdrożenie oprogramowania dedykowanego dla elektronicznego obiegu dokumentów. Nauka programów księgowych może wymagać skierowania pracowników na kurs, jeśli zachodzi potrzeba uzupełnienia wiedzy.

Oczywiście pozostali pracownicy, posiadający uprawnienia do wglądu w archiwa, będą musieli odbyć szkolenie, ale wdrożenie tego rozwiązania przyniesie istotne korzyści dla firmy.

Korzyści systemu elektronicznego obiegu dokumentów

Wykorzystanie oprogramowania w procesie obiegu dokumentów w firmie powoduje, znacząco skraca czas dotąd niezbędny czas na jego pełną realizację. Co więcej, pracownicy nie muszę fizycznie pojawiać się w biurze, aby wyjąć lub schować dokumenty. Przekazywanie dokumentów odbywa się automatycznie, eliminuje to ewentualne ryzyko zagubienia lub przechwycenia przez niewłaściwą osobę.

Stosowanie programów do elektronicznego obiegu dokumentów zmniejsza wydatki firmy. Znaczące jest zarówno to, że pracownicy nie muszą fizycznie wybierać dokumentów, ale również brak konieczności zakupu niezbędnych materiałów do utrzymania archiwum: segregatory, teczki, foliowe koszulki.

Zmniejsza czas poświęcany przez pracowników na poszukiwanie właściwego dokumentu w dużych zbiorach, co bywa często pracochłonne. Czas poświęcany na takie działania zostaje zaoszczędzony.

Wprowadzenie stosownego oprogramowania, pozwala na szybki i łatwy dostęp do archiwum oraz ułatwia współdzielenie dokumentów między różnymi działami firmy.

Przeprowadzenie cyfryzacji w procesie związanym z dokumentami, świetnie wpływa na tempo przekazywania informacji między pracownikami w różnych działach. Dużym ułatwieniem, które wprowadza program, jest bark konieczności skanowania dokumentów, jeżeli osoba uprawniona do dostępu znajduje się w innym oddziale firmy.

A co za tym idzie, jest to idealny sposób na obsługę dokumentów dla przedsiębiorstwa, gdzie obowiązki są wykonywane z domu. Zupełnie inaczej rzecz się ma w przypadku pracy stacjonarnej, która szczególnie wymaga bycia osobiście w siedzibie. aby mieć fizyczną możliwość wglądu do dokumentów.

obieg dokumentów

Zanim podejmiesz decyzję dokonaj analizy

Zapewnienie odpowiedniego oprogramowania wiąże się ze stosownym kosztem. Warto zrobić rozeznanie, jakie funkcje oferowane są przez poszczególne propozycji rozwiązań technologicznych dla biznesu.

Taką usługą, którą mogą zapewniać programy jest możliwość skanowania dokumentów kamerą, odczytywanie z niej tekstu i zastosowanie właściwych działań (przekazanie do odpowiedniej osoby, do folderu z określoną grupą plików). Tego typu funkcje szczególnie przyczyniają się do skrócenia czasu  obsługi przez osoby odpowiedzialne za przetwarzanie np. faktur.

Przed dokonaniem zakupu dedykowanego oprogramowania, warto dokonać dogłębnej analizy procesów zachodzących w przedsiębiorstwie w związku z prowadzoną dokumentacją. Aby uzyskać szczegółowy obraz tego, jak był on realizowany dotychczas oraz jakie są mocne strony oraz wady obowiązujących procedur. Pomocne może się okazać dokonanie audytu wewnętrznego, którego wyniki mogą stać się podstawą do dokonywanych analiz.

System powinien być dopasowany do potrzeb firmy, a jego funkcje zapewniać rozwiązania kluczowych dla firmy kwestii. Warto sprawdzić możliwości finansowania rozwiązań informatycznych dla biznesu.

Przed zakupem można zainteresować się środkami dostępnego z funduszów unijnych, przeznaczonych na rozwój przedsiębiorstw. Należy jednak pamiętać o tym, aby dysponować budżetem z rozwagą i nie marnować go na funkcje, które zwyczajnie nie będą nam przydatne.

Poszukiwania odpowiedniego dostawcy, rozwiązań technologicznych w procesie obiegu dokumentów, możemy rozpocząć od zbadania opinii na temat tych programów.

Warto dowiedzieć się z czego są zadowoleni znajomi przedsiębiorcy. Możemy również sprawdzić opinia na temat potencjalnych dostawców, które widnieją w Internecie.

Pozostaje nam jeszcze podjęcie decyzji w sprawie dostawcy oraz skonfigurowanie ustawień pod kątem własnej organizacji. Dokonanie migracji danych może zająć trochę czasu, jednak rok ten jest niezbędny i nie warto go pomijać.

Ostatnim elementem jest przekazanie odpowiedniej wiedzy pracownikom. Na szkoleniu powinny być obecne wszystkie osoby mające dostęp do archiwum, aby ich stan wiedzy umożliwiał swobodne korzystanie z zasobów archiwum.