Co wziąć pod uwagę, wybierając hotel konferencyjny?
Wiele firm organizuje w swoich strukturach konferencje dla pracowników, kontrahentów, partnerów biznesowych, czy kadry zarządzającej. Szukając dobrego miejsca, warto wybrać hotel znajdujący się poza siedzibą danej korporacji. Zwiększa to prywatność, wpływa na komfort uczestników oraz stanowi pewną odmianę od codzienności. Dlatego warto postawić na wynajem sali konferencyjnej. Obecnie hotele oferują pomieszczenia z odpowiednim wyposażeniem multimedialnym.
Oficjalne konferencje, szkolenia i spotkania biznesowe wymagają odpowiedniej oprawy. Sale konferencyjne dają tego typu możliwość. Korzystanie z nich ma liczne zalety. Do największych można zaliczyć prestiż firmy i komfort uczestników. Odpowiedni hotel konferencyjny wpływa na autorytet i popularność korporacji. Dla osób zaproszonych z zewnątrz to bardzo dużo znaczy. Jeśli konferencja organizowana jest wśród pracowników firmy, osoby zaangażowane w jej organizację mogą poczuć się docenieni przez pracodawcę.
Wyposażenie sali konferencyjnej również zaskakuje. Pokoje zawsze mają odpowiednią akustykę, system multimedialny i klimatyzację. W takich miejscach można liczyć na pomoc techniczną w razie problemów, dzięki czemu osoby przemawiające mogą czuć się bardziej komfortowo. Bez wątpienia wynajem sali konferencyjnej jest wygodną opcją. Organizatorzy mogą zamówić swoim gościom catering konferencyjny oraz skorzystać z wszelkich udogodnień oferowanych przez hotel.
Co wziąć pod uwagę, wybierając hotel konferencyjny?
Wynajem sali konferencyjnej w Warszawie to dość duże zadanie. Obiekty proponują szereg udogodnień, co sprawia, że ciężko zdecydować się na jeden właściwy. Poniżej przedstawiono najważniejsze cechy, na które warto zwrócić uwagę, wybierając miejsce na konferencję.
Dogodna lokalizacja
Lokalizacja to pierwsze kryterium, którym warto się kierować. Uczestnicy spotkania powinni mieć zapewniony dogodny dojazd, niezależnie od tego, czy wybiorą prywatny samochód, czy transport zbiorowy. To istotna kwestia w przypadku jednodniowych spotkań biznesowych. Wynajem sali konferencyjnej w Warszawie związany jest ze sprawdzeniem dzielnicy, trasy dojazdu, liczby dostępnych miejsc postojowych i natężenia ruchu w godzinach szczytu. Jeśli to dwudniowy pobyt – hotel powinien zagwarantować przestronne pokoje i szereg atrakcji, które zintegrują zespół i zapobiegną nudzie. Może to być lobby bar czynne całą dobę, elegancka restauracja, kręgle, czy basen.
Aranżacja sali konferencyjnej
Przed wyborem obiektu, warto zwrócić uwagę na liczbę miejsc. Na ich dostępność ma wpływ aranżacja sali konferencyjnej, która z kolei zależy od charakteru spotkania. Wśród najpopularniejszych układów można wyróżnić: teatralny, szkolny, podkowa i stół konferencyjny. W układzie teatralnym i szkolnym organizuje się wszelkiego rodzaju szkolenia oraz konferencje. Uczestnicy siedzą wygodnie, słuchają i notują najpotrzebniejsze informacje. Co więcej, układ szkolny daje możliwość pracy w grupach, ponieważ zaproszeni goście są zgromadzeni przy niewielkich stolikach. Natomiast w konfiguracji o nazwie “podkowa” największą rolę odgrywa stół konferencyjny ustawiony w kształt przypominający podkowę. Daje to możliwość swobodnej dyskusji, ponieważ uczestnicy siedzą między sobą w niewielkich odstępach. Układ z pojedynczym stołem konferencyjnym najczęściej jest stosowany w bardzo małym gronie osób.
Profesjonalne wyposażenie multimedialne
Lokalizacja i dogodna liczba miejsc to nie wszystko, aby uznać lokal za interesujący. Warto zwrócić uwagę na profesjonalne wyposażenie multimedialne, ponieważ to głównie charakteryzuje prestiżowy hotel z salą konferencyjną. Warszawa oferuje wiele tego typu miejsc, dzięki czemu wybór odpowiedniego lokalu może okazać się znacznie prostszy. Obiekt powinien mieć odpowiedni system nagłaśniający, rzutnik, ekran położony pod odpowiednim kątem i regulowane oświetlenie. Warto pamiętać o darmowym Wi-Fi dla gości. Nierzadko w wyposażeniu można znaleźć niewielki podest i laserowy wskaźnik. Niemniej ważna jest jakość krzeseł i wykładzin – nie mogą być one zabrudzone ani zniszczone.
Catering konferencyjny
Świadczone usługi konferencyjne w hotelu i ich jakość ma bardzo duże znaczenie dla gości i przebiegu całej konferencji. Zwróć uwagę, czy obiekt oferuje ciepłe napoje swoim uczestnikom, jak wyglądają przekąski oraz przerwa lunchowa. Im wyższy standard obsługi, tym większe korzyści dla uczestników spotkania.
Cena
Zastanawiasz się, ile kosztuje wynajem sali konferencyjnej? Koszt takiego przedsięwzięcia może być różny w zależności od oferty. Wiele obiektów do podstawowej ceny pakietu dolicza usługi dodatkowe, takie jak wypożyczenie rzutnika, dostarczenie napojów zimnych i ciepłych, czy szybkie posprzątanie sali podczas krótkich przerw w spotkaniu. O każdą z tych rzeczy należy zapytać przed podjęciem ostatecznej decyzji o rezerwacji miejsca.
Jeśli zastanawiasz się czy są miejsca w Warszawie spełniające wszystkie powyższe warunki, odpowiedź brzmi – oczywiście że tak! Przykładem doskonale zorganizowanego hotelu na konferencję w Warszawie jest na przykład Air Hotel.
Organizacja konferencji to nie lada wyzwanie. Warto wziąć wszystkie powyższe kryteria pod uwagę, ponieważ tylko wtedy zyskasz pewność, że Twoje spotkanie biznesowe przebiegnie sprawnie i bez większych problemów.