Czy zarządzanie flotą samochodową powierzyć własnemu pracownikowi czy zlecić firmie zewnętrznej?
O trudach pracy administratora floty oraz korzyściach z outsourcingu, napisaliśmy we współpracy z Polskim Serwisem Floty, jednym z liderów w branży flotowej.
Zarządzanie flotą to wyzwanie
Zarządzanie flotą samochodową to praca czasochłonna, wymagająca wiedzy (nie tylko w temacie motoryzacji, ale i np. prawa podatkowego) oraz szerokich kompetencji. Ważne są tu umiejętności negocjacyjne, zakupowe, zarządcze i analityczne.
Nie bez znaczenia jest znajomość serwisów samochodowych, które sprawnie obsłużą flotę zarówno w najgorętszym okresie sezonowych wymian opon, jak i nie zawiodą w sytuacjach awaryjnych, gdy dojdzie do zdarzenia drogowego lub, gdy pojazd służbowy utknie na trasie.
Niełatwo znaleźć jedną osobę, która spełni wszystkie te wymagania, a w dodatku będzie mieć w zanadrzu wypracowane relacje (w tym korzystniejsze warunki) z istotnymi partnerami – warsztatami czy ubezpieczycielami.
Stanowisko administratora floty jest stanowiskiem niezwykle istotnym – od Fleet Managera zależy bowiem zapewnienie nieprzerwanej mobilności, a więc i płynności działań w przedsiębiorstwie. Czy warto więc powierzać to zadanie jednej osobie?
Wielkość floty ma znaczenie
Jeśli Twoja flota samochodowa jest nieliczna, możesz się zastanawiać, po co zlecać zarządzanie nią firmie zewnętrznej. Odpowiedź może być zaskakująca – dla oszczędności!
Okazuje się, że utworzenie stanowiska administratora floty może być zbyt kosztowne, z kolei obarczenie jednego z pracowników dodatkowymi obowiązkami bardzo rzadko wychodzi w biznesie na dobre.
Z jednej strony często sprawdza się powiedzenie, że kto zna się na wszystkim, ten nie zna się dobrze na niczym. Z drugiej zaś, sprawne funkcjonowanie floty to duża odpowiedzialność – nie każdy temu podoła, zwłaszcza, jeśli musi zrobić w firmie jeszcze szereg innych rzeczy. Stres, presja czasu, brak możliwości, by podnieść swoje kompetencje (bo kiedy) – o pomyłki, a więc koszty, których Twoja firma mogłaby uniknąć, nietrudno. Małym flotom jest też znacznie trudniej wynegocjować korzystne warunki finansowania pojazdów, współpracy z serwisami samochodowymi czy atrakcyjne ubezpieczenia.
Z kolei im większa flota, tym większe wyzwanie dla administratora. Warto by miał on wsparcie w zespole i dostęp do narzędzi, które znacznie usprawnią jego pracę, przy czym firma nie zawsze może sobie pozwolić na inwestycje w zasoby ludzkie, nie mówiąc już o autorskim oprogramowaniu.
Skala działalności, lata w branży, wypracowane kontakty – to ma znaczenie. Firmy specjalizujące się w obsłudze i zarządzaniu flotami mają kapitał niezbędny do tego, by robić to maksymalnie profesjonalnie i z korzyścią dla swoich klientów, a więc dla Ciebie.
Grono ekspertów, nowoczesne systemy (w tym aplikacje mobilne) ułatwiającę komunikację między administracją, kierowcami i serwisem, a Tobie dające bieżący wgląd w stan floty, sieć sprawdzonych partnerów, dostępność oryginalnych części i doskonałych jakościowo zamienników, wsparcie Biura Obsługi Klienta 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu – to wszystko (a nawet więcej) możesz znaleźć w ofertach kompleksowego zarządzania flotą.
To jednak nie jedyne rozwiązanie. Na firmę zewnętrzną możesz scedować tylko część obowiązków, jak np. serwis ogumienia czy wsparcie w przypadku zdarzeń drogowych i koordynację całego procesu likwidacji szkód na pojeździe, co może znacząco odciążyć Twój zespół i zapewnić nieprzerwaną mobilność.
Pojazdy służbowe pod kontrolą
Outsourcing niesie ze sobą ryzyko utraty kontroli. Bez przejrzystych, aktualnych raportów oraz bieżącej, profesjonalnej opieki koordynatora w firmie zarządzającej, możesz szybko utracić panowanie nad własną flotą. Dlatego mądrze wybierz partnera.
Transparentność kosztów to podstawa. Raporty zarządcze powinny dostarczać Ci rzetelnych informacji na temat aktualnego i faktycznego stanu floty, ułatwiając zaplanowanie w czasie rzeczywistych kosztów użytkowania samochodów. Z kolei rozliczenia bezgotówkowe zapobiegną niekontrolowanym przepływom pieniędzy. Jeśli w ofercie obsługi floty nie ma wzmianki o przejrzystych raportach i rozliczeniach, to już powinno Cię zaalarmować. Dowiedz się również, czy koordynator będzie dostępny dla Ciebie wyłącznie zdalnie czy jest możliwość uzyskania wsparcia na miejscu, w Twojej firmie.
Liczą się ludzie
W biznesie, jak w życiu – liczą się ludzie! Przy czym nie chodzi tu tylko o ich kompetencje, ale i podejście. Na cóż Ci oferta, w której jest ogrom usług, których nie potrzebujesz, a brakuje tej, która bardzo by Ci się przydała (na przykład wymiana opon na Twoim parkingu, tuż przed biurem, bez stania w kolejkach dwa razy w roku)?
Wybierz partnera w zarządzaniu flotą, który zaproponuje Ci indywidualne rozwiązania, będzie elastyczny i, po prostu, podejdzie do Ciebie po ludzku. Przecież zarówno firmie zarządzającej Twoją flotą, jak i Tobie powinno zależeć na jednym – by wszystko szło sprawnie i przynosiło zyski!
____________________
Polski Serwis Floty to eksperci w profesjonalnej i rzetelnej obsłudze flotowej oraz w zarządzaniu flotą samochodową. Ugruntowana pozycja na polskim rynku, przeszło 18 lat doświadczenia, sieć Autoryzowanych Punktów Obsługi, innowacyjne rozwiązania i orientacja na klienta. Dowiedz się więcej lub zapytaj o ofertę dla swojej floty na https://www.psflota.pl.