Tworzenie harmonogramu pracy jest obowiązkowe w przypadku pracy zmianowej, pracy w systemie równoważnym oraz w firmach pracujących w niedzielę i święta. Natomiast firmy, w których obowiązuje stały rozkład czasu pracy (np. od poniedziałku do piątku w godzinach 09:00-17:00), a informacja o rozkładzie czasu pracy stanowi część umowy o pracę bądź jest zakomunikowana pracownikom w obwieszczeniu lub regulaminie pracy, są zwolnione z tego obowiązku. Harmonogramu pracy nie tworzy się również dla pracowników pracujących w systemie zadaniowym bądź w indywidualnym systemie czasu pracy.

Co powinien uwzględniać harmonogram pracy?

Układając harmonogram pracy, należy pamiętać o całkiem sporej liczbie czynników. Przede wszystkim należy określić wymiar czasu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym, a następnie określić godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy, uwzględniając przepisy dotyczące doby pracowniczej. Do harmonogramu należy nanieść urlopy pracowników, dni wolne z tytułu 5-dniowego tygodnia pracy, dni wolne od pracy a w przypadku firm pracujących w niedzielę pamiętać o konieczności zapewnienia wolnej niedzieli minimum raz na 4 tygodnie. Co ważne, w harmonogramie nie wolno uwzględniać godzin nadliczbowych, ponieważ nie mogą być one planowane z góry. Praca w godzinach nadliczbowych może wynikać jedynie ze szczególnych okoliczności bądź potrzeb pracodawcy.

Tworzenie harmonogramu pracy w Time Harmony

W gąszczu uwarunkowań i przepisów związanych z procesem tworzenia harmonogramu pracy, z pomocą przychodzi Time Harmony – system do rejestracji i zarządzania czasem pracy. W ramach modułu RCP służącego ewidencji czasu pracy, system daje możliwość tworzenia harmonogramu pracy oraz pełnego rozliczenia czasu pracy wraz z wyliczeniem dodatków za pracę w porze nocnej lub w nadgodzinach.

Automatyczna weryfikacja harmonogramu pracy pod kątem Prawa Pracy

Planowanie pracy w Time Harmony zapewnia 100% zgodność z Prawem Pracy, ponieważ system wysyła alerty i powiadomienia w sytuacji, gdy zaplanowany harmonogram pracy nie jest zgodny z przepisami. I tak na przykład system powiadomi o niewłaściwie zaplanowanej liczbie godzin w stosunku do okresu rozliczeniowego, braku 35-godzinnego odpoczynku tygodniowego, braku 11-godzinnego odpoczynku pomiędzy dobami pracowniczymi, a w przedsiębiorstwach pracujących w niedzielę również o konieczności zaplanowania co czwartej wolnej niedzieli.

Tworzenie harmonogramu pracy online to znaczne usprawnienie procesu i możliwość eliminacji papierologii. Jednak w przypadku konieczności sporządzenia wydruku dla pracowników, system zapewnia również taką możliwość, ponieważ zaplanowany grafik pracy można pobrać do Excela i wydrukować.

Tworzenie harmonogramu czasu pracy dla całych, wieloosobowych zespołów w elektronicznym systemie rejestracji czasu pracy Time Harmony staje się zatem procesem wymagającym kilku kliknięć, a zaoszczędzony czas można przeznaczyć na inne, ważne dla prowadzenia biznesu czynności.

Decydując się jednak na ręczne tworzenie harmonogramu pracy, można skorzystać z naszego bezpłatnego wzorca.