Portal biznesowy – Wiadomości / Informacje / Porady
Technologie

Najwyższej jakości urządzenia wielofunkcyjne do biura: radzimy, o czym warto pamiętać!

urządzenia wielofunkcyjne do biura

Urządzenia wielofunkcyjne stanowią nieodzowny element nowoczesnych biur i umożliwiają sprawne drukowanie, skanowanie, kopiowanie czy wysyłanie dokumentów. Wybór odpowiedniego sprzętu wpływa nie tylko na efektywność pracy, ale także na optymalizację kosztów i komfort użytkowania. Jak wybrać model, który najlepiej odpowiada potrzebom Twojej firmy? Podpowiadamy.

Sprzęt dopasowany do potrzeb

Pierwszym krokiem przy wyborze urządzenia wielofunkcyjnego jest analiza potrzeb biura. Należy odpowiedzieć sobie między innymi na pytania o to, jak intensywnie będzie wykorzystywany sprzęt, czy daje on możliwość wykonania druku dwustronnego oraz w jaki sposób przebiega integracja z systemami cyfrowymi.

Profesjonalne urządzenia wielofunkcyjne do biura są dostępne u wielu producentów i różnią się parametrami oraz specyfiką pracy. Warto dokładnie zapoznać się ze specyfikacją techniczną i opiniami o producencie. Przykładowo Canon oferuje produkty intuicyjne w obsłudze, łączące podstawowe funkcje w kompaktowej formie. Konica Minolta znana jest z zaawansowanej technologii, niskiego zużycia energii i przyjazności dla środowiska. Z kolei Kyocera i Brother stawiają na trwałość oraz przystępne koszty eksploatacji.

Bezpieczeństwo sprzętu

Bezpieczeństwo danych w urządzeniach wielofunkcyjnych to priorytet. Agencja Quocirca informuje, że w ich badaniu aż 68% organizacji doświadczyło co najmniej jednego wycieku drukowanych danych w ostatnim roku. Przeciętny koszt takiego incydentu oszacowano na 631,915 funtów. Bardzo ważne jest, aby urządzenia posiadały zaawansowane oprogramowanie antywirusowe, chroniące przed cyberatakami. Mile widziana jest także opcja drukowania zabezpieczonego kodem PIN lub kartą identyfikacyjną. Dzięki nim ograniczamy dostęp tylko do autoryzowanych użytkowników.

Funkcjonalności i wydajność

Dobierając maszynę, warto także zwrócić uwagę na wydajność. To ona określa:

  • prędkość druku – ważną w biurach, gdzie obsługiwane są duże wolumeny dokumentów;
  • rozdzielczość – ma znaczenie, jeśli dokumenty wymagają wysokiej jakości wydruków, np. grafiki czy raporty prezentacyjne;
  • obsługiwane formaty papieru – najlepsze urządzenia to te, które są w stanie sprostać różnorodnym zadaniom i obsługują nie tylko standardowy format A4, ale i większe arkusze, np. A3.

Ważne jest także zwrócenie uwagi na obecność szeregu funkcji ułatwiających wykonywanie obowiązków zawodowych. Jedną z nich jest druk mobilny, czyli możliwość drukowania dokumentów bezpośrednio z telefonu lub tabletu. Użytkownicy cenią opcję automatycznego podajnika, z kolei dla pracodawcy szczególnie ważne jest skanowanie do formatu PDF z hasłem otwierającym plik. Te funkcje zapewniają bezpieczeństwo poufnych danych. Szeroki wybór urządzeń wielofunkcyjnych znajdziesz tutaj: https://www.biuroinnowacje.pl/urzadzenia/wg-typu/urzadzenia-wielofunkcyjne.

Koszty zakupu i eksploatacji

Decydując się na konkretne rozwiązanie należy oszacować całkowity koszt użytkowania. Obejmuje on nie tylko początkową inwestycję, ale także wydatki na materiały eksploatacyjne (tonery, bębny) oraz serwisowanie i ewentualne naprawy. W tym kontekście warto rozważyć dwie podstawowe opcje.

  • Klasyczny zakup urządzenia wielofunkcyjnego do biura – jest korzystny dla firm o niewielkich potrzebach, gdzie sprzęt jest używany sporadycznie. Plusem jest brak stałych opłat, ale wadą – konieczność pokrywania kosztów serwisowania i materiałów eksploatacyjnych.
  • Dzierżawa urządzeń wielofunkcyjnych – często okazuje się bardziej opłacalna dla małych, średnich i dużych firm. W ramach miesięcznej opłaty użytkownik zyskuje dostęp do nowoczesnego sprzętu, serwis oraz materiały eksploatacyjne. Po upływie określonego czasu (np. 36 miesięcy) urządzenie jest wymieniane na nowsze. W ten sposób organizacja może cieszyć się dużą elastycznością oraz dostępem do nowoczesnych technologii.

Wynajem urządzeń wielofunkcyjnych ma także jeszcze jedną istotną zaletę – czasami firmy, które go oferują, zapewniają także wsparcie eksperckie, chociażby w formie aplikacji eKONTAKT. Zawarte w niej materiały oraz funkcjonalności, skracają czas uzyskania wsparcia technicznego.