Przedsiębiorstwa mają obowiązek magazynowania i archiwizacji ważnych dokumentów przez określony czas. Tego rodzaju papiery zawierają poufne dane personalne lub majątkowe. Ważnym jest zatem, po upłynięciu terminu, zniszczenie ich w taki sposób, aby nie można było ich odczytać. W jaki sposób przygotować dokumenty do zniszczenia i komu powierzyć ich utylizację?
Kiedy można zniszczyć dokumenty?
Długości przechowywania dokumentów zależą głównie od ich rodzajów i przeznaczenia. Dokumentację ze względu na jej rodzaj można podzielić następująco: kadrowo-płacowa, medyczna, księgowa. Terminy przechowywania dokumentacji są zawarte w ustawach prawa polskiego. Z kolei dokumenty uwzględniające dane osobowe są regulowane przepisami RODO. Po upływie wyznaczonego czasu należy zniszczyć całą dokumentację. Powodami utylizacji akt są najczęściej utrata przydatności danych, upływ okresu ich magazynowania, zmiana celów modyfikowania, bądź żądanie klienta o byciu zapomnianym przez daną firmę.
Metody utylizacji danych
Podstawową opcją jest zwykłe wyrzucenie papierów lub innych materiałów służbowych do kosza. Jest to jednak niezbyt bezpieczna metoda pozbycia się dokumentów firmowych. Innym rozwiązaniem jest pocięcie materiałów przed wyrzuceniem ich do śmietnika. To proste, ale czasochłonne rozwiązanie. Często używaną metodą jest samodzielne niszczenie dokumentów za pomocą niszczarki. Jest to dość bezpieczna opcja, jednak wymaga dostosowania odpowiednich ustawień urządzenia tak, by odczytanie informacji zawartych na ścinkach materiałów było niewykonalne. Duże firmy i instytucje decydują się na najbezpieczniejszy sposób zniszczenia dokumentów, jakim jest skorzystanie z usług specjalistycznej firmy. Tam utylizacją zajmują się wykwalifikowani pracownicy, a cały proces przebiega z uwzględnieniem odpowiednich ustaw prawnych o ochronie danych.
Przygotowanie do utylizacji dokumentów
Zanim rozpoczniemy proces niszczenia musimy pamiętać o kilku bardzo ważnych kwestiach. Przede wszystkim należy dokładnie przejrzeć wszystkie papierowe i cyfrowe nośniki danych i oddzielić od siebie te przeznaczone do zniszczenia od tych które muszą jeszcze na to zaczekać, tak aby przez pomyłkę nie zutylizować ważnych dokumentów, które będą jeszcze potrzebne. To proces nieodwracalny i nawet najmniejszy błąd może spowodować duże kłopoty. Rzeczą, o której należy pamiętać jest pozbycie się z dokumentów metalowych zszywek, którymi były połączone. Wszystkie papiery przeznaczone do niszczenia powinny mieć formę luźnych kartek. Wyjęcie ich z koszulek i segregatorów ograniczy koszty związane z utylizacją.
Szukasz profesjonalnej firmy, która zajmie się utylizacją dokumentów firmowych? Odwiedź https://pika.pl/usluga/niszczenie-dokumentow/.