Niemal w każdym przedsiębiorstwie – nie ważne jak dużym – niezbędne jest efektywne zarządzanie dokumentami. W tym celu powstają szkolenia i kursy, które mają za zadanie przedstawić rozwiązania i narzędzia do uproszczenia zarządzania w każdej instytucji czy firmie. Zapraszamy do skorzystania z działu „patronat medialny”, w którym przedstawiamy szkolenia i bezpłatne eventy poświęcone technologiom usprawniającym zarządzanie, obieg informacji i digitalizację dokumentacji.
Workflow w firmie
Efektywny workflow, to taki ,który charakteryzuje się prostotą i skutecznością. W tym celu opracowano system DMS. DMS (ang. Document Managament System), czyli kompleksowe narzędzie usprawniające obieg dokumentów.
Co to jest i czym się wyróżnia system DMS oraz jakie zmiany wprowadzono w jego nowej wersji Comarch DMS 2018.2?
Funkcjonalność DMS to podstawa
Ważne jest, aby odpowiedni system obiegu dokumentów był przede wszystkim wydajny i funkcjonalny. Wśród udostępnionych funkcjonalności DMS należy wyróżnić:
- Możliwość współpracy Comarch DMS z systemem Comarch ERP Altum.
- Możliwość pracy wielofirmowej z wykorzystaniem różnych konfiguracji systemów Comarch ERP, np.
- Comarch ERP XL z/lub Comarch ERP Altum z Comarch Optima. Dzięki temu na jednym dokumencie/obiegu DMS można pracować, korzystając z danych pochodzących z różnych baz.
- Panel użytkownika pozwalający na definiowanie widoku list poprzez zmianę kolejności kolumn oraz ich ukrywanie zarówno w wersji stacjonarnej, jak i w wersji WWW.
- Wyświetlanie powiadomień o nowych i przekazanych dokumentach w aplikacji Comarch Mobile DMS (Android i iOS).
Korzyści
Korzyści jakie osiągniemy wprowadzając system monitorujący obieg dokumentów w naszej firmie jest bardzo dużo. Dzięki takim rozwiązaniom, można na bieżąco monitorować każdy aspekt działalności, począwszy od stanu zadań, wykonawców po zmiany jakie wymaga projekt.
Bardzo ważną zaletą jest także archiwizacja zadań, w tym stworzenie bazy danych przedsiębiorstwa, która jest dostępna z poziomu komputera. Warto zaznaczyć, że wdrożenie do firmy systemu służącego do obsługi obiegu dokumentów, może być oparte o dwa modele. Firma przedstawia gotowe rozwiązania, które dostępne są po uzyskaniu licencji na dany okres czasu, lub tworzy taki system od podstaw na potrzeby danej firmy. Drugie rozwiązanie nie należy do najtańszych oraz wymaga poświęcenia czasu.
Wybór odpowiedniego rozwiązania należy od firmy.
Zobacz także: Co to jest system workflow?