Spółka z o.o. to bardzo popularna forma prowadzenia działalności gospodarczej. Niski kapitał, niewiele formalności podczas zakładania i ograniczona odpowiedzialność wspólników – to kilka z wielu argumentów przemawiających za jej założeniem. Spółki z o.o. mają jednak obowiązek prowadzenia pełnej księgowości. Z czym to się wiąże?
Z jakimi obowiązkami wiąże się księgowość dla spółki z o.o.?
Odpowiedź na pytanie, jaka księgowość dla spółki z o.o., nie budzi wątpliwości – wymagana jest pełna księgowość. Ta z kolei wiąże się z księgowaniem nie tylko podstawowych zdarzeń gospodarczych (jak ma to miejsce w przypadku JDG), ale wszystkich przeprowadzanych operacji. Ponieważ konieczne jest udokumentowanie każdej wydanej przez spółkę złotówki, to w praktyce księgowość spółki może być czasochłonna.
Jak wynika z art. 23 ustawy o rachunkowości, zapis księgowy dokonywany w księdze rachunkowej musi zawierać określone informacje – należą do nich:
- data dokonania operacji gospodarczej;
- rodzaj i numer identyfikacyjny dowodu księgowego – mowa o dowodzie księgowym, który jest podstawą zapisu;
- zrozumiały tekst, skrót lub kod opisu operacji – w przypadku skrótów lub kodów konieczne jest jeszcze stworzenie pisemnego objaśnienia;
- kwota i data zapisu;
- oznaczenie kont, których dotyczy zapis księgowy.
Jakie wyzwania pojawiają się podczas prowadzenia księgowości spółki z o.o.?
Prowadzenie księgowości w spółce z o.o. wiąże się z szeregiem wyzwań. Po pierwsze, trudnością są przepisy podatkowe. Niektóre są nieprecyzyjne, inne z kolei często zmieniane – osoba prowadząca księgi handlowe musi zatem pozostawać na bieżąco ze zmianami w prawie. Po drugie, pojawia się presja – na zgromadzenie dokumentów i ich zaksięgowanie nie ma wiele czasu. Po trzecie, trzeba dobrze znać specyfikę branżową. Dobrym przykładem jest branża transportowa.
Jak można przeczytać na stronie internetowej https://evotax.pl/pl/uslugi/ksiegowosc-dla-spolek-z-ograniczona-odpowiedzialnoscia/, księgowość spółki z o.o. działającej w branży logistycznej wymaga choćby:
- wiedzy z zakresu rozliczania kart paliwowych;
- doskonałej znajomości zagadnień związanych z VAT – konieczne jest m.in. składanie wniosków VAT-REF o zwrot VAT, który został doliczony do paliwa kupionego za granicą;
- umiejętności rozliczania kierowców.
Dlaczego spółka z o.o. powinna współpracować z biurem rachunkowym?
Formalnie nie ma przeszkód, aby spółka utworzyła wewnętrzny dział księgowości i zatrudniła specjalistów. W praktyce jednak takie rozwiązanie często jest nieopłacalne – współpraca z biurem rachunkowym wychodzi taniej. Co więcej, na rynku działają podmioty specjalizujące się w obsłudze firm z konkretnych branż. Przykładem może być firma Evotax – swoją ofertę kieruje ona do przewoźników z branży TSL.
Współpraca z biurem rachunkowym to sposób, aby zyskać pewność, że księgowość spółki z o.o. znajduje się w rękach specjalistów. To nie tylko kwestia uchronienia się od ewentualnych nieprawidłowości, które mogłyby zostać wykryte podczas kontroli – na podstawie rzetelnie prowadzonych ksiąg mogą powstać różne sprawozdania i raporty. Zawarte w nich informacje są nieocenione z perspektywy kadry zarządzającej – ułatwiają one podejmowanie decyzji biznesowych.