Faktura strukturyzowana (e-Faktura) to dokument występujący w KSeF, czyli Krajowym Systemie e-Faktur. 1 stycznia 2022 r. ta forma zaczęła być dostępna dla wszystkich przedsiębiorców, a już w 2025 r. zastąpi wszystkie inne wcześniej używane faktury sprzedaży – zarówno papierowe, jak i elektroniczne. Co warto wiedzieć o e-Fakturze? Wyjaśniamy.
Czym jest faktura strukturyzowana?
Faktura strukturyzowana to faktura sprzedaży w formacie xml wystawiana tylko i wyłącznie w postaci elektronicznej za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Oprogramowanie udostępnione przez KAS gwarantuje, że po 1 stycznia 2025 wszystkie dokumenty występujące w obiegu gospodarczym będą miały jeden, powtarzalny wzór. Po wprowadzeniu obligatoryjnego KSeF papierowe i elektroniczne faktury w innych formach (np. PDF) staną się zbędne.
Jak wygląda aktualnie obowiązująca e-Faktura?
Aktualna struktura logiczna e-Faktury jest publikowana na platformie ePUAP w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych (CRWDE). Informacje o aktualizacjach można znaleźć na oficjalnej stronie Ministerstwa Finansów. Obowiązująca od 1 września nowa forma e-Faktury, czyli FA(2), została opracowana z uwzględnieniem opinii i postulatów podatników, księgowych, biegłych rewidentów oraz pracowników sektora IT.
W FA(2), podobnie jak w FA(1), znajdują się trzy rodzaje pól:
- obligatoryjne – podatnik musi je wypełnić, ponieważ dane w nich zawarte wynikają bezpośrednio z ustawy o VAT. Poza tym prawidłowe informacje w tych polach warunkują poprawność całej faktury wystawianej w KSeF,
- opcjonalne – podatnik musi je wypełnić, jeśli wystąpią ku temu przesłanki,
- fakultatywne – informacje w tych polach w żaden sposób nie wpływają na poprawność faktury. Konieczność ich wypełnienia może wynikać z innych przepisów prawa niż ustawa o VAT albo z praktyk dokumentowania sprzedaży stosowanych przez podatnika.
Co obejmują zmiany w najnowszym wzorze e-Faktury? Jest ich naprawdę sporo (ponad 20). Przede wszystkim przedsiębiorca musi pamiętać, żeby w czasie wystawiania faktury wybrać wzór FA(2), ponieważ w przeciwnym wypadku nie zostanie ona przekazana do KSeF. Inaczej wygląda także sposób prezentacji adresów nabywcy i sprzedawcy.
W przypadku wątpliwości i pytań pomóc może księgowość spółek Wrocław.
Jak wystawić fakturę strukturyzowaną?
Fakturę strukturyzowaną można wystawić za pośrednictwem bezpłatnych narzędzi udostępnionych przez Ministerstwo Finansów, a konkretnie Aplikacji Podatnika KSeF dostępna w trzech wersjach: testowej, przedprodukcyjnej (demo) i produkcyjnej. Wystawienie dokumentu w ten sposób wymaga każdorazowo autoryzowania się Profilem Zaufanym, podpisem kwalifikowanym lub pieczęcią kwalifikowaną. e-Fakturę można też wystawić za pośrednictwem płatnego oprogramowania.
Jak wystawić korektę do e-Faktury?
KSeF umożliwia wystawianie dowolnej liczby korekt do danego dokumentu sprzedaży. Jeśli wystawiana korekta nie wpływa na wartość podstawy opodatkowania albo kwotę podatku (m.in. data sprzedaży, FP, TP, symbole GTU), w fakturze korygującej należy podać prawidłowe informacje. Podatnicy (nabywcy) mogą również wystawić notę korygującą poza systemem KSeF.
Ministerstwo Finansów podaje też, co zrobić w przypadku poważniejszych błędów, np. korekty błędnego NIP-u nabywcy. Najpierw należy wystawić fakturę „do zera” na błędny NIP nabywcy (zostanie ona dostarczona podatnikowi o tym numerze), a następnie drugą fakturę, tym razem z prawidłowym NIP-em. Jak wyjaśniono w odpowiedziach na najczęściej zadawane pytania, wynika to z uwarunkowań systemu: „Nie należy wystawiać faktury korygującej błędny numer NIP na inny prawidłowy, gdyż w KSeF nie wystąpi sytuacja, że fakturę odebrał podmiot będący rzeczywistą stroną transakcji, a jedynie numer NIP podany w fakturze był błędny”[1].
Nadal temat faktur strukturyzowanych jest dla Ciebie niejasny? Sięgnij po biuro rachunkowe Wrocław.