Dania to kraj, który przyciąga przedsiębiorców nie tylko stabilną gospodarką i wysokim poziomem życia, ale również przejrzystym systemem podatkowym i przyjaznym środowiskiem dla biznesu. Jednym z kluczowych elementów prowadzenia działalności gospodarczej w tym kraju jest księgowość – obowiązkowa, uregulowana przepisami i poddana cyfryzacji. Dla wielu właścicieli firm, zwłaszcza z zagranicy, duński system księgowy może początkowo wydawać się skomplikowany. Ten poradnik pomoże zrozumieć, jak działa księgowość w Danii, jakie są podstawowe obowiązki, terminy i najlepsze praktyki dla przedsiębiorców.
Podstawowe zasady księgowości w Danii
Wszystkie firmy działające w Danii – niezależnie od ich wielkości i formy prawnej – muszą prowadzić księgowość zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości (Bogføringsloven). Przedsiębiorca ma obowiązek dokumentowania każdej transakcji finansowej i przechowywania dowodów księgowych przez co najmniej pięć lat. Dotyczy to zarówno faktur sprzedażowych, kosztowych, jak i wszelkich umów czy korespondencji dotyczących działalności.
Księgowość w Danii może być prowadzona w języku duńskim lub angielskim. Ważne jest, by zapisy księgowe były przejrzyste i umożliwiały szybki dostęp do danych w przypadku kontroli. W Danii bardzo ceniona jest dokładność i terminowość, dlatego nawet drobne nieprawidłowości mogą skutkować konsekwencjami.
Duński rząd stawia na cyfryzację i automatyzację procesów administracyjnych. Obowiązki księgowe nie są wyjątkiem – od 2024 roku wchodzą w życie przepisy, które zobowiązują większość firm do prowadzenia księgowości w pełni cyfrowej. Oznacza to konieczność korzystania z odpowiednich programów księgowych, które spełniają wymogi techniczne ustalone przez urząd.
Wszystkie deklaracje VAT, roczne sprawozdania finansowe, a także informacje o zatrudnieniu pracowników przesyłane są online za pośrednictwem platform takich jak TastSelv Erhverv (dla podatków) oraz eIndkomst (dla danych o wynagrodzeniach). Cyfrowe systemy pozwalają na łatwą kontrolę danych, ograniczają błędy i umożliwiają szybsze reagowanie w razie nieprawidłowości.
VAT w Danii – jak działa podatek od towarów i usług
W Danii obowiązuje jednolita, standardowa stawka VAT (moms) wynosząca 25%. Obowiązek rejestracji firmy do VAT powstaje w momencie, gdy roczny obrót przekroczy 50 000 DKK. Rejestracji dokonuje się online przez portal virk.dk, a po jej zakończeniu firma otrzymuje indywidualny numer VAT.
Przedsiębiorca ma obowiązek regularnie składać deklaracje VAT – miesięczne, kwartalne lub półroczne – w zależności od wielkości obrotów. W deklaracjach należy uwzględnić zarówno należny VAT od sprzedaży, jak i naliczony VAT od zakupów, który można odliczyć.
W przypadku sprzedaży towarów i usług za granicę (w tym do innych krajów UE) stosuje się inne zasady, dlatego warto dokładnie zapoznać się z przepisami lub skonsultować się z doradcą księgowym, aby uniknąć błędów.
Roczne sprawozdanie finansowe i obowiązek raportowania
Wszystkie firmy zarejestrowane w duńskim rejestrze przedsiębiorstw (CVR) mają obowiązek składania rocznych sprawozdań finansowych. Zakres raportowania zależy od wielkości firmy oraz jej formy prawnej – inne wymagania mają jednoosobowe działalności gospodarcze, a inne spółki z ograniczoną odpowiedzialnością (ApS) czy spółki akcyjne (A/S).
Sprawozdanie finansowe powinno zawierać:
- bilans otwarcia i zamknięcia,
- rachunek zysków i strat,
- noty objaśniające,
- ewentualnie raport zarządu i opinię biegłego rewidenta (dla większych firm).
Roczne zestawienie należy złożyć elektronicznie do Erhvervsstyrelsen (urząd ds. działalności gospodarczej) w terminie – najczęściej do pięciu miesięcy od zakończenia roku obrotowego. Niedopełnienie tego obowiązku może skutkować grzywnami, a w skrajnych przypadkach – rozwiązaniem firmy przez urząd.
Fakturowanie i dokumentacja księgowa
Wystawianie faktur w Danii rządzi się ścisłymi zasadami. Każda faktura powinna zawierać:
- nazwę i adres sprzedawcy oraz nabywcy,
- numer CVR sprzedawcy,
- numer faktury i datę wystawienia,
- szczegóły dotyczące sprzedanych towarów lub usług,
- kwoty netto, VAT i brutto.
Faktury muszą być kolejno numerowane i przechowywane w sposób uporządkowany. Przedsiębiorca powinien także przechowywać wszelkie rachunki, paragony, umowy i inne dokumenty potwierdzające wydatki związane z działalnością.
W przypadku współpracy z instytucjami publicznymi, obowiązkowe jest korzystanie z systemu elektronicznego fakturowania (NemHandel), co wymaga wdrożenia zgodnych rozwiązań informatycznych.
Zatrudnianie pracowników i obowiązki księgowe z tym związane
Jeśli prowadzisz firmę w Danii i zatrudniasz pracowników, musisz spełnić szereg dodatkowych obowiązków księgowych. Przede wszystkim, musisz zarejestrować się jako pracodawca w SKAT oraz zgłaszać wszystkie dane płacowe do systemu eIndkomst.
Do najważniejszych obowiązków należą:
- naliczanie i odprowadzanie zaliczek na podatek dochodowy,
- opłacanie składek na fundusz emerytalny ATP i inne świadczenia socjalne,
- wypłacanie wynagrodzeń zgodnie z lokalnymi przepisami,
- przygotowywanie pasków wypłat (lønseddel) dla każdego pracownika.
W Danii istnieją również fundusze urlopowe (Feriekonto), które muszą być odpowiednio rozliczane w systemie księgowym. Pracodawcy zobowiązani są także do przestrzegania przepisów dotyczących urlopów, czasu pracy i minimalnych wynagrodzeń – często regulowanych przez układy zbiorowe pracy.
Najczęstsze błędy w księgowości i jak ich unikać
Mimo przejrzystości przepisów, właściciele firm w Danii często popełniają błędy księgowe. Do najczęstszych należą:
- brak systematycznego księgowania dokumentów,
- niewłaściwe lub opóźnione deklaracje VAT,
- niedostosowanie programu księgowego do nowych przepisów,
- nieprzechowywanie dokumentów zgodnie z wymogami,
- błędne fakturowanie transakcji międzynarodowych.
Aby ich uniknąć, warto korzystać z aktualnych narzędzi cyfrowych, regularnie szkolić się z zakresu księgowości i podatków oraz – w razie wątpliwości – konsultować się z doradcą.
Księgowość w Danii opiera się na przejrzystych, ale surowo egzekwowanych zasadach. Każdy właściciel firmy – niezależnie od jej wielkości – musi znać podstawowe obowiązki księgowe, dbać o dokumentację i regularnie rozliczać się z urzędami. Choć cyfrowy charakter duńskiej księgowości może ułatwiać wiele procesów, to nadal wymaga rzetelności i znajomości lokalnych przepisów. Właściwe prowadzenie księgowości nie tylko pozwala uniknąć problemów z urzędami, ale przede wszystkim buduje wiarygodność firmy i sprzyja jej rozwojowi na wymagającym, duńskim rynku.