Korzystanie z platformy KSeF możliwe jest od 1 stycznia 2022 r. na mocy Ustawy z dnia 29 października 2021 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw. Sam KSeF powstał z myślą o obsłudze faktur ustrukturyzowanych. Wspomniane faktury ustrukturyzowane określane są mianem e-faktur i funkcjonują one równi z innymi rodzajami faktur (papierowymi/elektronicznymi). Za pomocą systemu KSeF możliwe jest zarówno wystawianie, jak i udostępnianie e-faktur.
Możliwości Krajowego Systemu e-Faktur
Nadmienione wystawianie oraz udostępnianie e-faktur to oczywiście szczyt góry lodowej możliwości systemu KSeF. Poza wspomnianymi funkcjami KSeF umożliwia:
- Nadawanie, edycję bądź odbieranie uprawnień do użytkowania KSeF, jak i informowanie o w/w uprawnieniach,
- Wystawianie, otrzymywanie oraz przechowywanie przez czas 10 lat e-faktur,
- Nadawanie e-fakturom numeru identyfikującego je w KSeF,
- Przeprowadzanie analizy i weryfikacji prawidłowości informacji zawartych na e-fakturach,
- Informowanie o wystawieniu e-faktury, odrzuceniu fv bądź niemożności jej wystawienia z powodu niedostępności systemu KSeF.
KSeF – kto może korzystać z platformy MF?
Z systemu KSeF korzystać mogą:
- Przedsiębiorcy posiadają status czynnego podatnika podatku VAT,
- Przedsiębiorcy zwolnieni z podatku VAT,
- Przedsiębiorcy zidentyfikowani w naszym kraju do szczególnej procedury UE OSS, posiadający polski NIP.
E-faktury ustrukturyzowane – czym są i jak ich używać?
Faktury ustrukturyzowane to w praktyce typ faktur elektronicznych. Zasady ich działania w polskim systemie prawnym określone zostały w Art. 106e ustawy o VAT (Ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług). Posiadają one format elektroniczny xml – tożsamy ze strukturą logiczną e-Faktury FA(1) opublikowaną w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych (CRWDE) na platformie ePUAP. Wspomniany format elektroniczny umożliwia zarówno odczytanie e-faktury, jak i przetwarzanie danych przez platformę KSeF. Co istotne; każda e-faktura posiada numer identyfikujący ją na platformie KSeF.
Przedsiębiorcy mogą wysyłać i odbierać e-faktury:
- Bezpośrednio z KSeF;
- Przy użyciu programu finansowo – księgowego zintegrowanego z API KSeF.
Elementy zawarte na fakturze ustrukturyzowanej
Elementy obecne na każdej e-fakturze to między innymi:
- data wystawienia;
- numer identyfikujący fv w KSeF,
- nazwa podatnika/jego imię i nazwisko,
- nazwa nabywcy artykułów/usług,
- numer identyfikacyjny podatnika,
- numer identyfikacyjny nabywcy artykułów/usług,
- adres podatnika,
- adres nabywcy,
- data dokonania albo zakończenia dostawy artykułów/świadczenia usługi,
- nazwa artykułu/typ usługi,
- cena jednostkowa netto,
- kwota upustów i obniżek cen,
- stawka podatku,
- kwota podatku od sumy wartości sprzedaży netto (z uwzględnieniem podziału na kwoty odnoszące się do konkretnych stawek),
- kwota należności ogółem.
Obowiązek korzystania z systemu KSeF – od kiedy?
Korzystanie z platformy teleinformatycznej Ministerstwa Finansów możliwe jest od początku 2022. Nie jest to jednak obowiązek, a jedynie jedna z dostępnych możliwości. Niemniej docelowo KSeF stanie się rozwiązaniem obligatoryjnym, a zatem obowiązkowym. Data wejścia w życie obowiązkowego KSeF wyznaczona została na 1 lipca 2024 r (dla niemal wszystkich przedsiębiorców). Wyjątek stanowią jedynie małe i średnie firmy zwolnione z VAT. Te podmioty zostaną zobligowane do korzystania z KSeF od 1 stycznia 2025r.
Korzyści z użytkowania systemu KSeF
Użytkowanie systemu KSeF związane jest – z punktu widzenia przedsiębiorców – ze sporą ilość benefitów. System ułatwia prowadzenie przedsiębiorstwa optymalizując procesy związane z fakturowaniem, jak i obiegiem firmowej dokumentacji. Poza tym KSeF niweluje do zera możliwość zgubienia/zniszczenia faktury i zapewnia autentyczność pochodzenia i integralności treści e-faktury (w/w elementy nie podlegają ocenie organu podatkowego, ponieważ wynikają one z obowiązujących przepisów). Jednolity schemat faktury ustrukturyzowanej sprawia, że dokumentowanie transakcji staje się zarówno prostsze, jak i odczuwalnie szybsze. Podatnicy użytkujący platformę KseF nie są zobligowani do przechowywania i archiwizowania faktur (wyjątkiem jest sytuacja, gdy okres przedawnienia zobowiązania podatkowego wynosi ponad 10 lat. Wynika to z faktu, iż czas przechowywania przez system KSeF faktur ustrukturyzowanych wynosi właśnie 10 lat). Poza tym są oni zwolnieni z obowiązku udostępniania faktur na żądanie organu podczas kontroli (JPK_FA).
Simply Mobile Plus – prosty sposób na korzystanie z KSeF
Jeśli do tej pory nie zacząłeś korzystać z KSeF, to najwyższa pora to zmienić. Wbrew pozorom użytkowanie KSeF może być proste i naprawdę bezproblemowe. Wystarczy jedynie wyposażyć się w odpowiedni program do KSeF. Tego rodzaju rozwiązania są zintegrowane z KSeF, dzięki w pełni kontrolujesz proces wysyłki. Możesz zarówno pobierać i przetwarzać dane, weryfikować kolejne kroki, eksportować dane do MS Excel, jak i wygenerować dokument w formacie XML, a następnie przesłać go na konkretny portal z pobraniem statusu wysyłki oraz UPO. Wszystkie wspomniane powyżej funkcjonalności znajdziesz w aplikacji Simply Mobile Plus.
Simply Mobile Plus to między innymi:
- Pełna obsługa faktur sprzedażowych (w tym ich wysyłka do KSeF wraz z pobraniem statusu wysyłki i UPO).
- 100% kontrola procesu wraz z możliwością weryfikacji poprawności kolejnych kroków,
- Pełny podgląd danych,
- Generowanie danych w formacie XML,
- Możliwość pobrania danych z dowolnych źródeł, ich przetwarzania oraz wyeksportowania do Ms Excel.
Simply Mobile Plus rejestruje proces przygotowania deklaracji/raportu i zapewnia archiwizację danych. Aplikacja z łatwością integruje się z systemami ERP i CRM, a, jej obsługa możliwa jest zarówno poprzez urządzenia stacjonarne (np. laptop), jak i mobilne (np. smartfon).