Wiele firm rozpoczyna działalność od prowadzenia faktur, kosztów i rozliczeń w Excelu. To naturalny wybór – arkusz kalkulacyjny jest łatwo dostępny, dobrze znany i pozwala uporządkować podstawowe dane finansowe. Na początku działalności takie rozwiązanie często w pełni wystarcza.
Z czasem jednak firma się rozwija. Przybywa klientów, dokumentów oraz obowiązków administracyjnych. Wtedy Excel zaczyna ujawniać swoje ograniczenia, a zarządzanie fakturami staje się coraz bardziej czasochłonne. Istnieje kilka wyraźnych sygnałów, które wskazują, że warto rozważyć przejście na dedykowany program do faktur.
Dlaczego przedsiębiorcy tak chętnie korzystają z Excela?
Excel od lat pozostaje jednym z najpopularniejszych narzędzi wykorzystywanych przez przedsiębiorców. Powodów jest kilka.
Przede wszystkim wyróżnia go niski koszt wejścia. Wiele firm już korzysta z pakietu biurowego, dlatego nie ma potrzeby inwestowania w dodatkowe oprogramowanie na początku działalności.
Dużą zaletą jest także prostota. Nawet osoby bez zaawansowanej wiedzy technicznej potrafią stworzyć podstawowy arkusz do ewidencji przychodów, kosztów czy wystawianych faktur.
Nie bez znaczenia pozostaje również elastyczność. Arkusz można dowolnie modyfikować, dodawać nowe kolumny, tworzyć własne zestawienia i dostosowywać go do indywidualnych potrzeb firmy.
Excel jest też powszechnie znanym narzędziem, dzięki czemu przedsiębiorcy nie muszą poświęcać czasu na naukę nowych systemów.
Na początkowym etapie działalności jest to często rozsądne i wygodne rozwiązanie. Problemy pojawiają się dopiero wtedy, gdy skala działalności zaczyna rosnąć.
Sygnał nr 1 – coraz więcej czasu poświęcasz na wystawianie faktur
Jednym z pierwszych sygnałów ostrzegawczych jest rosnąca ilość czasu przeznaczanego na przygotowywanie dokumentów sprzedażowych.
W Excelu większość czynności wykonuje się ręcznie. Trzeba tworzyć nowe dokumenty, kopiować dane klientów, uzupełniać pozycje na fakturach i pilnować poprawnej numeracji.
Przy kilku klientach nie stanowi to większego problemu. Jednak gdy liczba kontrahentów rośnie, liczba powtarzalnych czynności zwiększa się proporcjonalnie. W efekcie przedsiębiorca coraz więcej czasu poświęca administracji zamiast rozwijaniu firmy i pozyskiwaniu nowych klientów.
Sygnał nr 2 – zaczynają pojawiać się błędy
Ręczna praca zawsze wiąże się z ryzykiem pomyłek.
W arkuszach kalkulacyjnych łatwo o błędne numery faktur, literówki w danych kontrahentów czy nieprawidłowe stawki VAT. Problemem bywają również nieaktualne dane klientów, które są kopiowane ze starszych dokumentów.
Każdy taki błąd może oznaczać konieczność wystawienia korekty, dodatkowy kontakt z klientem oraz stratę czasu. Im więcej dokumentów wystawia firma, tym większe ryzyko występowania podobnych pomyłek.
Sygnał nr 3 – nie masz kontroli nad płatnościami
Excel pozwala przechowywać informacje o wystawionych fakturach, ale nie zapewnia skutecznej kontroli nad płatnościami.
Przedsiębiorca musi samodzielnie monitorować wpływy na konto i sprawdzać, które dokumenty zostały opłacone. Brakuje czytelnych statusów płatności oraz automatycznych przypomnień dla klientów.
W rezultacie łatwo przeoczyć zaległe należności, co może negatywnie wpływać na płynność finansową firmy.
Sygnał nr 4 – trudno znaleźć potrzebne dokumenty
Wraz z upływem czasu liczba plików i arkuszy zaczyna rosnąć.
Pojawiają się kolejne wersje dokumentów, kopie zapasowe oraz dodatkowe zestawienia. Odszukanie konkretnej faktury sprzed kilku miesięcy może wymagać przeszukiwania wielu folderów i plików.
Dodatkowo pojawiają się problemy z archiwizacją oraz utrzymaniem porządku w dokumentacji. Im większa firma, tym bardziej odczuwalny staje się ten problem.
Sygnał nr 5 – współpracujesz z księgowym i ciągle wysyłasz pliki
W wielu firmach współpraca z księgowym opiera się na regularnym przesyłaniu dokumentów.
Przedsiębiorca musi eksportować dane, przygotowywać zestawienia i wysyłać pliki e-mailem. Taki proces jest czasochłonny i zwiększa ryzyko pomyłek.
Łatwo również przesłać nieaktualną wersję pliku lub pominąć część dokumentów. W efekcie zarówno przedsiębiorca, jak i księgowy tracą czas na wyjaśnianie rozbieżności i uzupełnianie brakujących danych.
Sygnał nr 6 – firma zaczyna się rozwijać
Rozwój firmy to oczywiście dobra wiadomość, ale jednocześnie oznacza większe wymagania organizacyjne.
Przybywa klientów, wzrasta liczba dokumentów, pojawiają się nowe kanały sprzedaży oraz dodatkowe obowiązki administracyjne. Zarządzanie wszystkimi procesami w Excelu staje się coraz mniej efektywne.
To moment, w którym przedsiębiorca powinien zastanowić się, czy obecne narzędzia nadal wspierają rozwój firmy, czy zaczynają go ograniczać.
Sygnał nr 7 – potrzebujesz raportów i analiz
Podejmowanie trafnych decyzji biznesowych wymaga dostępu do aktualnych danych.
Przedsiębiorcy coraz częściej potrzebują informacji dotyczących przychodów, kosztów, należności czy rentowności poszczególnych działań.
Przygotowywanie takich raportów w Excelu często wymaga ręcznego filtrowania danych, tworzenia dodatkowych tabel i aktualizowania formuł. Jest to proces czasochłonny i podatny na błędy.
Dedykowane programy do faktur pozwalają generować raporty automatycznie, dzięki czemu dostęp do najważniejszych danych jest znacznie szybszy.
Sygnał nr 8 – pojawiają się nowe obowiązki prawne, np. KSeF
Przepisy dotyczące prowadzenia dokumentacji księgowej i fakturowania stale się zmieniają.
Przykładem jest Krajowy System e-Faktur (KSeF), który wprowadza obsługę faktur ustrukturyzowanych. Spełnienie nowych wymogów przy wykorzystaniu wyłącznie arkusza kalkulacyjnego może być trudne i nieefektywne.
Przedsiębiorcy coraz częściej potrzebują narzędzi, które są na bieżąco aktualizowane i zapewniają zgodność z obowiązującymi przepisami. Dzięki temu mogą skupić się na prowadzeniu biznesu, zamiast śledzić każdą zmianę legislacyjną.
Co zyskujesz przechodząc z Excela na program do faktur?
Przejście na dedykowany program do faktur taki jak na przykład Streamsoft Firmino pozwala znacząco usprawnić codzienną pracę firmy.
Nowoczesne systemy oferują między innymi:
- automatyczne wystawianie dokumentów,
- bazę kontrahentów z możliwością szybkiego wyszukiwania danych,
- integrację z KSeF,
- kontrolę płatności i monitorowanie należności,
- raporty sprzedaży dostępne w czasie rzeczywistym,
- integrację z księgowością online.
Dzięki temu przedsiębiorca może ograniczyć liczbę ręcznych czynności, zmniejszyć ryzyko błędów i odzyskać czas na rozwój działalności.
Podsumowanie
Excel nie jest złym rozwiązaniem. Dla wielu firm stanowi dobry punkt startowy i pozwala uporządkować podstawowe procesy związane z fakturowaniem oraz rozliczeniami.
Wraz z rozwojem przedsiębiorstwa jego możliwości mogą jednak okazać się niewystarczające. Jeśli coraz więcej czasu pochłaniają czynności administracyjne, pojawiają się błędy, trudności z kontrolą płatności lub nowe obowiązki prawne, warto rozważyć przejście na dedykowany program do faktur.
Odpowiednie narzędzie nie tylko usprawnia codzienną pracę, ale również wspiera dalszy rozwój firmy i pozwala skupić się na tym, co najważniejsze – prowadzeniu biznesu.