Fakturowanie to kluczowy aspekt prowadzenia działalności gospodarczej. Krajowy System e Faktur, który stanie się obowiązkowy w Polsce od 2026, stawia przedsiębiorców przed wyzwaniem przejścia na fakturowanie elektroniczne. W tym artykule porównamy obie formy fakturowania, analizując ich zalety i wady.
Krajowy System e Faktur, czyli KSeF, to narzędzie umożliwiające elektroniczne wystawianie, przesyłanie i odbieranie faktur. Dzięki KSeF, firmy mogą korzystać z takich funkcji jak darmowe fakturowanie oraz automatyczna archiwizacja dokumentów. Elektroniczna faktura jest przechowywana w cyfrowym formacie, co ułatwia jej wyszukiwanie i dostępność. Wprowadzenie KSeF ma na celu uproszczenie i przyspieszenie procesów księgowych oraz zminimalizowanie ryzyka błędów.
Tradycyjne faktury a KSeF – wady i zalety obu rozwiązań
Tradycyjne faktury papierowe są nadal powszechnie stosowane, szczególnie w małych firmach. Wystawianie faktur papierowych wymaga jednak więcej czasu i zasobów. Przechowywanie i zarządzanie papierowymi dokumentami może być problematyczne, zwłaszcza w przypadku dużej liczby faktur. Ponadto, faktury papierowe są bardziej podatne na zgubienie lub zniszczenie, co może powodować trudności w późniejszej weryfikacji transakcji.
Faktury elektryczne
Zalety faktur elektronicznych obejmują szybkość i wygodę. Fakturowanie elektroniczne pozwala na natychmiastowe wystawienie i wysłanie dokumentów, co przyspiesza obieg faktur. Brak konieczności drukowania i wysyłania papierowych dokumentów redukuje koszty operacyjne. Elektroniczna faktura zajmuje mniej miejsca i jest łatwiejsza do przechowywania niż jej papierowy odpowiednik. Automatyzacja procesów umożliwia automatyczne przetwarzanie danych, co zmniejsza ryzyko błędów.
Jednak fakturowanie elektroniczne wiąże się również z pewnymi wymaganiami technicznymi. Korzystanie z faktur elektronicznych wymaga dostępu do odpowiedniego oprogramowania oraz umiejętności jego obsługi. Elektroniczne dokumenty muszą być odpowiednio zabezpieczone przed nieautoryzowanym dostępem i cyberatakami.
Tradycyjne faktury papierowe
Z kolei tradycyjne faktury papierowe mają swoje zalety, takie jak powszechna akceptacja. Faktury papierowe są nadal akceptowane przez wszystkie podmioty, niezależnie od ich stopnia zaawansowania technologicznego. Wystawianie faktur papierowych nie wymaga specjalistycznego oprogramowania ani dostępu do internetu.
Wady faktur papierowych to przede wszystkim czasochłonność. Wystawianie, wysyłanie i archiwizowanie faktur papierowych jest bardziej czasochłonne niż w przypadku faktur elektronicznych. Koszty druku, wysyłki i przechowywania faktur papierowych są znacznie wyższe niż w przypadku faktur elektronicznych. Przechowywanie dużej liczby faktur papierowych może prowadzić do problemów z zarządzaniem dokumentami i ich odnajdywaniem w przyszłości.
Podsumowanie
Od czego zależy wybór pomiędzy fakturami papierowymi a elektronicznymi? Decyzja zależy od indywidualnych potrzeb i możliwości przedsiębiorstwa. Krajowy System e-Faktur oferuje wiele korzyści, takich jak oszczędność czasu i kosztów, automatyzacja procesów oraz łatwość przechowywania dokumentów. Z kolei tradycyjne faktury papierowe są prostsze w obsłudze dla firm, które nie są jeszcze gotowe na przejście na pełne fakturowanie elektroniczne. Jednak biorąc pod uwagę rosnące znaczenie cyfryzacji oraz nadchodzące obowiązki związane z KSeF, warto rozważyć wdrożenie systemu e-faktur w swojej firmie już teraz.