Safeguarding jest jednym z najważniejszych narzędzi wprowadzonych przez administrację skarbową w ostatnich latach, ponieważ zmienia sposób wykrywania nieprawidłowości w VAT. Jeszcze niedawno termin ten pojawiał się głównie w dokumentach Ministerstwa Finansów, a dziś wpływa na sposób funkcjonowania przedsiębiorstw, księgowych i biur rachunkowych. System stał się fundamentem zautomatyzowanej analizy ryzyka, która pozwala wychwycić transakcje nietypowe, niezgodne lub podejrzane w całych łańcuchach dostaw. W praktyce przełożyło się to na większą liczbę wezwań do przedsiębiorców, dynamiczne kontrole i wzrost znaczenia bieżącej zgodności podatkowej.
Czym jest Safeguarding?
Safeguarding to zintegrowany model oceny ryzyka stosowany przez Krajową Administrację Skarbową do monitorowania rozliczeń VAT. Łączy dane z JPK_VAT, STIR, rejestrów SENT, deklaracji podatkowych, powiązań kapitałowych i osobowych oraz dodatkowych baz gospodarczych, tworząc profil ryzyka podatnika. Celem systemu jest wykrywanie oszustw karuzelowych, transakcji fikcyjnych i niezgodności pomiędzy danymi deklarowanymi przez strony transakcji. Mechanizm nie generuje formalnego statusu dla przedsiębiorcy – działa w tle, a jego rezultatem są czynności podejmowane przez urzędy, takie jak wezwania do wyjaśnień czy wszczęcie kontroli.
Po co wprowadzono Safeguarding?
Polska, jako jeden z największych rynków VAT w UE, jest również jednym z najbardziej narażonych na nadużycia związane z tym podatkiem. Luka VAT w ostatnich latach zmniejszyła się dzięki narzędziom analitycznym, ale przestępczość podatkowa nadal ewoluuje i wymaga nowoczesnych metod prewencji. Safeguarding jest odpowiedzią na rosnącą skalę danych, konieczność ich integracji oraz wyniki analiz KE i OECD, które od lat sugerowały wdrażanie zaawansowanych algorytmów predykcyjnych. Wprowadzony model pozwala na bieżąco oceniać zachowanie podatnika i reagować na odstępstwa od typowego profilu działalności.
Jak działa model oceny ryzyka?
Safeguarding to nie jeden algorytm, lecz zbiór powiązanych modeli oceniających różne aspekty działalności przedsiębiorstwa. Analizie podlegają nagłe wzrosty sprzedaży, rozbieżności pomiędzy danymi wykazywanymi w JPK a dokumentami złożonymi przez kontrahentów, nietypowe zmiany profilu działalności, liczne korekty deklaracji, duże kwoty zwrotów podatku przy ograniczonej realnej aktywności oraz uczestnictwo w łańcuchach dostaw o zwiększonym ryzyku. Znaczenie mają również dane o posiadanym zapleczu technicznym, liczbie pracowników, strukturze majątkowej i doświadczeniu przedsiębiorstwa. System może czasem generować fałszywe alarmy, ale administracja podatkowa uznaje taką praktykę za koszt konieczny dla podniesienia poziomu bezpieczeństwa rozliczeń VAT.
Co zmieniło się w kontrolach?
Po wdrożeniu Safeguarding kontrole stały się bardziej selektywne i precyzyjne. Urzędy skarbowe częściej kierują wezwania do konkretnych podmiotów, a rzadziej przeprowadzają kontrole losowe. Zwiększyła się liczba czynności sprawdzających, a wiele zwrotów VAT jest poprzedzanych krótkimi, intensywnymi prekontrolami. Urzędnicy analizują większą liczbę danych niż wcześniej, co oznacza w praktyce konieczność szerszego dokumentowania transakcji. Od przedsiębiorców wymagane są nie tylko faktury i potwierdzenia płatności, ale także materiały dowodzące realności dostaw – dokumentacja magazynowa, korespondencja handlowa, potwierdzenia spedycyjne oraz wszelkie dodatkowe dowody wykonania usług.
Jakie branże są najbardziej monitorowane?
Safeguarding obejmuje całą gospodarkę, jednak niektóre branże podlegają szczególnie intensywnemu monitorowaniu ze względu na historię nadużyć. Należą do nich handel elektroniką, paliwami, złomem i metalami, sektor TSL, budownictwo oraz handel międzynarodowy, zwłaszcza import z krajów azjatyckich. W tych sektorach nawet niewielka niezgodność może skutkować natychmiastową reakcją urzędu skarbowego. System jednak nie pomija innych branż – również małe firmy usługowe mogą znaleźć się w obszarze zainteresowania, jeśli ich profil nie jest spójny lub wzbudza pytania.
Safeguarding a zwroty VAT
Jednym z kluczowych obszarów analizy jest zwrot VAT. System bada spójność danych wykazywanych w JPK z realną aktywnością gospodarczą przedsiębiorstwa. Jeżeli algorytm wskazuje ryzyko, zwrot może zostać wstrzymany do czasu przedstawienia dodatkowych dokumentów. Administracja coraz częściej oczekuje dokumentów wykraczających poza standardowe potwierdzenia, zwłaszcza w przypadku firm prowadzących handel międzynarodowy. Dotyczy to także potwierdzeń fizycznych dostaw, współpracy z przewoźnikami oraz faktycznego wykorzystania towarów lub usług.
Profil podatnika w Safeguardingu
Każdy przedsiębiorca posiada nieformalny profil ryzyka wynikający z danych zgromadzonych w systemach KAS. Profil ten tworzony jest na podstawie historii deklaracji, częstotliwości korekt, sposobu finansowania działalności, stabilności zatrudnienia, jakości kontrahentów oraz stopnia zgodności danych z różnych źródeł. Wysokie ryzyko nie zawsze oznacza nieprawidłowości. Często wynika z braku spójności w raportowaniu, nieprecyzyjnych opisów transakcji lub niepełnej dokumentacji. Dlatego przedsiębiorcy muszą bardziej niż kiedyś dbać o kompletność i rzetelność danych.
Jak przygotować firmę na funkcjonowanie w Safeguardingu?
Podstawą bezpieczeństwa jest przejrzystość działań i posiadanie pełnej dokumentacji każdej transakcji. Od momentu pojawienia się zamówienia do ostatecznej realizacji powinien istnieć ciąg dowodów potwierdzających rzeczywisty przebieg zdarzenia gospodarczego. Księgowi muszą dbać o spójność danych w JPK, odpowiednie oznaczanie transakcji oraz terminowość rozliczeń. W przypadku firm prowadzących handel międzynarodowy warto zadbać o procedury opisujące procesy magazynowe i transportowe, tak aby w razie kontroli móc szybko przedstawić pełen materiał dowodowy.
Wybór kontrahentów także ma znaczenie. Podmioty o krótkiej historii, braku majątku lub niewystarczających zasobach technicznych mogą negatywnie wpływać na ocenę ryzyka całego łańcucha dostaw. Należyta staranność nie jest już tylko rekomendacją – stała się jednym z fundamentów funkcjonowania w systemie Safeguarding.
Odpowiedzialność zarządu
Wprowadzenie Safeguardingu zwiększyło odpowiedzialność zarządów spółek za nadzór nad procesami księgowymi i podatkowymi. Niewłaściwa organizacja, brak procedur lub tolerowanie niejasnych transakcji może prowadzić do poważnych konsekwencji, w tym zakwestionowania prawa do odliczeń VAT. Zarządy powinny zatem wdrażać wewnętrzne regulaminy, szkolić personel oraz monitorować wykonywanie obowiązków księgowych. Rosnące znaczenie ma również współpraca z zewnętrznymi doradcami podatkowymi, którzy pomagają ocenić ryzyka i wdrożyć odpowiednie działania zabezpieczające.
Safeguarding a rekomendacje międzynarodowe
Safeguarding wpisuje się w standardy promowane przez OECD oraz Unię Europejską. System nie jest wyłącznie narzędziem represyjnym, ale również instrumentem mającym ułatwić funkcjonowanie rzetelnym podatnikom. Wielowymiarowa ocena ryzyka pozwala szybciej wykluczyć podmioty działające zgodnie z prawem, co w praktyce przekłada się na przewidywalność kontroli i stabilność zwrotów VAT. Transparentność traktowana jest dziś jako wartość, która przynosi firmie realne korzyści operacyjne.
Najczęstsze błędy przedsiębiorców
Przedsiębiorcy często doprowadzają do sygnałów ryzyka nieświadomie. Najczęściej zdarza się to w sytuacjach gwałtownego wzrostu obrotów bez odpowiedniego przygotowania dokumentacyjnego, przy licznych korektach deklaracji, przy współpracy z przypadkowymi kontrahentami lub przy deklarowaniu dużych zwrotów VAT bez wystarczających dowodów ich zasadności. Wiele firm nie przykłada uwagi do zgodności danych wykazywanych w różnych systemach, co dodatkowo zwiększa ryzyko interwencji urzędu.
Safeguarding a KSeF
Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur dodatkowo wzmocni działanie Safeguardingu, ponieważ KSeF dostarczy administracji podatkowej danych w czasie rzeczywistym. Dane te będą integrowane z analizami ryzyka, co pozwoli szybciej wykrywać nieprawidłowości i jednocześnie szybciej potwierdzać prawidłowość działań rzetelnych podatników. Przedsiębiorcy powinni zatem przygotowywać swoje systemy oraz procesy wewnętrzne na jeszcze większą wymagalność spójności danych.
Działania, które warto wdrożyć
Spójność danych – zapewnienie pełnej zgodności JPK, faktur, deklaracji i dokumentacji rozliczeniowej.
Dokumentacja transakcji – gromadzenie kompletnych dowodów potwierdzających realność transakcji i przebieg procesów.
Poza tym kluczowe jest dbanie o staranną weryfikację kontrahentów, odpowiednie opisywanie transakcji, rzetelne tworzenie dokumentów magazynowych i transportowych, szkolenie zespołów księgowych oraz budowanie procedur nadzoru wewnętrznego. Dobrą praktyką jest także regularne konsultowanie się ze specjalistami, którzy pomagają ocenić potencjalne ryzyka jeszcze przed ich wystąpieniem.
Podsumowanie
Przedsiębiorcy coraz częściej traktują podatki w sposób strategiczny, łącząc bieżącą zgodność, ocenę ryzyka i szybkie reagowanie na nieprawidłowości z budowaniem długoterminowego bezpieczeństwa firmy. Rosnące znaczenie transparentności, szczególnie w branżach narażonych na kontrole VAT, sprawia, że regularna analiza rozliczeń, weryfikacja kontrahentów i współpraca z profesjonalnymi biurami rachunkowymi, takimi jak ProRachunki, stają się standardem. W tym kontekście safeguarding VAT przestaje być jedynie narzędziem kontrolnym, a staje się modelem działania administracji skarbowej opartym na analizie danych i ocenie ryzyka, realnie wpływającym na codzienne funkcjonowanie firm. Mechanizm ten, choć wymagający, zwiększa bezpieczeństwo obrotu gospodarczego, a przedsiębiorcom dbającym o dokumentację i prawidłową księgowość umożliwia przewidywalność zwrotów, ograniczenie liczby kontroli i większą stabilność finansową, czyniąc przygotowanie do jego zasad jednym z kluczowych elementów prowadzenia działalności.