Współpraca z biurem rachunkowym to duże ułatwienie dla przedsiębiorców, którzy chcą skupić się na rozwijaniu biznesu, a kwestie podatkowo-finansowe pozostawić specjalistom. Jednak nawet najlepsze biuro księgowe potrzebuje kompletnych i terminowo przekazanych dokumentów, by móc skutecznie i zgodnie z przepisami prowadzić księgowość. Jakie konkretnie dokumenty powinien dostarczyć właściciel firmy?
Dokumenty wymagane przy rozpoczęciu współpracy
Na początku współpracy z biurem rachunkowym należy przekazać zestaw dokumentów podstawowych. W pierwszej kolejności powinna być to umowa nawiązująca współpracę. Powinno znaleźć się w niej między innymi szczegóły dostarczania dokumentów, zakres prac, forma rozliczenia i wysokość wynagrodzenia. Trzeba również przekazać dokumenty rejestracyjne firmy: wpis CEIDG lub KRS, NIP, REGON, dane właściciela/wspólników (PESEL, adres, kontakt), informacje o formie opodatkowania (ryczałt, skala, podatek liniowy), dotychczasowe deklaracje podatkowe, JPK, PIT, CIT, VAT, ewidencje księgowe z poprzednich miesięcy lub lat (jeśli przenosisz się z innego biura), dane dostępowe do ePUAP, ZUS i urzędów online (jeśli zlecasz obsługę pełną), a także umowy z pracownikami i zleceniobiorcami, jeśli firma zatrudnia personel. Jeżeli szukasz doświadczonego biura księgowego, postaw na współpracę z https://anavo-ksiegowosc.pl/biuro-rachunkowe-jozefow.html.
Dokumenty niezbędne do prowadzenia księgowości
W codziennej obsłudze księgowej, biuro potrzebuje następujących dokumentów:
Faktury:
- wystawione samodzielnie (z programu fakturującego lub Excel),
- dowody zapłaty (jeśli są istotne dla terminu rozliczenia VAT lub podatku),
- kosztowe (zakupowe),
- Faktury VAT, paragony z NIP-em, rachunki (papierowe lub elektroniczne),
- Koszty związane z działalnością: biuro, sprzęt, paliwo, telefon, marketing.
Księgowe potrzebują również wyciągi bankowe czyli comiesięczne zestawienia operacji z konta firmowego, a także przelewy przychodzące i wychodzące (w tym składki ZUS, płatności do US). Jeżeli firma zatrudnia pracowników, trzeba dostarczyć również dokumenty kadrowo-płacowe – listy płac, umowy o pracę, umowy zlecenia, zwolnienia lekarskie itd. W trakcie roku mogą pojawić się sytuacje wymagające dostarczenia dodatkowych informacji, na przykład umów z kontrahentami lub podwykonawcami, dokumentów leasingowych lub kredytowych, czy pism z urzędu.
Forma przekazywania dokumentów
Nowoczesne biura rachunkowe, jak na przykład https://anavo-ksiegowosc.pl/ umożliwiają różne formy przekazywania dokumentów. Można je dostarczyć osobiście w formie papierowej, online – za pomocą systemów księgowych (np. Comarch, iFirma, wFirma, Saldeo), przesłać skany faktur papierowych lub skorzystać z elektronicznego obiegu dokumentów. Wiele zależy od tego, jakie rozwiązanie praktykuje dane biuro księgowe.
Współpraca z biurem rachunkowym będzie efektywna tylko wtedy, gdy obie strony spełniają swoje obowiązki terminowo i rzetelnie. Dla przedsiębiorcy oznacza to przede wszystkim regularne przekazywanie kompletnych i czytelnych dokumentów – zarówno sprzedażowych, kosztowych, jak i bankowych. Warto też informować księgowego o wszelkich zmianach w działalności, by uniknąć nieporozumień i błędów w rozliczeniach.