E-mail to bardzo wygodny i przede wszystkim profesjonalny sposób komunikacji. Czasami jednak łatwo utonąć w natłoku zapytań, ofert, reklamacji, faktur i innych ważnych wiadomości. Jeżeli nie chcemy przegapić ważnego maila albo popaść w zaległości, prowadzenie skrzynki mailowej możemy przekazać wirtualnej asystentce.
Poczta e-mail to wygodna opcja, potrafi być jednak czasochłonna
Poczta elektroniczna to teraz zazwyczaj podstawa komunikacji pomiędzy firmą a klientem. Jest bardziej profesjonalna niż komunikator oraz pozwala na większe uporządkowanie wiadomości. Ma też jednak swoje minusy – duża liczba wiadomości może powodować, że mnóstwo czasu poświęcamy na usuwanie SPAMu, odpisywanie na zapytania i proszenie o wyjaśnienia w przypadku niejasnych maili. Chociaż jest to nieodłączna część prowadzenia działalności, to teraz nie musimy zmagać się z tym sami – pomoże nam personalna asystentka jak Secretario.
Jak wirtualna asystentka może nam pomóc przy skrzynce e-mail?
Zdalna asystentka będzie osobą, której możesz przekazać najtrudniejsze zadania związane z pocztą e-mail, dzięki czemu nie będziesz już musiał sam się z tym zmagać. Możesz udostępnić jej dostęp do swojej skrzynki lub przesyłać tylko maile wymagające pilnej odpowiedzi. Delegowanie zadań wirtualnej asystentce pozwoli nam na:
- zadbanie o jakość komunikacji z klientami: długie oczekiwanie na odpowiedź może spowodować, że klient, który wysłał zapytanie dotyczące naszych usług czy produktu straci cierpliwość i zdecyduje się na współpracę z konkurencją. Szybkie odpowiadanie będzie jednym z elementów, które składają się na dobre wrażenie.
- ocenę ważności maili: śledzenie skrzynki mailowej, ocena, które maile nie cierpią zwłoki i trzeba odpowiedzieć na nie natychmiast, oznaczanie wiadomości, które mogą poczekać – wszystko to zajmuje nam wiele czasu, a przecież nie mówimy tutaj nawet jeszcze o odpisywaniu na e-maile. Personalna asystentka może przejść ten proces za nas.
- oszczędność czasu: pomoc zdalnej asystentki to przede wszystkim duża oszczędność czasu. Jako właściciele biznesu na pewno mamy wiele pomysłów jak go spożytkować.
- dodanie do skrzynki mail różnych dodatków: zdalna asystentka to zazwyczaj osoba, która pocztę e-mail i jej funkcje ma w małym palcu. Dzięki temu może zainstalować za nas różnego rodzaju dodatki i rozszerzenia do poczty, które pomogą nam uporządkować wiadomości w przyszłości. Może np. ustawić filtry, które będą nas chronić przed SPAMem albo innymi niechcianymi wiadomościami.
- stworzenie szablonów odpowiedzi: często w natłoku maili dostajemy takie same zapytania. Nie zmienia to jednak faktu, że na każdą taką wiadomość musimy odpowiedzieć. Asystentka może stworzyć dla nas szablony wiadomości e-mail, w których w przyszłości będziemy tylko zmieniać dane – oznacza to dużą oszczędność naszego czasu.
Chociaż zatrudnienie wirtualnej asystentki w celu uporządkowania skrzynki e-mail może wydawać się niepotrzebnym wydatkiem, to ilość czasu i stresu, jaką taka pomoc nam zaoszczędzi, jest niewymierna.