E-doręczenia to odpowiednik listu poleconego z potwierdzeniem odbioru w wersji elektronicznej. Z takiej możliwości będzie można skorzystać od października 2024 roku. Kogo dotyczy? Kto będzie mógł, a kto już musi zdecydować się na skrzynkę elektroniczną? Będą to nie tylko przedsiębiorcy i urzędy.
Od kiedy e-doręczenia?
Skrzynka elektroniczna stała uruchomiona już 18 listopada 2020 roku na mocy Ustawy o doręczeniach elektronicznych. Aktualnie można korzystać z niej dobrowolnie, a obowiązek posiadania skrzynki do e-Doręczeń jest wdrażany systematycznie. Stopniowo wprowadza się tę metodę m.in. u jednoosobowych działalności, instytucji publicznych i podmiotów wpisanych do KRS.
Najdłuższy termin wdrożenia e-Doręczeń dotyczy sądów, komorników i określonych jednostek samorządu terytorialnego. Tutaj obowiązuje termin 1 października 2029 r. Jednak już na jesieni tego roku elektroniczna skrzynka musi zostać uruchomiona u części urzędów i przedstawicieli zaufania publicznego.
Od 1 października 2024 roku e-Doręczenia będą obowiązkowe dla:
– Organów administracji rządowej i władzy publicznej oraz jednostek budżetowych obsługujących organy;
– Jednostek samorządu terytorialnego, ich związków i związków metropolitarnych oraz samorządowych zakładów budżetowych;
– ZUS-u i KRUS-u;
– NFZ;
– Samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej;
– Agencji wykonawczych, instytucji gospodarki budżetowej, państwowych funduszy celowych;
– Uczelni publicznych i Polskiej Akademii Nauk;
– Podmiotów niepublicznych zarejestrowanych w KRS od 1 października 2024 r.;
– Niektórych wolnych zawodów: notariusz, adwokat, radca prawny, doradca podatkowy, doradca restrukturyzacyjny, rzecznik patentowy.
Jeśli chodzi o przedsiębiorców:
– Firmy, które będą rejestrować działalność w CEIDG od 1 stycznia 2025 r., będą zobowiązane wówczas do założenia skrzynki do e-Doręczeń natychmiast przy rejestracji. Z kolei firmy rejestrujące się w KRS dotyczy termin 1 października 2024 r.
– Firmy, które zarejestrowały lub zarejestrują działalność w CEIDG do 31 grudnia 2024 r., będą zobligowane do uzyskania adresu do doręczeń maksymalnie do 30 września 2026 r.
– Przedsiębiorcy, którzy zarejestrowali lub zarejestrują działalność w KRS do 30 września 2024 r., będą musieli założyć skrzynkę do e-Doręczeń od 1 stycznia 2025 r.
Adres do doręczeń elektronicznych
Jak założyć skrzynkę do e-Doręczeń? Kancelaria Effekti tłumaczy: Przedsiębiorcy zarejestrowani w CEIDG do 31 grudnia 2024 r., muszą złożyć wniosek o utworzenie adresu do e-Doręczeń elektronicznie. Firmy, które złożą wniosek o aktualizację wpisu w CEIDG po 1 lipca 2025 r., mogą uzyskać adres do doręczeń elektronicznych za pomocą wniosku o zmianę w CEIDG. Z kolei przedsiębiorcy, którzy będą rejestrować się od 1 stycznia 2025 r., zakładają skrzynkę do e-Doręczeń w momencie rejestracji działalności. Należy zrobić to we wniosku o rejestrację w CEIDG i nie są konieczne żadne dodatkowe formalności.
A jak kwestia ta wygląda w przypadku firm wpisanych do KRS? Przedsiębiorcy zarejestrowani przed 1 października 2024 r., uzyskają skrzynkę do e-Doręczeń za pomocą wniosku o założenie adresu do e-Doręczeń do 1 stycznia 2025 r. Spółki rejestrujące się od 1 października 2024 r., robią to przez serwis Ministerstwa Sprawiedliwości.
Obowiązkowe e-doręczenia
Należy wyjaśnić, co oznacza obowiązek korzystania z e-Doręczeń. Chodzi tutaj o wdrożenie elektronicznej skrzynki, za pośrednictwem której będzie odbierana i wysyłana korespondencja będąca alternatywą dla tradycyjnych listów poleconych. Co ważne, ustawa nie nakazuje wprost przesyłania korespondencji za pomocą skrzynki. Jednak konieczne będzie sprawdzanie jej na bieżąco, bo list wysłany w ten sposób będzie posiadał taką moc prawną jak standardowy list polecony. Kwestia ta dotyczy przedstawicieli zawodów zaufania publicznego.
A co z instytucjami publicznymi? Będą one zobowiązane do doreczenia e-korespondencji za pomocą skrzynki, ale takiej, która wymaga potwierdzenia nadania lub odbioru. Z takiego obowiązku będzie bowiem zwolniona korespondencja zawierająca informacje niejawne, dotycząca postępowania o zawarcie umowy koncesyjnej czy postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.
Administracja publiczna, ZUS i KRUS, urzędy celne i jednostki samorządu terytorialnego zaczną posługiwać się e-Doręczeniami już 1 października 2024 roku.