Cyfryzacja staje się obecnie priorytetem dla wielu przedsiębiorstw, którym zależy na dalszym rozwoju. Firmy wykorzystują w tym celu różne systemy i narzędzia, których zadaniem jest optymalizacja różnych procesów. Jednym z najchętniej wdrażanych rozwiązań jest elektroniczny obieg dokumentów.
EOD – co to znaczy?
Elektroniczny obieg dokumentów, czyli w skrócie EOD, już od kilku lat zdobywa coraz większą popularność. Wdrażają go zarówno małe, jak i duże przedsiębiorstwa, bez względu na branżę, w której działają. Co więcej, zainteresowanie jakie wzbudza, nie jest efektem chwilowego trendu, ale raczej zyskiwania przez firmy świadomości, że cyfryzacja jest konieczna dla dalszego rozwoju. Warto więc wiedzieć, na czym polega elektroniczny obieg dokumentów i jakie są jego największe zalety.
Do czego służy EOD?
W dobie powszechnej cyfryzacji firmy starają się wdrażać nowe technologie do każdego aspektu działania firmy. Elektroniczny obieg dokumentów jest właśnie przykładem rozwiązania, które wpisuje się w te założenia. Jego głównym celem jest bowiem zastępowanie papierowych faktur, pism i umów ich zdigitalizowaną wersją. Dzięki temu udaje się znacznie usprawnić wiele procesów zachodzących w przedsiębiorstwie. Co jednak również bardzo ważne, EOD nie sprowadza się jedynie do digitalizacji – kluczowe jest także odpowiednie zarządzanie dokumentami, w tym między innymi ich tworzenie, rejestracja, indeksowanie, dystrybucja i przechowywanie.
Elektroniczny obieg dokumentów pozwala na przechowywanie dokumentacji w dostępnym z każdego miejsca systemie, a nie jedynie w siedzibie firmy, jak w przypadku tradycyjnych rozwiązań. Pomaga to w przechodzeniu firm na zdalny i hybrydowy model pracy, co również jest istotne w obecnym czasie. EOD pozwala także na automatyzację wielu zadań, przez co pracownicy mogą poświecić swój czas na inne obowiązki.
Elektroniczny obieg dokumentów – co to da Twojej firmie?
Kiedy już wiemy, do czego służy EOD, warto poznać jego najważniejsze zalety. Tak jak każdy element cyfryzacji przedsiębiorstwa, przyczynia się on do zwiększenia efektywności pracy. Wynika to przede wszystkim z tego, że elektroniczny obieg dokumentów daje dużo łatwiejszy dostęp do wszystkich danych. Odpowiedni system pozwala też uporządkować pliki w taki sposób, by odnalezienie właściwej faktury, umowy lub pisma nie stanowiło problemu. Co również ważne, dzięki EOD pracownicy, którzy przebywają poza biurem, nie muszą przyjeżdżać do siedziby firmy, gdy potrzebują dostępu do danego dokumentu.
Łatwy dostęp do dobrze uporządkowanej dokumentacji zapewnia oszczędność czasu potrzebnego na przepływ i akceptację pism. Dzięki EOD zminimalizowane jest także ryzyko zaginięcia lub zniszczenia ważnych dokumentów. Wszystko to sprawia, że wdrożenie tego rozwiązania przynosi firmie realne korzyści, które bardzo szybko przyczynią się do zwiększenia zysku i pozwolą na dalszy rozwój przedsiębiorstwa.
Zalety elektronicznego obiegu dokumentów będą odczuwalne właściwie dla każdego pracownika. Aby jednak firma odniosła największe korzyści, warto wybrać system, który umożliwi odpowiednie funkcjonowanie EOD. Powinien dawać on możliwość rozbudowy, łączenia go z innymi narzędziami oraz wprowadzania zmian, które dostosują go do potrzeb przedsiębiorstwa. Niezwykle istotne jest także to, by jego obsługa była jak najprostsza – dzięki temu wszystkie zalety wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów będą odczuwalne znacznie szybciej.