Zaburzenia w komunikacji, brak jasnego podziału ról, niepełny dostęp do aktualnych danych, spadek wydajności i wzrost błędnych decyzji – to tylko część problemów, które skłaniają coraz więcej firm do wdrożenia narzędzi do zarządzania pracą.
Czy i w Twoim zespole zauważyłeś/łaś obniżenie efektywności?
Jeśli tak, może nadszedł czas na analizę funkcjonalności wykorzystywanych narzędzi do zarządzania projektami pod kątem ich modyfikacji, uzupełnienia lub nawet całkowitej wymiany?
Wyzwania, przed którymi stoją organizacje w drugiej dekadzie XXI wieku
Okres pandemii zmienił wiele w procesie zarządzania. Przejście na system zdalny lub hybrydowy generowało problemy. Do głównych nadal należą:
- brak dostępu do aktualnych danych osób pracujących poza biurem;
- wydłużone procesy podejmowania decyzji;
- niejasny obraz sytuacji w firmie przez brak jednego miejsca, który pokazuje status projektów;
- brak jednej przestrzeni na przekazywanie konstruktywnego feedbacku;
- brak wiedzy poszczególnych pracowników o tym, kto za co odpowiada;
- nieefektywna komunikacja mailowa skutkująca gubieniem istotnych informacji;
- brak wspólnego miejsca do przechowywania danych dotyczących projektów możliwych do odtworzenia bez udziału członków zespołu;
- wolna i nieustrukturyzowana w komunikacja;
- przekraczanie deadlinów.
W wielu przedsiębiorstwach, zwłaszcza tych zatrudniających powyżej 50 osób konieczne okazało się wprowadzenie narzędzi do zarządzania projektami. W ostateczności przydatne aplikacje do pracy znacznie usprawniły obieg informacji, przygotowywanie, kontrolę i realizację projektów. Sprawdziły się także po złagodzeniu restrykcji i powrocie do pracy w systemie stacjonarnym.
Asana – aplikacja nie tylko dla zespołów zdalnych
Twój zespół pracuje wyłącznie zdalnie, ale i tak czujesz, że dotychczasowa organizacja pracy nie przystaje do Waszej rzeczywistości i potrzeb? Czy znajome są Ci te problemy:
- brak dostępu do aktualnych plików osób z kilku działów;
- zaburzony przepływ informacji pomiędzy pracownikami różnych zespołów;
- brak jasno określonych zakresów odpowiedzialności w ramach realizacji projektów;
- trudności w koordynacji prac współzależnych działów;
- nawarstwianie się priorytetów;
- brak systemu umożliwiającego realne rozłożenie zadań w czasie;
- brak klarowności zależności pomiędzy poszczególnymi etapami projektu;
- zwiększona presja i stres;
- długi czas onboardingu nowych osób lub niezależnych zleceniobiorców;
- przekraczanie deadlinów.
Nie jesteście jedyni. W obliczu rosnącej liczby klientów i nowych pracowników cyfrowe narzędzia do zarządzania projektami są konieczne dla utrzymania wydajności, efektywności i płynności działania.
Jeśli i Ty zauważyłeś w swoim zespole chociaż trzy z wymienionych problemów, czytaj dalej.
Przekonaj się, jak proste może być zarządzanie projektami w rozbudowanych organizacjach.
Zobacz, jak aplikacje do pracy ułatwiają koordynację zespołów pracujących stacjonarnie, hybrydowo i całkowicie zdalnie.
Pierwszy raz słyszysz o tego typu programach?
Zatem kilka słów wstępu.
Asana – co to jest
Należy do najpopularniejszych i najbardziej rozbudowanych narzędzi do zarządzania pracą, projektami i zadaniami. W ciągu 12 lat rozwinęła swoje funkcjonalności, dopasowując się do zmieniającej się rzeczywistości i potrzeb przedsiębiorstw. Stale się zmienia, co doceniają jej użytkownicy, których obecnie jest już 35 milionów na całym świecie. Główne funkcjonalności to:
- podział na zespoły, które mogą się ze sobą komunikować i realizować wspólne projekty
- tworzenie projektów oraz w nich zadań zadań i;
- wyznaczanie osób odpowiedzialnych za ich realizację;
- wyznaczanie terminu wykonania timeline, który klarownie pokazuje zależności pomiędzy etapami projektu;
- gromadzenie aktualnych plików w jednym miejscu
- łatwa komunikacja dzięki wbudowanej wewnętrznej skrzynce mailowej (Inbox) i możliwości komentowania zadań;
- widoczność obciążenia zadaniami poszczególnych pracowników, co ułatwia zachowanie płynności pracy (workflow);
- statystyki i wykresy pokazujące progres zadań i projektów
- dostosowane widoki zarówno do zarządzania pracą własną jak i zespołową
A to tylko niewielki wycinek jej możliwości. To one sprawiają, że Asana jest najłatwiej adaptowanym narzędziem do zarządzania projektami w różnych branżach. Polecana jest zarówno do agencji marketingowych, jak i firm programistycznym oraz przedsiębiorstw produkcyjnych. Szeroki zakres funkcjonalności Asany sprawia, że przy właściwej implementacji staje się ona głównym narzędziem zarządzania pracą.
Chcesz je poznać?
Chcesz sprawdzić, jak ułatwi Ci pracę?
Skorzystaj z bezpłatnego, 30-dniowego okresu próbnego lub z pomocy Remote Sensei – głównego partnera Asany w Polsce, który przeanalizuje Twoje potrzeby i przeprowadzi Cię przez cyfrową transformację.
Czym Asana różni się od innych przydatnych aplikacji do pracy?
Asana – program do zarządzania – nie jest jedynym rozwiązaniem. Wśród popularnych znajduje się też:, Monday.com, Click Up, Britrix. Jednak tym, co wyróżnia Asanę, jest:
- interfejs w 14 językach w tym w polskim, co znacznie ułatwia implementację, a następnie użytkowanie;
- pomoc przy implementacji – Remote Sensei Jest pierwszym, głównym partnerem Asany w Polsce. Prowadzi szkolenia oraz wdraża Asanę od podstaw w oparciu o specyfikę przedsiębiorstwa.
- support w języku polskim i angielskim – to niekwestionowana zalety Asany. Remote Sensei jest przygotowany na udzielanie wsparcia w przypadku niejasności w korzystaniu z aplikacji do pracy. Doradcy działają 24/7 h, co gwarantuje rozwiązywanie problemów niemal w czasie rzeczywistym;
- zakup Asany – narzędzia do zarządzania pracą na fakturę VAT w jednej z popularnych walut: PLN, EUR, USD daje klarowność w dokumentach finansowych. Jest to istotne z punktu widzenia przedsiębiorstw, instytucji publicznych i organizacji pożytku publicznego.
Te czynniki sprawiają, że Asana cieszy się większą przychylnością polskich przedsiębiorców. Jednak, aby aplikacja poprawiła jakość pracy, powinna być właściwie wykorzystywana
Dowiedz się jak…
Asana – jak korzystać z narzędzia do zarządzania projektami, by poprawić wydajność?
Kompleksowo.
Codziennie.
Wszechstronnie.
Kluczem efektywnego wykorzystania Asany jest jej wdrożenie do codziennej pracy. Wtedy stanie się cennym źródłem aktualnych informacji. Pozwoli zyskać holistyczny obraz projektów, zadań i podzadań. Każdy będzie wiedział, za co jest odpowiedzialny Priorytety będą klarowne, podobnie jak cele zespołów i całego przedsiębiorstwa. Warto przejść drogę jej adaptacji, by później cieszyć się płynnym przepływem pracy, który stanie się dla Was tak naturalny, jak oddychanie. Potwierdza to ponad 1000 jej użytkowników przeszkolonych do tej pory przez zespół Remote Sensei.
Asana – aplikacja do pracy – sprawdzi się także w roli komunikatora. Zarządzanie projektami w skrzynce mailowej powoduje szereg nieporozumień np.
- chaos w korespondencji,
- pomijanie w rozmowach (często niechcący)
- długie poszukiwanie wątków, co oznacza stratę cennego czasu na planowanie pracy, zamiast na realną pracę.
- brak ujęcia pracy i działań na osi czasu
- czy niejasność kto za co finalnie jest odpowiedzialny i nad czym pracuje.
Asana likwiduje te problemy. Feedback i wymiana wszelkich uwag prowadzona jest w poszczególnych zadaniach. Stałe przypisanie współpracowników zapewnia ciągłość komunikacji ze wszystkimi osobami wdrożonymi w dany projekt.
Aby osiągnąć ten błogostan, potrzebna jest kompleksowa zmiana sposobu zarządzania.
W przeciwnym razie doprowadzisz do większego chaosu.
Dlaczego?
Jak Asana – aplikacja do zarządzania projektami – może utrudnić Wam pracę?
Adaptacja wspólnego narzędzia do zarządzania pracą to złożony proces, który nie powinien opierać się tylko i wyłącznie na zakupie programu. Warto wziąć także pod uwagę:
- specyfikę przedsiębiorstwa,
- istniejące już procesy;
- cele organizacji;
- nawyki, doświadczenie i potrzeby poszczególnych członków zespołu.
- obecne problemy, które planujecie rozwiązać
Jeśli pominie się te elementy, Asana staje się bezwartościowym narzędziem i synonimem bezowocnej inwestycji. Co więcej, próba jej implementacji bez jasnego, klarownego planu może potęgować chaos i jeszcze bardziej obniżać efektywność pracy.
Pracownicy zaczną z niej skorzystać jak im się podoba – będą jej używać sporadycznie lub w ogóle. Dla innych będzie oczywista jak oddychanie. To zaburzy synchronizację pracy i przepływ informacji.
Dlatego…
Wprowadź Asanę z pomocą
Warto skorzystać z pomocy partnera Asany – Remote Sensei. Opracowany przez nich plan uwzględnia nie tylko potrzeby przedsiębiorstwa i nawyki pracowników. Bierze też pod uwagę dotychczas używane narzędzia. Umożliwia to płynne przejście na nowy sposób organizacji pracy. Co więcej, Remote Sensei wyznacza realny czas cyfrowej transformacji. To daje możliwość wprowadzenia i utrwalenia właściwych nawyków, dobrych praktyk i nowych procesów w firmie.
Po pomyślnym przetestowaniu Asany będziesz na właściwej drodze, aby dostosować ją do indywidualnych potrzeb Twojego zespołu. W rezultacie zbudujesz wysoce wydajne środowisko pracy i wprowadzisz płynną komunikację.
Czujesz, że Twoja firma potrzebuje pomocy? Chcesz wprowadzić swój biznes w XXI wiek i dać sobie większe pole do rozwoju? Jeśli jesteś na to gotowy, nie wahaj się. Aplikacje do zarządzania pracą i cyfrowa transformacja teraz są Twoim wyborem. Wkrótce mogą stać się koniecznością dla tych, którzy chcą się dostosować i rozwijać, czyli istnieć. Bądź jednym z pionierów.
Boisz się zmian?
Zweryfikuj, jak Asana może Wam pomóc rozwiązać najważniejsze problemy i poprawić wydajność.