Dokonująca się obecnie transformacja cyfrowa nie omija niemal żadnej dziedziny, a szczególnie mocno koncentruje się na biznesie. Dla przedsiębiorców oznacza to możliwość korzystania z digitalizacji oraz archiwizacji w dogodnej formie, z jaką być może spotykają się po raz pierwszy. Jednak warto zagłębić się w ten temat, aby usprawnić swoją pracę, przyspieszyć ją, poprawić jakość zarządzania i wreszcie – zoptymalizować wydatki. Zobacz, jakie znaczenie dla efektywności biznesowej ma cyfryzacja dokumentów.
Na czym polega cyfryzacja dokumentów w praktyce?
Cyfryzacja to nic innego, jak odejście od papierowych dokumentów, na rzecz rozliczeń prowadzonych online. Widać to coraz lepiej w obszarach takich jak księgowość, kadry, płace i podatki. Elektroniczne wystawianie dokumentów odbywa się znacznie szybciej, a także jest obarczone zdecydowanie mniejszym ryzykiem błędów. Jednak transformacja w firmie wymaga odpowiedniego przygotowania i przeprowadzania, z rozpoznaniem potrzeb i dopasowaniem najbardziej adekwatnych rozwiązań.
Co obejmuje digitalizacja dokumentów?
Nie wszyscy zdają sobie sprawę z tego, jakie możliwości oferuje digitalizacja dokumentów. W praktyce nie odnosi się ona wyłącznie do materiałów drukowanych, ale też zapisów na innych nośnikach – nagrań audio zarejestrowanych na taśmach, dyskach czy fotografiach. Wiedząc o tym, widzisz, jak bardzo rozszerza się liczba branż, które mogą skorzystać z dobrodziejstw digitalizacji. W większości firm przyda się do skanowania dokumentów – z tych skanów można „wyciągać” konkretne dane do analiz, a także edytować je.
Cztery podstawowe filary transformacji cyfrowej
Cyfryzacja dokumentów daje szereg możliwości i odnosi się do różnych procesów, procedur i praktyk w firmie.
Digitalizacja
Tworzenie elektronicznych obrazów dokumentów papierowych lub zapisanych na innych nośnikach. Wykorzystuje m.in. urządzenia wielofunkcyjne, skanery, smartfony, aparaty cyfrowe i wysokowydajne skanery dokumentów.
Rozpoznawanie
Od rozpoznawania kodów kreskowych, przez rozpoznawanie pełnotekstowe i strefowe, aż po rozpoznawanie pisma odręcznego – treść zapisywana na obrazie dokumentu, uwzględniająca automatycznie odczytane metadane.
Archiwizacja
Cyfrowe archiwum jest bezpieczne i łatwe do przeszukiwania. Archiwizacja z wykorzystaniem nowoczesnych narzędzi pozwala na opisywanie dokumentów zgodnie z przyjętym kluczem, porządkowanie ich, kontrolowanie dostępu. Udostępnione w formacie PDF lub docx pliki mogą być edytowane przez większą grupę użytkowników.
Procesy
Zarządzanie procesami w firmach wymaga ciągłego nadzoru i kontroli. Cyfryzacja w tym zakresie ułatwia przekazywanie zadań między uprawnionymi osobami, rozliczanie poleceń, raportowanie wyników i śledzenie historii zmian.
Gdzie i dlaczego warto zainwestować w cyfryzację dokumentów?
Cyfryzacja dokumentów przydaje się w każdej branży – medycznej, prawnej, handlowej, produkcyjnej, finansowej, logistycznej i motoryzacyjnej. Pozwala wyeliminować papierowe dokumenty i usprawnić ich archiwizację, analizę, obieg między poszczególnymi jednostkami. W ten sposób jest nie tylko korzystna z ekonomicznej, ale też ekologicznej perspektywy.
Dla handlowców i pracowników innych działów oznacza ułatwienie i przyspieszenie działań. Aby faktycznie tak było, dobrze jest skonsultować swoje potrzeby oraz charakter pracy z ekspertem dostarczającym programy do cyfryzacji, który dobierze dla Ciebie najlepszy pakiet usług.