Czy spotkałeś się z już taką sytuacją w swojej firmie, że sprzedaż rosła, faktury wysłałeś do klienta, nowych zamówień nie brakowało, a jednak coś było nie tak. Doświadczenia firmy windykacyjnej Solventoir wskazują, że nawet najlepsza sprzedaż może okazać się pozorna. Dlaczego? Bo pieniądze znajdują się na papierze, a na nie na koncie firmowym. „Nie u mnie w firmie” – powiesz, jednak wbrew pozorom taka sytuacja wcale nie jest wyjątkowa.
Według badania Skaner MŚP, przeprowadzonego dla BIG InfoMonitor i BIK, aż 87% właścicieli firm na polskim rynku ma do czynienia z opóźnieniami w płatnościach ze strony swoich kontrahentów1. Przy czym, dla 74% firm przeterminowane należności mają negatywny wpływ na kondycję prowadzonego biznesu2.
Problem zaczyna być szczególnie widoczny, kiedy spojrzymy na sprzedaż nie przez pryzmat obrotu, ale pieniędzy, które faktycznie zostają w firmie.
Czy sprzedaż zawsze oznacza zysk?
Niestety nie. Samo wystawienie faktury nie oznacza jeszcze, że firma zarobiła na transakcji. Do czasu otrzymania zapłaty od klienta podmiot gospodarczy posiada tylko należność, a nie realne pieniądze, którymi może swobodnie dysponować.
Ma to szczególne znaczenie w transakcjach B2B z odroczonym terminem płatności. Firma realizuje zlecenie, do tego musi kupić materiały lub towar, zapłacić pracownikom, ponosi koszty transportu i wystawia fakturę. Zadaniem klienta jest z kolei zapłata w wyznaczonym czasie, np. 14, 30 bądź 60 dni.
Jeśli druga strona zrobi to zgodnie z ustalonym terminem, to oczywiście wszystko działa jak należy. Gorzej jednak, jeśli data płatności minęła, a zapłaty wciąż brak. Koszty pracy zostały poniesione, ale pieniądze nadal pozostają u klienta.
– Właściciele firm zwykle patrzą głównie na wartość sprzedaży. Tymczasem przy obecnej sytuacji na rynku w naszym kraju ważne jest przede wszystkim to, ile z wystawionych faktur zostało rzeczywiście opłaconych – wyjaśnia Piotr Brzostowiecki, Prezes Zarządu firmy windykacyjnej Solventoir sp. z o.o. – Można mieć bardzo dobry miesiąc sprzedaży i jednocześnie coraz większą kwotę niezapłaconych i do tego przeterminowanych należności – zwraca uwagę Brzostowiecki z Solventoir.
Dlatego warto kontrolować nie tylko obrót, ale również poziom należności i to, jak długo firma czeka na ich uregulowanie. Im większą część sprzedaży stanowią transakcje z odroczonym terminem płatności, tym większe znaczenie ma to dla płynności finansowej przedsiębiorstwa.
Ile naprawdę kosztuje faktura, której klient nie zapłacił?
Koszt niezapłaconej faktury zwykle jest znacznie wyższy niż utracony zysk z konkretnego zamówienia. Po prostu firma musi więcej sprzedać, żeby wypracować dodatkową marżę, która pokryje powstałą stratę. Wyraźnie widać to, kiedy oprzemy się na twardych danych i konkretnym przykładzie. Załóżmy, że hurtownia sprzedaje towar za 20 000 zł. Jej marża wynosi 15%. Kiedy klient płaci, firma zarabia 3 000 zł. Jednak co zrobić, kiedy klient nie zapłacił należnej kwoty i owe 20 000 zł nie wpłynęło na konto? Firma, która chce odbić sobie tę stratę i wyrównać kwotę wyłącznie poprzez zysk z kolejnych zamówień, przy marży na poziomie 15%, potrzebuje sprzedać dodatkowo towarów lub usług na ponad 133 tys. złotych.
Przy 20% marży byłoby to 100 000 zł, przy 10% – 200 000 zł, a 5% marży musiałoby to być już 400 000 zł dodatkowej sprzedaży
Oczywiście to jest uproszczone wyliczenie. Rzeczywisty koszt niezapłaconej faktury zależy od rodzaju działalności, struktury kosztów, wartości zakupionego towaru czy tego, ile kosztuje wykonanie usługi. Taki przykład pokazuje jednak skalę problemu. Kwota widniejąca na niezapłaconej fakturze i wartość sprzedaży potrzebnej do jej odrobienia to dwie zupełnie różne rzeczy.
Do tego dochodzi jeszcze czas. Firma może potrzebować gotówki teraz, a nie za kilka miesięcy. Musi przecież zapłacić swoim dostawcom, pracownikom, podatki, raty leasingowe czy inne bieżące zobowiązania.
Czy rosnąca sprzedaż zawsze oznacza, że firma ma się lepiej?
Nie, jeśli wraz ze sprzedażą rośnie także wartość faktur, za które klienci nie płacą na czas.
Załóżmy, że hurtownia zwiększa miesięczną sprzedaż z 500 do 700 tys. zł. Wynik wygląda dobrze. Jeżeli jednak 100 tys. zł z nowych faktur pozostaje nieopłacone, firma nie dysponuje całą kwotą wynikającą ze wzrostu obrotów.
A przecież towar trzeba było kupić wcześniej. Trzeba też sfinansować kolejne dostawy.
Dlatego przy sprzedaży z odroczonym terminem płatności liczy się nie tylko obrót. Równie ważne jest to, jak szybko pieniądze wracają do firmy.
Europejscy kontrahenci B2B otrzymują średnio 43 dni na zapłatę faktury, ale faktycznie regulują ją po 63 dniach3. Oznacza to średnio 20 dni opóźnienia.
Przy jednej fakturze może wydawać się to niewiele. Przy kilkudziesięciu fakturach miesięcznie oznacza już sporą kwotę. Dlatego wzrost sprzedaży warto oceniać razem z poziomem zrealizowanych należności. I zwracać szczególną uwagę na te, których termin płatności już minął.
Kiedy zacząć działać, gdy klient zalega z płatnością?
Pierwszy kontakt warto wykonać zaraz jak tylko minie termin płatności. Jeśli klient reaguje – odpowiada na nasze pytanie i podaje konkretną datę przelewu, to można dać mu kilka dni. Gorsza sytuacja to taka, kiedy kolejne obiecywane terminy mijają, a pieniędzy nadal nie ma.
Najpierw zwykle wystarcza telefon albo wiadomość. Zdarza się, że faktura utknęła w księgowości, ktoś jej nie przekazał albo płatność została zwyczajnie przeoczona. Taką sytuację można szybko wyjaśnić.
Nie jest za dobrze, kiedy kolejne deklaracje co do terminu zapłaty nie są realizowane. Wiele polskich firma spotyka się z taką praktyką.
W Polsce 48,3% przedsiębiorców przypomina klientom o płatnościach, rozmawiając przez telefon, a 47% korzysta z e-maili lub SMS-ów4. Z kolei, jeśli opóźnienie przekracza dwa tygodnie, około 43% wysyła wezwanie do zapłaty5.
Dużo mówi również zachowanie klienta. Jeżeli odbiera telefon, wyjaśnia sytuację i dotrzymuje nowego terminu, można mówić o opóźnieniu. Jeżeli unika kontaktu albo składa kolejne deklaracje bez pokrycia, to dalsze czekanie mija się z celem i staje się bardzo ryzykowne.
– Jedna niedotrzymana deklaracja zapłaty może się zdarzyć. Przy trzeciej czy czwartej trzeba już zadać sobie pytanie, czy kolejne przypomnienie rzeczywiście coś zmieni – ostrzega Prezes Zarządu firmy windykacyjnej Solventoir, Piotr Brzostowiecki. – Z naszego doświadczenia wynika, że w takich sytuacjach dalsze czekanie nie pomoże, a tylko może zaszkodzić firmie, która czeka na opłacenie faktury – dodaje Piotr Brzostowiecki z Solventoir.
Czy windykacja oznacza, że trzeba iść do sądu?
Nie. Zwykle na początku podejmuje się próbę windykacji polubownej i tą drogą odzyskuje pieniądze.
Etap ugodowej próby odzyskania pieniędzy polega na rozmowie z dłużnikiem. Do ustalenia jest kwestia, dlaczego nie płaci. Czy to są przejściowe problemy finansowe, czy coś poważniejszego? Czy rozłożenie na raty może pomóc? Jaki termin zapłaty jest realny?
Inaczej wygląda sytuacja, kiedy firma ma pieniądze, ale celowo zwleka z płatnością, kredytując w ten sposób swoją działalności lub od tygodni nie dotrzymuje składanych obietnic.
Windykacja B2B daje możliwość przekazania działań windykacyjnych firmie, która zajmuje się odzyskiwaniem należności profesjonalnie. Celem nadal pozostaje odzyskanie pieniędzy, najlepiej bez konieczności prowadzenia długiego sporu.
Kiedy warto przekazać należność firmie windykacyjnej?
Wtedy, kiedy własne próby odzyskania pieniędzy nie przynoszą rezultatu, a kolejne deklarowane przez dłużnika terminy zapłaty mijają.
Nie ma większego sensu wykonywać co tydzień podobnego telefonu i po raz kolejny słyszeć tej samej odpowiedzi. Jeżeli dłużnik wysłał przypomnienie, rozmawiał z klientem, wyznaczył mu dodatkowy termin, a faktura nadal pozostaje nieopłacona, potrzebne może być inne podejście.
Znaczenie ma również wysokość długu. Kilkadziesiąt tysięcy złotych zamrożonych przez kilka miesięcy może ograniczać możliwości firmy znacznie bardziej niż wynikałoby to z samego wyniku sprzedaży.
– W windykacji B2B ważny jest moment podjęcia decyzji. Jeżeli przedsiębiorca ma za sobą kilka rozmów, wezwanie do zapłaty i kolejne niespełnione obietnice dłużnika, dalsze powtarzanie tych samych działań zazwyczaj niewiele zmienia. Wtedy warto rozważyć przekazanie sprawy specjalistom – mówi Piotr Brzostowiecki z firmy odzyskującej długi Solventoir sp. z o.o.
Czy każda nowa sprzedaż to sukces dla firmy?
Dopiero otrzymanie zapłaty pozwala ocenić pełny efekt zawartej transakcji. Wysoki przychód na papierze nie niesie ze sobą pozytywnych skutków, jeśli razem z nim rośnie suma nieopłaconych i przeterminowanych należności.
Dlatego podczas oceny kondycji własnej firmy nie należy oceniać tylko liczby zrealizowanych zamówień i wystawionych faktur. Ogromne znaczenie mają także marża, terminy płatności i nieopłacone w terminie należności.
Jeśli kolejne próby kontaktu nie przynoszą zapłaty, dalszym krokiem może być windykacja należności. Na polskim rynku B2B zajmują się nią wyspecjalizowane podmioty, wśród nich Solventoir.
Przypisy:
1 BIG InfoMonitor. 2026. „Gospodarka na hamulcu bezpieczeństwa. Rosnące koszty i miliardowe zaległości zamrażają inwestycje polskich firm.” Dostęp 27 sierpnia 2026. https://media.big.pl/informacje-prasowe/868970/gospodarka-na-hamulcu-bezpieczenstwa-rosnace-koszty-i-miliardowe-zaleglosci-zamrazaja-inwestycje-polskich-firm
2 Tamże.
3 Debitura. 2026. „Global Late Payment Statistics 2026.” Dostęp 27 sierpnia 2026.
https://www.debitura.com/collection-report
4 BIG InfoMonitor. 2024. „Aż 62 proc. przedsiębiorców uważa, że upominanie się o zaległą płatność nie psuje im dobrych relacji z kontrahentami.” Dostęp 27 sierpnia 2026. https://media.big.pl/publikacje/850800/big-liczba-az-62-proc-przedsiebiorcow-uwaza-ze-upominanie-sie-o-zalegla-platnosc-nie-psuje-im-dobrych-relacji-z-kontrahentami
5 Tamże.