Decyzja o szkoleniu z zamówień publicznych jest zwykle podejmowana sprawnie. Ktoś zgłasza potrzebę, HR rezerwuje termin, manager zatwierdza budżet. Problem zaczyna się potem, kiedy okazuje się, że szkolenie odbyło się, certyfikaty leżą w teczkach, a w dziale zamówień nic się realnie nie zmieniło.
To nie jest rzadki scenariusz. Powtarza się w różnych instytucjach i firmach, niezależnie od rozmiaru i branży. I rzadko jest winą samego szkolenia. Częściej wynika z tego, co wydarzyło się, albo raczej nie wydarzyło się zanim uczestnicy weszli na salę.
Poniżej opisuję najczęstsze błędy w przygotowaniu organizacji do szkolenia z Pzp. Są to wzorce, które obserwuje się regularnie zarówno po stronie instytucji zamawiających, jak i wykonawców.
Błąd 1: Wysłanie „kogoś” zamiast właściwej osoby
Jeden z bardziej typowych scenariuszy: szkolenie zarezerwowane, miejsce do wypełnienia, więc jedzie ktoś, kto „akurat ma czas” albo „jeszcze tego nie robił”. Tymczasem szkolenia z zamówień publicznych działają najlepiej, kiedy uczestnik ma realny kontekst praktyczny, czyli własne pytania, konkretne problemy z ostatnich miesięcy, sytuacje, które wymagały decyzji w warunkach niepewności.
Osoba bez praktyki może wynieść ze szkolenia wiedzę teoretyczną, ale nie zdolność do jej zastosowania. Wiedza zaawansowana nałożona na brak doświadczenia często generuje więcej niepewności niż jej brak.
Zasada jest prosta: na szkolenie powinien pojechać ktoś, kto ma co przywieźć z powrotem: pytania z praktyki, konkretne przypadki do analizy, problemy, których samodzielnie nie potrafi rozwiązać.
Błąd 2: Brak określonego celu przed szkoleniem
„Potrzebujemy szkolenia z Pzp” to zbyt ogólna odpowiedź na pytanie o cel. Zamówienia publiczne to obszar bardzo szeroki: tryby postępowania, specyfikacja warunków zamówienia, ocena ofert, warunki udziału, dokumentacja, kontrola, postępowanie odwoławcze, zamówienia unijne, sektorowe, podprogowe. Każde z tych zagadnień można rozwinąć w osobny wielodniowy kurs.
Organizacja, która jedzie na szkolenie bez zdefiniowanego celu, najczęściej wraca z ogólnym przeglądem przepisów. Organizacja, która formułuje problem „mamy trudności z prawidłową oceną ofert” albo „nie wiemy, jak obsługiwać postępowania powyżej progu unijnego” – wraca z rozwiązaniem konkretnego problemu.
Przed zapisaniem na szkolenie warto zadać w zespole kilka pytań: gdzie w ostatnim roku pojawiły się błędy? Jakie zagadnienia powracały jako trudne podczas postępowań? Co zakwestionowała ostatnia kontrola?
Błąd 3: Ignorowanie poziomu zaawansowania uczestników
Szkolenie dla początkujących i szkolenie zaawansowane z Pzp to nie są dwa warianty tego samego kursu. To zupełnie różne produkty, które zakładają zupełnie różne przygotowanie uczestnika.
Wysłanie doświadczonego specjalisty na szkolenie wprowadzające jest stratą czasu i pieniędzy. Wysłanie osoby bez podstawowej wiedzy na szkolenie zaawansowane jest jeszcze gorsze, ponieważ uczestnik nie rozumie kontekstu, nie może zadawać właściwych pytań i wychodzi z szkolenia z poczuciem dezorientacji, które niesłusznie przypisuje trudności tematu.
W praktyce warto dopasować szkolenie do konkretnej osoby, a nie do „całego działu ZP”. Jeśli ktoś dopiero wchodzi w temat zamówień publicznych, solidnym punktem startowym jest szkolenie z zamówień publicznych dla początkujących, które daje niezbędną bazę przed sięganiem po bardziej specjalistyczne kursy.
Błąd 4: Brak analizy aktualnych problemów w organizacji
Szkolenie z Pzp jest najefektywniejsze, kiedy uczestnik przychodzi z własną listą problemów. Trenerzy, którzy mają bieżącą praktykę, są w stanie odnieść się do konkretnych sytuacji z doświadczenia uczestników, pod warunkiem, że te sytuacje zostają opisane.
Rekomendacja: przed szkoleniem warto poświęcić 30-60 minut na zebranie od uczestników konkretnych pytań i wątpliwości z ostatnich kilku miesięcy pracy. Lista nie musi być długa – trzy do pięciu problemów wystarczy. Przekazana trenerowi lub organizatorowi daje możliwość dopasowania akcentów programowych.
Błąd 5: Traktowanie szkolenia jako zdarzenia jednorazowego
Jeden z najczęstszych błędów organizacyjnych: szkolenie odbywa się, dokumentacja trafia do akt, temat jest zamknięty. Nikt nie wraca do materiałów, nie analizuje, co się zmieniło w praktyce, nie sprawdza, czy zdobyta wiedza jest faktycznie stosowana.
W obszarze prawa zamówień publicznych wiedza ma termin ważności. Orzecznictwo KIO zmienia się regularnie, nowelizacje wchodzą co kilkanaście miesięcy, UZP wydaje opinie, które reinterpretują istniejące przepisy. Szkolenie, po którym nie następuje żaden mechanizm podtrzymywania wiedzy, daje efekty malejące z miesiąca na miesiąc.
Co robić inaczej: ustalić, co konkretnie zmieni się w pracy uczestników po szkoleniu, wyznaczyć termin na wdrożenie zmian, zaplanować kolejne szkolenie aktualizujące za 12-18 miesięcy.
Błąd 6: Pomijanie szkolenia po stronie wykonawców
Dużą grupą, która regularnie zaniedbuje inwestycję w szkolenia z zamówień publicznych, są wykonawcy (firmy, które składają oferty w przetargach). Część z nich traktuje znajomość Pzp jako problem zamawiającego, a własne zadanie definiuje jako „przygotowanie dobrej oferty”.
To podejście jest kosztowne. Wykonawca, który nie rozumie procedury, nie jest w stanie ocenić, czy SWZ zawiera postanowienia naruszające przepisy, kiedy i jak wnieść odwołanie, jak prawidłowo złożyć wyjaśnienia w odpowiedzi na wezwanie zamawiającego, czy propozycja zmian umowy jest zgodna z prawem. Błędy w tych obszarach prowadzą do odrzucenia oferty, przegranego odwołania albo realizacji kontraktu na warunkach, których można było uniknąć.
Lista kontrolna przed szkoleniem
Zanim firma lub instytucja zarezerwuje miejsca na szkolenie, warto przejść przez kilka kroków:
- zdefiniować cel,
- zidentyfikować uczestników i ich poziom,
- zebrać pytania z praktyki,
- sprawdzić aktualność programu szkolenia
- zaplanować to, co po szkoleniu – jak wiedza będzie wdrażana i jak będzie aktualizowana.
Jeśli nie masz pewności, które szkolenie najlepiej odpowiada potrzebom Twojego działu lub firmy, skontaktuj się z zespołem ApexNet. Dobra firma szkoleniowa nie sprzedaje najdroższego kursu z katalogu, a pomaga wybrać ten, który odpowiada realnemu zapotrzebowaniu.