Prowadzenie firmowej księgowości wymaga wiedzy oraz doświadczenia. Przepisy zmieniają się dynamicznie, czasami kilka razy w roku, a niedopilnowanie terminów lub pomyłka w wysokości wpłaconego podatku czy składki ZUS, może się wiązać z poważnymi konsekwencjami, w tym z koniecznością zapłacenia kary. Jeżeli więc jesteś przedsiębiorcą ale nie specjalistą w dziedzinie podatków i rachunkowości, lepiej skorzystać z usług profesjonalistów. Biur rachunkowych jest jednak dużo – jak wybrać najlepsze? Jakimi kryteriami się kierować?
Uprawnienia i doświadczenie pracowników
Biuro rachunkowe może zasadniczo założyć każdy – nie są do tego potrzebne ani studia, ani określone kursy czy egzaminy. Dostrzegając potencjał branży księgowo-kadrowej, sporo osób decyduje się na otwieranie tego typu działalności bez posiadania odpowiedniej wiedzy. Zapewne nie chcesz, aby twoja firma trafiła w ręce ludzi bez kwalifikacji – masz zatem prawo zapytać o wykształcenie i doświadczenie zarówno właściciela biura, jak i pracowników.
Wybierz biuro kierowane przez osobę po studiach wyższych z zakresu księgowości lub nauk pokrewnych, którego pracownicy również posiadają odpowiednie wykształcenie kierunkowe (np. techniczne ekonomiczne).
Oferta – co biuro zrobi dla twojej firmy?
Nie każde biuro rachunkowe oferuje ten sam zakres usług. Część specyficznych branż wymaga bardzo indywidualnego podejścia, które nie każdy podmiot jest w stanie zapewnić. Doskonałym przykładem są popularne obecnie usługi przewozowe w ramach Bolt, Uber i FreeNow – prowadzenie księgowości kierowców jest nietypowe, dlatego lepiej wybrać firmę specjalizującą się w tego typu usługach. Zakres oferty biura rachunkowego sprawdź na https://a-zrachunki.pl/oferta/.
Nie każde biuro rachunkowe oferuje klientom wsparcie podczas kontroli instytucji takich jak Urząd Skarbowy, ZUS czy PIP – a te mogą się zdarzyć, choćby wyrywkowo, przysparzając wiele stresu. Zanim podpiszesz umowę z biurem, upewnij się, że w razie kontroli nie zostaniesz sam.
Cena – nie najważniejsza, ale ważna
Najniższa cena oferowanych usług nie powinna stanowić podstawowego kryterium wyboru biura rachunkowego – o wiele bardziej liczy się jego fachowość. Tym niemniej nie warto przepłacać. Jaki zakres cen jest zatem dopuszczalny?
Istnieją dwie opcje wyceny usług księgowych i kadrowych. Pierwsza to sztywny cennik w postaci menu, w którym każda pozycja ma swoją z góry określoną ceną. Drugi jest bardziej elastyczny – może zakładać widełki, ale przede wszystkim opiera się na indywidualnym rozpoznaniu faktycznych potrzeb przedsiębiorstwa. Ilość wystawianych miesięcznie faktur i zatrudnianych pracowników, jak również korzystanie z dofinansowań czy instrumentów finansowych wymagających comiesięcznego rozliczania, będą miały wpływ na wycenę usługi. Jeśli więc masz już pewność, że kilka biur, które bierzesz pod uwagę, oferuje takie same usługi – poproś o indywidualną wycenę i dopiero wówczas wybierz tańsze.
Usługi dodatkowe
Dobre biuro rachunkowe to takie, które wsłuchuje się w potrzeby klientów i oferuje im coś więcej niż standardowa obsługa księgowo-kadrowa. Każda działalność ma swoją specyfikę, dlatego lepiej nawiązać współpracę z biurem gotowym na pewne dostosowanie się do indywidualnych potrzeb klienta.
Część osób pracuje zdalnie, w delegacjach, nocami lub w weekendy – jeśli do nich należysz, sprawdź, czy będziesz mieć dostęp do swoich dokumentów przez całą dobę, nie tylko w godzinach pracy biura. Zabiegani przedsiębiorcy docenią z pewnością możliwość odbierania dokumentów przez pracowników biura rachunkowego z siedziby firmy (standardem jest sytuacja odwrotna). Dopytaj, czy rozważane przez ciebie biuro ma w ofercie coś ekstra.
Oceny i opinie innych klientów
Doświadczenie poprzednich klientów biura rachunkowego jest bardzo cenne – pozwala Ci uniknąć popełnionych przez nich błędów. Zwracaj więc uwagę na biura, które na swojej stronie publikują referencje lub oceny klientów.
Wystrzegaj się natomiast biur, które nie mają nawet wizytówki w Google czy profilu na Facebooku – przyczyną może być słaba opinia, którą firma nie chce się chwalić.
Wybór biura rachunkowego to nie tylko kolejna umowa B2B. Powierzenie spraw twojego przedsiębiorstwa w nieodpowiednie ręce może mieć fatalne skutki. Właśnie dlatego lepiej poświęcić trochę czasu na sprawdzenie lokalnego rynku i wybranie tego biura, którego pracownicy dysponują odpowiednimi kwalifikacjami i które może się pochwalić zaufaniem klientów w postaci dobrych referencji i wysokich ocen w Internecie.