W wielu firmach dane produktowe przechowywane są w kilku niezależnych systemach. Dział sprzedaży korzysta z ERP, marketing przygotowuje opisy w arkuszach kalkulacyjnych, a administrator sklepu internetowego uzupełnia informacje bezpośrednio w panelu e-commerce. Taki model może działać przy niewielkim asortymencie, jednak wraz ze wzrostem liczby produktów coraz trudniej utrzymać spójność danych. Rozwiązaniem może być integracja systemu ERP z PIM, czyli narzędziem do zarządzania informacją produktową.
Czym różni się system ERP od PIM?
System ERP (Enterprise Resource Planning) odpowiada przede wszystkim za zarządzanie procesami przedsiębiorstwa. W zależności od wdrożonych modułów może obsługiwać gospodarkę magazynową, zamówienia, zakupy, sprzedaż, produkcję i rozliczenia finansowe.
W kontekście produktów ERP przechowuje zwykle podstawowe informacje potrzebne do prowadzenia działalności operacyjnej. Są to między innymi numery katalogowe, jednostki miary, ceny zakupu, dane podatkowe czy informacje o dostępności towaru.
System PIM (Product Information Management) pełni inną funkcję. Służy do gromadzenia, porządkowania i rozwijania informacji wykorzystywanych do prezentacji oraz sprzedaży produktów.
W PIM można zarządzać opisami marketingowymi, parametrami technicznymi, wariantami, tłumaczeniami, kategoriami i powiązaniami między produktami. System może również przechowywać odwołania do zdjęć, filmów, instrukcji obsługi czy dokumentacji technicznej.
ERP dostarcza więc przede wszystkim dane operacyjne, natomiast PIM pozwala przygotować pełną informację produktową do wykorzystania w różnych kanałach sprzedaży.
Oba rozwiązania nie powinny ze sobą konkurować. Odpowiednio połączone uzupełniają swoje możliwości.
Dlaczego ERP nie zawsze wystarcza do zarządzania informacją produktową?
Wyobraźmy sobie dystrybutora wyposażenia technicznego, który oferuje kilka tysięcy produktów pochodzących od różnych producentów.
W systemie ERP każdy artykuł posiada numer katalogowy, nazwę, jednostkę miary i cenę. To wystarcza do obsługi zamówień, ale niekoniecznie do zaprezentowania produktu w sklepie internetowym.
Klient zainteresowany zakupem może potrzebować dodatkowych informacji, takich jak wymiary, materiał wykonania, kompatybilność z innymi urządzeniami, warunki eksploatacji czy dostępne certyfikaty.
Co więcej, poszczególne grupy asortymentowe wymagają odmiennych zestawów parametrów. Inne informacje będą istotne przy zakupie pompy przemysłowej, a inne podczas wyboru odzieży ochronnej.
Przechowywanie wszystkich tych danych bezpośrednio w ERP może wymagać kosztownej rozbudowy systemu i utrudniać codzienną pracę osobom odpowiedzialnym za ofertę.
PIM pozwala oddzielić zarządzanie informacją produktową od procesów operacyjnych przedsiębiorstwa, zachowując możliwość wymiany danych między systemami.
Jak wygląda integracja PIM z ERP?
Podstawą integracji jest ustalenie, które informacje pochodzą z poszczególnych systemów oraz gdzie powinny być aktualizowane.
W typowym modelu ERP przekazuje do PIM podstawowe dane identyfikacyjne produktów. Mogą to być numery SKU, nazwy robocze, kody EAN lub informacje o jednostkach miary.
Następnie osoby odpowiedzialne za ofertę rozbudowują informacje w PIM. Dodają opisy, parametry techniczne, dokumentację, zdjęcia i tłumaczenia.
Po zatwierdzeniu danych PIM może przekazywać je do sklepu internetowego, platformy B2B, katalogu produktowego lub innych kanałów sprzedaży.
Wymiana informacji może odbywać się za pomocą API, plików CSV, XML albo dedykowanych konektorów. Sposób integracji zależy od możliwości wykorzystywanych systemów i wymagań przedsiębiorstwa.
Ważne jest również ustalenie zasad aktualizacji. Jeżeli cena produktu zmienia się w ERP, nie powinna być jednocześnie niezależnie edytowana w PIM. Brak jasno określonego źródła poszczególnych danych może prowadzić do konfliktów i publikacji nieaktualnych informacji.
Jakie korzyści przynosi połączenie obu systemów?
Integracja ERP z PIM może przede wszystkim ograniczyć konieczność ręcznego przepisywania danych. Informacje identyfikacyjne produktu są pobierane z systemu operacyjnego, a następnie rozwijane w narzędziu przeznaczonym do zarządzania ofertą.
Pracownicy nie muszą wielokrotnie uzupełniać tych samych parametrów w różnych aplikacjach. Maleje również ryzyko pomyłek wynikających z kopiowania danych między arkuszami, sklepem i katalogiem produktowym.
Kolejną korzyścią jest możliwość wprowadzenia uporządkowanego procesu publikacji. Firma może określić, jakie informacje są wymagane dla danej kategorii produktów i kto odpowiada za ich zatwierdzenie.
Integracja ułatwia także rozwijanie sprzedaży wielokanałowej. Zamiast osobno przygotowywać opisy dla sklepu internetowego, marketplace’u i platformy B2B, przedsiębiorstwo może zarządzać nimi w jednym miejscu, uwzględniając wymagania poszczególnych kanałów.
Jak wybrać rozwiązanie PIM do integracji z ERP?
Przy wyborze systemu warto zwrócić uwagę nie tylko na dostępne funkcjonalności, ale również na możliwości integracyjne.
Znaczenie mają między innymi sposób wymiany danych, elastyczność modelu produktowego, obsługa wariantów i możliwość rozbudowy rozwiązania wraz ze wzrostem przedsiębiorstwa.
Jedną z platform, które można wykorzystać do budowy takiego rozwiązania, jest Pimcore. Robokat zajmuje się wdrażaniem tej platformy oraz integracją systemów PIM z pozostałymi narzędziami wykorzystywanymi w przedsiębiorstwie. Pozwala to zaprojektować przepływ informacji z uwzględnieniem istniejących procesów biznesowych i sposobu zarządzania asortymentem.
Przed rozpoczęciem projektu warto przeprowadzić analizę danych produktowych i ustalić, które informacje powinny pozostać w ERP, a które wymagają rozwijania w PIM.
Czy każda firma potrzebuje PIM i ERP?
Nie każde przedsiębiorstwo potrzebuje dwóch niezależnych systemów. Przy niewielkiej liczbie produktów i prostym modelu sprzedaży funkcje dostępne w ERP lub platformie e-commerce mogą okazać się wystarczające.
Potrzeba wdrożenia PIM pojawia się najczęściej wtedy, gdy firma rozwija asortyment, obsługuje wiele kanałów sprzedaży lub musi zarządzać rozbudowaną dokumentacją produktową.
Integracja PIM z ERP pozwala wówczas oddzielić procesy operacyjne od przygotowywania informacji handlowych i marketingowych. Oba systemy zachowują swoje zadania, a przedsiębiorstwo może zarządzać produktami bez wielokrotnego wprowadzania tych samych danych.