Od 1 maja 2026 roku pracodawcy z sektora prywatnego muszą stosować znowelizowane przepisy dotyczące wliczania do stażu pracy okresów zatrudnienia na podstawie umów cywilnoprawnych oraz działalności gospodarczej. Zmiana ta, choć korzystna dla pracowników, stawia przed działami HR i IT szereg wyzwań organizacyjnych i systemowych. Jakie są kluczowe aspekty nowych zasad? Jak to wygląda w praktyce? Pierwsze wnioski przedstawia i omawia Piotr Prześlakiewicz, senior konsultant SAP w firmie Quercus.
Nowe przepisy – co warto wiedzieć?
Od 1 maja 2026 roku do ogólnego stażu pracy wlicza się m.in.:
- okresy prowadzenia działalności gospodarczej (B2B) – z wyjątkiem pierwszych sześciu miesięcy objętych tzw. ulgą na start,
- okresy wykonywania umowy zlecenia i innych umów o świadczenie usług,
- okresy pracy zarobkowej za granicą (innej niż na etacie).
Co to oznacza dla pracowników? Doliczenie tych okresów może przełożyć się na szybsze nabycie prawa do 26 dni urlopu, wyższe dodatki stażowe, wcześniejsze nagrody jubileuszowe oraz wyższą odprawę w przypadku zwolnienia grupowego.
24 miesiące na uzupełnienie dokumentów
Od dnia wejścia w życie przepisów pracownicy mają 24 miesiące na dostarczenie dokumentów, które potwierdzą okresy, które można doliczyć do stażu pracy. Z doświadczeń firm obsługiwanych przez Quercus wynika, że kluczowym dokumentem jest zaświadczenie z ZUS za dany okres (wniosek USP dostępny na PUE ZUS). W przypadku osób do 26 roku życia dopuszcza się zaświadczenie od zleceniodawcy lub umowę zlecenie wraz z rachunkami. Natomiast osoby, które pracowały za granicą, powinny dostarczyć odpowiednie zaświadczenia z tłumaczeniem na język polski.
Wyzwania dla systemów kadrowo-płacowych
Zmiany przepisów zwykle wymuszają również aktualizację systemów informatycznych, np. SAP. W przypadku zmian w prawie pracy chodzi oczywiście o moduł HR. Mogą na przykład pojawić się nowe pola do wypełnienia. Rekomenduję, aby przed wprowadzeniem zmian w systemie skonsultować się z dostawcą oprogramowania w celu uzyskania instrukcji obsługi nowych pól. To pozwoli uniknąć błędów.
Podam przykład jednego z naszych klientów – uniwersytetu, gdzie struktura zatrudnienia i współpracy zwykle jest rozbudowana i niestandardowa. Po tzw. patchowaniu w infotypie „23 Inni/Poprzedni Pracodawcy” pojawiło się nowe pole „wliczany od 2026”, a wraz z nim wątpliwość, jak prawidłowo je wypełnić.
Problem:
- zaznaczenie pola „wliczany od 2026” po aktualizacji systemu przekierowuje do infotypu „41 Specyfikacji daty” i wymusza wpisanie daty,
- błędne wpisanie daty (np. daty wprowadzenia danych) może skutkować zmianą daty zatrudnienia pracownika w systemie.
Rozwiązanie:
Kluczowe jest prawidłowe określenie, którą datę należy wpisać. Nie jest to data wprowadzenia danych, a data, od której dany okres ma być uwzględniany. Ustawa z dnia 26 września 2025 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw –określa dwa terminy stosowania nowych przepisów: 1 stycznia 2026 r. – dla pracodawców z sektora publicznego, 1 maja 2026 r. – dla pracodawców z pozostałych sektorów gospodarki.
Jak przygotować procedurę ustalania stażu pracy według nowych zasad?
Choć przepisy nie wymagają spisanej procedury, praktyka pokazuje, że warto ją opracować. Procedura ta powinna obejmować przede wszystkim:
- Zasady pozyskiwania dokumentów – jasne określenie, jakie dokumenty są wymagane dla różnych wariantów pracy czy współpracy (ZUS, umowy, zaświadczenia).
- Procedurę weryfikacji – należy ustalić, kto i w jaki sposób weryfikuje autentyczność dokumentów.
- Zasady przeliczania stażu – należy przeprowadzić analizę i określić, jakie dane są pobierane z systemu i w jaki sposób wpływają na uprawnienia pracownicze (urlop, dodatki, premie).
- Instrukcję obsługi systemu – szczegółowy opis zasad wprowadzania danych w systemie kadrowo-płacowym, uwzględniający nowe pola i daty.
Podsumowując: nowe zasady ustalania stażu pracy to zmiana, która wymaga nie tylko znajomości przepisów, ale również odpowiedniego przygotowania proceduralnego i technicznego. Podstawą są oczywiście: dostosowanie systemów (aktualizacja i przetestowanie nowych funkcji w systemach kadrowo-płacowych) oraz przygotowanie procedur (ustalenie jasnych zasad przyjmowania i weryfikacji dokumentów). Nie będzie to możliwe bez efektywnej współpracy z dostawcami oprogramowania (uzyskanie instrukcji obsługi nowych funkcji w systemie). Dlatego równie istotna jest edukacja pracowników (prezentacja nowych możliwości oraz informacje dotyczące wymaganych dokumentów).
Piotr Prześlakiewicz – Senior konsultant SAP w firmie Quercus, posiadający ponad 15-letnie doświadczenie w obszarze SAP HR, zdobywane zarówno po stronie użytkownika, jak i dostawcy rozwiązań. Specjalizuje się w rachubie płac, konfiguracji systemu SAP oraz obsłudze procesów kadrowo-płacowych.
Artykuł powstał na podstawie doświadczeń przedsiębiorstw oraz analizy materiałów źródłowych dotyczących zmian w przepisach prawa pracy.
____
Quercus Sp. z o.o. to ekspert w zakresie wdrażania i serwisowania systemów SAP. Od początku swej działalności, tj. od 2006 roku, firma posiada status autoryzowanego Partnera SAP. Specjalizacją Quercus Sp. z o.o. są wdrożenia systemów SAP, SAP Business Objects, a także portali oraz rozwiązań na urządzenia mobilne. W ofercie znajdują się także usługi z zakresu doradztwa, takie jak: audyty, szkolenia, analizy przedwdrożeniowe oraz pomoc w przygotowaniu zapytań ofertowych SIWZ. Firma prowadzi projekty z zastosowaniem metodyki Prince oraz PMI, a jej portfolio obejmuje kilkadziesiąt zrealizowanych projektów, które spółka wdrażała samodzielnie, w ramach konsorcjum lub jako podwykonawca. Uznanie klientów oraz coraz większe zainteresowanie rynku wdrożeniami SAP sprawia, że firma dynamicznie się rozwija, stale powiększając zespół specjalistów.